Центр хранения электронных документов: планы и перспективы

Как обстоят дела с электронными документами в государственных архивах сейчас? Кто окажет методическую помощь в организации хранения, учета и использования электронных документов? Каковы планы Росархива по созданию Центра хранения электронных документов? Сколько Правительство готово выделить денег и на что? Как решить кадровый вопрос?

Пора создавать электронные архивы

Особенность текущей ситуации в нашей стране в отношении электронных документов характеризуется следующим:

  • Набирает темпы процесс перехода от традиционных бумажных документов к электронным, который начинает охватывать в т.ч. документы длительного и постоянного срока хранения.
  • Все больше создается подлежащих длительному хранению изначально электронных документов. А это означает, что вскоре они начнут поступать в архивы.

Специалисты-практики уже давно поднимают вопросы, на которые пока ни государство, ни отраслевая наука не дают ответа:

  • Где и как хранить электронные документы, причем так, чтобы их юридическая, доказательная сила не могли быть поставлены под сомнение?
  • Как эти электронные документы превратить в ценный для организации ресурс?

При этом необходимо учитывать, что традиционные архивы не приспособлены для хранения электронных материалов. Фактически нам негде хранить уже существующие электронные документы. Для электронных архивов требуется иная идеология, иная нормативно-правовая и технологическая база, которая на сегодняшний день отсутствует. Кроме того, электронные архивы – недешевое удовольствие, а это означает необходимость найти в условиях нынешней сложной экономической обстановки средства на их создание и дальнейшее функционирование.

В российских государственных архивах электронных документов пока практически нет

Давайте посмотрим, какова ситуация c поступлением на государственное хранение электронных документов. В декабре 2010 года Росархив своим информационным письмом проинформировал об итогах проводимой 1 раз в 3 года паспортизации государственных и муниципальных архивов, государственных музеев, библиотек и организаций Российской Академии наук по состоянию на 01.01.2010.

Эти данные наглядно показывают масштабы поступления электронных документов на хранение в государственные архивы:

Фрагмент документа
Из информационно-методического письма Росархива от 01.12.2010 года № 5/2270-Т «Об итогах паспортизации государственных и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, организаций РАН по состоянию на 01.01.2010 и качестве составления паспортов»

  • документы на бумажной основе составляют 97,3% от общего количества;
  • кинодокументы – 0,13%;
  • фотодокументы – 2,4%;
  • фонодокументы – 0,12%;
  • микроформы на правах подлинников – 0,03%;
  • видео- и электронные документы – менее одной сотой процента.

Констатация факта увеличения объемов электронных документов за 3 года почти в 2 раза не очень обнадеживает, поскольку этот рост идет в основном за счет электронных фото-, аудио- и видеоматериалов, и в любом случае доля электронных документов остается незначительной:

Фрагмент документа
Из информационно-методического письма Росархива от 01.12.2010 № 5/2270-Т «Об итогах паспортизации государственных и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, организаций РАН по состоянию на 01.01.2010 и качестве составления паспортов»

Что касается электронных документов, то по сравнению с предыдущей паспортизацией их объем увеличился почти в 2 раза, в основном за счет приема на хранение фото- и видеодокументов на электронных носителях.

В абсолютных цифрах количество ЭД составляет чуть более 11,3 тыс. ед. хр., более половины из них (6,0 тыс. ед. хр.) хранится в РГАНТД. Электронные документы учтены в паспортах госархивов Республик Алтай (59 ед. хр.), Марий Эл (674 ед. хр.), Мордовия (99 ед. хр.), Татарстан (226 ед. хр.), Чувашская (217 ед. хр.), Краснодарского края (251 ед. хр.), Воронежской (112 ед. хр.), Псковской (483 ед.хр.), Тюменской (172 ед. хр.) областей, г. Москвы (198 ед. хр.) и др.

Еще более удручающе выглядит ситуация в организациях, осуществляющих депозитарное хранение1. Даже современный термин «электронные документы» в справке не используется, и по старинке говорится о «документах на машинных носителях».

