С чем нужно определиться прежде, чем выбирать концепцию инфраструктуры электронного архива? Какие варианты ее построения бывают? Сколько это стоит? Ответы на вопросы даны на основе опыта построения государственных электронных архивов, многое из рассказанного может быть применимо в работе с корпоративными архивами.

Электронный архив по большому счету создается так же, как и традиционный архив на бумажных носителях, только в данном случае приходится решать ряд дополнительных проблем, связанных с особенностями электронных документов.

Главным условием успеха проекта является поддержка высшего руководства. Электронный архив – удовольствие достаточно дорогое, поэтому с самого начала нужно понять, чего ожидает от него руководство, и так продумать ход проекта, чтобы первая существенная отдача была продемонстрирована уже через несколько месяцев и чтобы в дальнейшем на каждом этапе работ начальству можно было бы предъявить какой-либо яркий результат.

Пример 1

Центральный государственный электронный архив Украины (ЦГЭА), например, начал свою деятельность с создания архивных коллекций значимых для общества интернет-ресурсов.

В Центральном государственном архиве Украины на январь 2011 года хранилось несколько архивных коллекций интернет-ресурсов, в том числе коллекция материалов о выборах Президента Украины 2010 года. «Мы заключили соглашения с политическими партиями, с кандидатами, которые баллотировались на выборах, на право копирования их сайтов, – рассказывал корреспондентам Анатолий Гаврилович Лавренюк, директор Центрального государственного электронного архива Украины. – Наша коллекция содержит 27 сайтов, причем пять из них уже исчезли из Интернета»1.

Как показывает опыт зарубежных проектов, от момента открытия проекта до ввода электронного государственного архива в эксплуатацию обычно проходит около 5 лет. Из этого времени где-то год уходит на создание инфраструктуры архива, установку оборудования и развертывание программного обеспечения. Куда больше времени – примерно 2-3 года – уходит на разработку концепции архива, и это вполне понятно: неудачные решения на данной стадии могут повлечь многочисленные проблемы, с которыми придется бороться в течение длительного времени, и существенные дополнительные расходы.

Нужно тщательно оценить, какие ресурсы (финансовые, кадровые, материальные) потребуются для создания архива, какую нормативную и методическую базу придется разработать, спланировать этапы работы и определить ожидаемую отдачу.

Организационно-правовой статус архива

При разработке концепции электронного архива ключевым является вопрос о том, каким будет его правовой статус: кому он будет подчиняться, какими законодательными и нормативными документами будет регламентироваться его деятельность, как будут строиться отношения архива со службами документационного обеспечения организаций-источников комплектования и бумажными архивами. Во всех проектах государственных электронных архивов, которые нам удалось выявить и изучить, была выбрана стратегия создания самостоятельного архива, и только в нашей стране решено идти по пути создания Центра хранения электронных документов (ЦХЭД) на базе уже действующего государственного архива2.

При разработке концепции электронного архива необходимо продумать и ответ на вопрос о том, предполагается ли принимать на архивное хранение документы только постоянного и длительного срока хранения, или же в него будут поступать на хранение и документы временного срока хранения. Есть, например, страны, которые собираются создать как государственные электронные архивы для документов постоянного хранения, так и отдельные центры хранения электронной документации, которые будут хранить законченные делопроизводством электронные документы органов государственной власти временного срока хранения, так называемые «промежуточные» архивы.

Очень важно помнить, что архив – это прежде всего его коллектив. Следует с самого начала создать группу профессионалов-единомышленников, вокруг которой и будет формироваться коллектив архива. На этапе создания архива эта группа может быть небольшой. Одной из ее задач будет разработка детальной концепции электронного архива.

Пример 2

Команда проекта создания электронного архива австралийского штата Новый Южный Уэльс состоит из 6 человек: руководитель проекта, два архивиста, двое разработчиков и специалист по вопросам безопасности и оборудованию.

Если в архиве планируется хранить сложные объекты, такие, как базы данных и веб-сайты, то для обеспечения их сохранности потребуется приобретение специального программного обеспечения. В идеале архив должен иметь возможность опробовать различное программное обеспечение и выбрать то, которое ему...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Интервью с Алексеем Апкаликовым: последние тенденции в использовании электронных подписей

Ответы на актуальные вопросы дал исполняющий обязанности директора Удостоверяющего центра компании СберКорус Алексей Апкаликов. Какие события окончательно позволят перевести кадровые документы в цифру? Каким организациям может быть выгодно оформление электронных подписей (ЭП) своим работникам? Какие существуют ЭП по субъектам владения? На какой период выдаются и где их можно использовать? Сколько стоит их изготовление сейчас? Когда и для кого оно станет бесплатным? Может ли сотрудник, получивший подпись у работодателя, использовать ее где-то еще? Нужно ли что-то менять в случае изменения должности? Что нужно сделать при увольнении? Каких изменений нам ждать в ближайшем будущем?

Новая версия 2.7.1 формата обмена системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО)

В марте 2021 вступил в силу совместный приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 № 667/233, который утвердил взаимодействие по МЭДО в новой версии формата обмена 2.7.1. Объясняем цели Аппарата Правительства РФ и даем конкретный список произведенных в МЭДО изменений. Рассказываем о сроках и порядке перевода на обновленную технологию СЭД участников обмена, взаимодействующих через МЭДО.

Проверка орфографии и грамматики в MS Word 2016

Показываем, как выполняется автоматическая проверка текста документа (как подчеркиваются ошибки и как можно управлять этим процессом). Если вы станете обращать внимание на выделение ошибок в Word, то сможете их исправлять, и тогда ваши документы станут грамотнее. Можно выполнить проверку текста на правила и русского, и иностранных языков: доступны не только английский и немецкий, но и более редкие языки – азербайджанский, арабские и многие другие.

Цифровое поведение – разумный подход

Какие цифровые следы вы оставляете и кто их анализирует. Как очищать свою историю посещений сайтов, как просматривать их в режиме «Инкогнито». Как разумнее было бы вести себя, чтобы формировать в интернете нужный вам образ для потенциальных работодателей и др. К чему приводит человека бездумное поглощение информации.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Интервью с Алексеем Апкаликовым: последние тенденции в использовании электронных подписей

Ответы на актуальные вопросы дал исполняющий обязанности директора Удостоверяющего центра компании СберКорус Алексей Апкаликов. Какие события окончательно позволят перевести кадровые документы в цифру? Каким организациям может быть выгодно оформление электронных подписей (ЭП) своим работникам? Какие существуют ЭП по субъектам владения? На какой период выдаются и где их можно использовать? Сколько стоит их изготовление сейчас? Когда и для кого оно станет бесплатным? Может ли сотрудник, получивший подпись у работодателя, использовать ее где-то еще? Нужно ли что-то менять в случае изменения должности? Что нужно сделать при увольнении? Каких изменений нам ждать в ближайшем будущем?