Фрагмент документа
Справка об итогах паспортизации архивов организаций, осуществляющих временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ (http://archives.ru/reporting/pasport_deposit_2010.shtml)

Виды хранимых организациями документов:

  • управленческая – 46%
  • научно-техническая – 31%
  • фотодокументы – 16%
  • фонодокументы – 0,5%
  • документы на машинных носителях – 0,3%
    (практически все – в отраслевых фондах)
  • кинодокументы – 0,2%
  • видеодокументы – 0,1%
  • другие документы – 6,5%

Для сравнения скажу, что только администрация Джорджа Буша-младшего передала на хранение в Национальные Архивы США более 400 миллионов электронных документов.

Планы Росархива на 2012 год в отношении электронных документов

В сентябре 2011 года федеральное архивное агентство направило в региональные архивные органы информационное письмо «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2012 г. и их отчетности за 2011 г.»2, в котором рекомендовало в разрабатываемых планах работы предусмотреть «оказание методической помощи в организации хранения, учета и использования электронных документов, образовавшихся в деятельности организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов».

Это, конечно, хорошая рекомендация, только мне кажется, что такого рода методическую помощь в первую очередь нужно было бы оказать самим архивным учреждениям: чтобы кому-то помогать, им самим нужно обладать необходимыми знаниями и квалификацией. Кроме того, не хотелось бы, чтобы в каждом регионе придумывали свои уникальные методы работы с электронными документами, и в этом вопросе только Росархив в состоянии взять на себя роль национального центра компетенции, обеспечивающего единство соответствующей практики в масштабах всей страны.

Одновременно федеральное архивное агентство просило в годовых отчетах об основной деятельности архивных учреждений по возможности более подробно отразить «степень готовности к приему электронных документов на постоянное хранение и оказание государственных услуг в электронном виде, наличие подключения к СМЭВ3».

Большое значение имеет выбор критериев для оценки степени готовности архивов к приему электронных документов. Пока Росархив ничего об этом не сказал. Как мне кажется, можно было бы предложить следующие показатели:

  • наличие нормативно-правовой базы, регламентирующей организацию длительного хранения электронных документов;
  • наличие методической базы по организации данной работы;
  • наличие специалистов, имеющих необходимые компетенции и навыки для обеспечения длительной сохранности электронных документов;
  • наличие необходимого технического и программного обеспечения;
  • наличие достаточного и стабильного финансирования деятельности электронных архивов;
  • создание специальных структурных подразделений, а лучше – самостоятельных архивных учреждений для архивного хранения электронных документов.

Правительство РФ уже поднимает вопрос о создании государственных электронных архивов

Правительство впервые обратило внимание на необходимость создания электронных архивов в сентябре 2010 года.

Мнение эксперта

«Сегодня я хотел бы сделать акцент на нескольких приоритетах развития архивного дела. Прежде всего, это порядок комплектования, хранения и использования архивных документов. Исключительно актуален и вопрос подготовки архивов к приему на хранение электронных документов. Переход на электронные носители требует технического переоснащения архивов …».

(сайт Президента России, http://state.kremlin.ru/face/8850)

После такого явного намека «сверху» Росархив стал активнее выступать по этой теме:

Мнение эксперта

«Планируется создание специального федерального архива электронных документов».

Мнение эксперта

«…сейчас планируется подготовка соответствующих нормативно-правовых актов, по которым в государственные архивы будут сдаваться не только бумажные архивы, но и экспортироваться данные из СЭД организации».

Мнение эксперта

«Поэтому перед Росархивом, как, впрочем, и перед национальными архивами развитых стран, стоит задача организации приема и обеспечения долговременного хранения электронных документов. Для этих целей нам придется создавать специальное хранилище или даже отдельный архив, определять формат или форматы архивного хранения, решить ряд других вопросов».

В следующий раз вопрос о создании центра хранения электронных документов был поднят на заседании президиума Совета по развитию информационного общества в июне 2011 года.

Президиум Совета по развитию информационного общества об электронном архиве

На заседании президиума Совета, состоявшемся 8 июня 2011 года, был рассмотрен вопрос «О создании защищенных систем межведомственного электронного документооборота и межведомственной видеоконференц-связи для нужд органов государственной власти». С докладом на эту тему выступил руководитель Росархива А.Н. Артизов, впервые рассказавший о планах создания Центра хранения электронных документов (ЦХЭД):

Мнение эксперта

«Переход к электронному документообороту требует и решения других проблем. Среди них применительно к тематике, которой занимается агентство, такие, как выбор форматов архивного хранения электронных документов, определение порядка и условий передачи электронных документов на постоянное хранение и создание центра хранения электронных документов на базе одного из федеральных архивов.

Мы планируем создать такой центр на базе действующего (это, мы считаем, дешевле будет) Российского архива научно-технической документации, обладающего серьезным опытом работы и сегодня уже обеспечивающего успешное функционирование общеотраслевого портала архива России. Но для того, чтобы по-настоящему создать такой центр, это все серьезные вещи, необходима реконструкция, не очень большая, но реконструкция все-таки архива и подведение к нему защищенных каналов связи, закупка соответствующего оборудования для дата-центра».

Более подробно сложившуюся ситуацию описал в своей статье С.Л. Кузнецов. По его мнению, «традиционные архивы не имеют ни оборудования, ни квалифицированных IT-специалистов, которые могли бы обеспечить сохранность и использование массивов электронных документов и электронных образов документов. Решением проблемы может стать Центр хранения электронных документов (ЦХЭД), своего рода специализированный ЦОД, который мог бы хранить электронные массивы федеральных архивов, а также принимать на хранение копии массивов документов, образовавшихся в архивах субъектов Федерации, обеспечивая не только сохранность, но и «единую точку доступа» к архивным документам через портал «Архивы России»4.

В своем докладе на президиуме Совета по развитию информационного общества А.Н. Артизов также высказался о том, каким образом будут комплектоваться государственные архивы в случае использования источниками комплектования смешанного документооборота, т.е. тогда, когда в государственном органе будут создаваться как бумажные, так и электронные документы. Позиция Росархива на тот момент была следующей: «[документы] должны поступать в Государственный архив Российской Федерации, а если электронные документы, то в упомянутый будущий центр хранения электронных документов». По сути дела, было предложено разделять архивный фонд государственного органа на две части: бумажную и электронную. Хотя в наших условиях такая идея, можно сказать, напрашивается, представляется, однако, что это не совсем правильный путь, поскольку он может привести к дроблению фонда организации на части, каждая из которых будет неполной. Наши зарубежные коллеги уже давно обсуждают, каким образом обеспечить целостность и полноту архивного фонда при использовании организацией смешанного документооборота, и нам тоже стоит подумать над этим вопросом.

В решение президиума Совета, принятое по итогам заседания, было включено поручение Росархиву: «Совместно с ФСО, Минкомсвязью и Минэкономразвития... проработать вопросы создания центра хранения электронных документов и до 1 октября 2011 г. представить соответствующие предложения в Президиум Совета»5.

Программа информатизации Росархива на 2011–2020 годы о создании Центра хранения электронных документов

22 февраля 2011 года на заседании коллегии Росархива была рассмотрена «Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011–2020 гг.». Эта программа была согласована Министерством связи и массовых коммуникаций РФ лишь в октябре 2011 года6 и утверждена приказом Росархива от 02.12.2011 № 1047.

Среди основных целей программы названа подготовка к приему и прием на постоянное хранение документов в электронной форме, обеспечение условий для их дальнейшего использования и обеспечения сохранности (п. 2.4).

В программе информатизации подчеркивается, что «активное внедрение в общегосударственном масштабе систем электронного делопроизводства и документооборота, а также широкомасштабная оцифровка документов Архивного фонда РФ диктуют необходимость создания центра хранения электронной информации, что позволит значительно сократить финансовые затраты по комплектованию, хранению и организации использования электронных документов по сравнению с децентрализованным хранением электронных документов».

Программа предусматривает проведение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ по определению системных требований, технических условий и объемов финансирования для создания Центра хранения электронных документов/уполномоченного федерального архива. Предполагается также создание резервного ЦХЭД на удаленной площадке.

Планируемый Центр хранения электронных документов, помимо прочего, должен будет обеспечить «централизованный прием, хранение и организацию использования электронных документов из федеральных министерств и ведомств, использующих систему электронного документооборота и включенных в системы Межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и электронного взаимодействия (СМЭВ), и других организаций – источников комплектования».

Источниками комплектования ЦХЭД станут:

  • федеральные органы государственной власти, передающие в ЦХЭД электронные документы, а также
  • федеральные архивы, передающие в ЦХЭД копии электронных образов архивных документов, возникающие в ходе планомерной оцифровки фондов в рамках наполнения программного комплекса «Архивный фонд» – «Фондовый каталог» – «Центральный фондовый каталог» и создания НСА архивов.

Платить готовы достаточно!

На разработку нормативно-методических документов и стандартов в 2012–2020 годах предполагается выделить 51,4 млн руб. Запланированы8:

  • разработка проектов нормативных и методических документов, стандартов и форматов в области работы с электронными документами, электронными образами (копиями) документов, электронными сообщениями (в системах МЭДО и СМЭВ), создания страховых фондов и фондов пользования на основе применения цифровых технологий;
  • участие Росархива в определении требований к СЭД, разработка рекомендаций и требований;
  • подготовка перечня нормативных правовых актов, необходимых для организации работы с юридически значимыми электронными документами, в том числе на этапе их ведомственного хранения, для их передачи на государственное хранение и работы с ними в государственных архивах;
  • разработка правил работы с электронными документами в текущем делопроизводстве в федеральных органах исполнительной власти.

В 2012–2020 годах предполагается финансирование следующих видов работ9, напрямую связанных с организацией ЦХЭД:

  • организация приема на хранение электронных документов – 41,5 млн руб. (п. 10);
  • организация и оборудование новых архивохранилищ для хранения документов личного происхождения на электронных носителях – 47,5 млн руб. (п. 11);
  • разработка и внедрение информационно-поисковых систем по работе с электронными документами – 45 млн руб.

Общие затраты на создание Центра хранения электронных документов оцениваются в 1,29 миллиарда рублей.10 Из них планируется выделить:

  • на проведение НИР и НИОКР по определению системных требований, технических условий и объемов финансирования для создания Центра хранения электронных документов в 2012–2014 гг. – 3 млн руб.;
  • на организацию ЦХЭД в 2012–2020 гг. – 50–200 млн в год;
  • на обеспечение функционирования ЦХЭД 2012–2010 гг. – от 1 до 4 млн руб. в год.

Сопоставляя эти цифры со стоимостью зарубежных проектов государственных электронных архивов, следует отметить, что это более чем достаточные средства (если, конечно, они будут разумно расходоваться).

Кадровое обеспечение

В Программе информатизации среди основных рисков, способных сорвать ее реализацию, названа «недостаточная квалификация и отсутствие профессиональной компетентности у исполнителей (в области организации и менеджмента проектов, входящих в состав Программы, информационных технологий вообще и автоматизированных архивных технологий в частности)».

При столь масштабных планах в программе, к сожалению, недостаточно внимания уделено решению кадрового вопроса. Росархив планирует провести повышение квалификации половины своих сотрудников и персонала федеральных архивов, затратив на это 9,8 млн рублей – в среднем по 10 тысяч рублей на человека. Это, конечно, правильное и нужное дело. Но мало провести поголовное повышение квалификации персонала при помощи краткосрочных курсов.

«Команда» электронного архива может быть небольшой (в идущем сейчас в австралийском штате Новый Южный Уэльс аналогичном проекте это 6 человек), но это должны быть высококвалифицированные специалисты, которых зарплатой в 20 тысяч рублей в месяц не заманишь. Если проект выполнять всерьез, то его ключевым участникам придется платить их «стоимости» на рынке труда. Нет никакого смысла тратить миллиарды на «железо» и программное обеспечение, чтобы потом все это крайне неэффективно использовалось недостаточно квалифицированными, зато дешевыми сотрудниками.

Подводим итоги

Несомненно, Правительство и Росархив начали предпринимать определенные усилия по преодолению нашей отсталости в области управления электронными документами и по созданию условий для обеспечения сохранности электронного наследия нашей страны. Хочется надеяться, что намеченные планы не останутся на бумаге, финансирование будет выделено и проект начнет реализовываться на практике.

Ключевым, с моей точки зрения, станет решение кадрового вопроса. Предстоит отыскать или подготовить несколько «синтетических» специалистов, одновременно разбирающихся в проблемах информационных технологий, информационной безопасности, информационного права, управления документами и архивного дела, избытка которых в России не наблюдается – не говоря уже о решении вопроса о достойной оплате их труда, чтобы завтра они не ушли в коммерческий сектор (ничего невозможного в этом нет, поскольку на осуществление проекта планируется выделить вполне достаточные средства). Без таких людей «вытянуть» проект будет сложно.

Росархив принял решение о создании ЦХЭД не в качестве отдельного государственного архива, а в виде структурного подразделения существующего архива. Будет, конечно, некоторая экономия «на спичках», однако решать финансовые и кадровые вопросы станет гораздо труднее, и значительная часть выделенных ЦХЭД средств неизбежно утечет на латание финансовых дыр «материнского» архива.

Понятно, что теперь, когда началось массовое использование изначально электронных документов в государственном управлении и хозяйственной деятельности, государственные электронные архивы рано или поздно будут созданы. Хотелось бы, чтобы это произошло пораньше, предотвратив тем самым расходование впоследствии многих миллионов рублей на спасение подлежащих длительному и постоянному хранению электронных документов.

Продолжение темы создания электронных архивов читайте в ближайших номерах журнала.

Сноски 11

  1. Депозитарное хранение документов – хранение документов Архивного фонда РФ федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе академиями наук Российской Федерации, имеющими государственный статус, за исключением Российской Академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным (Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Вернуться назад
  2. Информационное письмо Росархива руководителям федеральных архивных учреждений и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела от 06.09.2011 № 4/1784-А «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2012 г. и их отчетности за 2011 г.» (http://archives.ru/documents/letter060911.shtml). Вернуться назад
  3. СМЭВ – это система межведомственного электронного взаимодействия. Вернуться назад
  4. Кузнецов С.Л. Проблемы перехода к электронным документам: взгляд архивиста // Делопроизводство. – 2011. – № 4; http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?186. Вернуться назад
  5. Решение заседания Президиума Совета при Президенте РФ по развитию информационного общества в РФ, 8 июня 2011 года (утв. 20 июня 2011 года №А4-8667 (http://ictgov.ru/upload/iblock/42e/42e25d88cdc1980e5ccb4b136145a8ef.pdf). Вернуться назад
  6. Письмо Минкомсвязи России от 10.10.2011 № ИМ-П8-17455. Вернуться назад
  7. Приказ Федерального архивного агентства от 02.12.2011 № 104 «Об утверждении Программы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011–2020 гг.» (http://archives.ru/documents/prik104_11.shtml). Вернуться назад
  8. Пункт 4 Приложения №5 «Мероприятия по реализации Программы информатизации архивного дела на 2011–2020 годы» к Программе информатизации архивного дела на 2011–2020 годы. Вернуться назад
  9. Пункты 10, 11, 12 Приложения № 6 «Финансовые затраты на реализацию задач Программы информатизации архивного дела 2011–2020 гг.» к Программе информатизации архивного дела на 2011–2020 годы. Вернуться назад
  10. Пункт 19 Приложения №5 «Мероприятия по реализации Программы информатизации архивного дела на 2011–2020 годы» к Программе информатизации архивного дела на 2011–2020 годы. Вернуться назад
  11. Пункт 19 Приложения №5 «Мероприятия по реализации Программы информатизации архивного дела на 2011–2020 годы» к Программе информатизации архивного дела на 2011–2020 годы. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

Marisha
06.06.2012, 03:15

Так где сейчас хранятся электронные документы?

Рекомендовано для вас

Если бухгалтерия отказывается передавать свои документы в архив организации

Когда подразделения обязаны передавать документы в архив своей организации? Где это установлено и каковы санкции за нарушения? Что делать, если некоторые подразделения не хотят расставаться со своими документами и передавать их в архив? Как их переубедить? Как легализовать такую практику? Эти интересные вопросы нам задал подписчик, ответы на них вылились в целую статью.

Как признать документы неисправимо поврежденными, чтобы снять с учета

Не секрет, что во многих организациях документы хранятся небрежно, в условиях, далеких от идеальных. Это ведет к их порче, а иногда и уничтожению. Мы рассказываем о том, чем отличаются поврежденные документы от неисправимо поврежденных, как правильно оформить обнаружение таких документов, чтобы их можно было снять с учета (в процедуре есть небольшие отличия для организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов).

Как отразить в учетных документах архива «выбытие» единиц хранения

Различные обстоятельства могут приводить к тому, что сведения в учетных документах архива перестают отражать реальную ситуацию: документы в архиве могут быть не обнаружены по результатам проведенного розыска, получить неисправимые повреждения, быть переданы по акту к физическому уничтожению или в госархив, личные документы могут быть отданы собственнику, документы могут поступить в неупорядоченном состоянии, затрудняющем их учет, могут быть обнаружены «технические» ошибки в цифрах учета либо некоторые хранимые документы могут оказаться вообще «чужими». Сначала мы показываем виды актов (с примерами оформления), которые подтверждают разные причины выбытия и снятия с учета документов. А потом – как внести изменения о количестве хранимых дел в основные учетные документы архива на основании этих актов.

Как правильно оформить результаты розыска в архиве бумажных документов

Практически у любой организации есть документы, которые по учетным данным архива числятся, а фактически отсутствуют. Причем порой это достаточно ценные документы. Чтобы снять их с учета источнику комплектования надо реализовать полную процедуру их розыска и задокументировать отрицательный результат. Показываем образцы документов, которые нужно оформить. Кроме того, объясняем, как эту процедуру могут упростить организации, не являющиеся источниками комплектования, и почему утрату надо документировать вовремя.

Если вы пришли в архив…

Статья посвящена социально правовым запросам организаций и частных лиц, чаще всего направляемым в госархивы. Как вычислить нужный архив и сколько ждать ответа? Какие услуги окажут бесплатно, а за что придется заплатить? Как составить запрос? Архивные справки, выписки и копии могут выдавать не только госархивы, но и коммерческие организации, поэтому правила их оформления вам тоже могут пригодиться. Кроме того, разъясняется ситуация с документами, переданными на ответственное хранение сторонней организации.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

Уничтожение документов

С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?

Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения

Анализируются различные типы носителей информации на предмет их долговечности. Описываются оптимальные условия хранения, особенно подробно автор останавливается на соблюдении температурно-влажностного режима. Предлагаются способы решения проблем, связанных с устареванием аппаратного и программного обеспечения. Ведь устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей (дискеты, CD и др.), изнашиваются и морально устаревают приблизительно через 10 — 15 лет, а жизненный цикл программного обеспечения сейчас оценивается всего в 5 — 7 лет. Кроме того, должное внимание уделено проблемам обеспечения аутентичности (подлинности) электронных документов. Вопросы организации учета и описания электронных документов при их долговременном хранении будут рассмотрены во второй части статьи, которую мы планируем опубликовать в следующем номере журнала.