Все проблемы электронных архивов можно разделить на несколько крупных «блоков»: правовые, организационные и технические. Часто бывает так, что подходящие технические решения существуют, но пока не поддерживаются нашим законодательством. Особенно остро встает вопрос сохранения юридической значимости документов, подписанных ЭЦП / усиленными электронными подписями, на всем протяжении жизненного цикла этих документов. Какая нормативная база сейчас необходима для электронных архивов, чего в ней пока не хватает? Как при этом «выкручиваются» министерства и ведомства? Что из этого получается? Что из международных стандартов можно взять за эталон?

В настоящее время в России уже достаточно широко используются полноценные, юридически значимые электронные документы, подлежащие хранению в течение сроков (в том числе длительных), установленных законами и нормативными актами. Некоторые из этих документов имеют постоянную ценность и должны передаваться на государственное архивное хранение. В ближайшей перспективе ожидается стремительный рост объемов используемых в государственном управлении и деловой деятельности электронных документов. В связи с тенденцией к усилению подотчетности и увеличению прозрачности государственной и деловой деятельности будет также расти доля документов, требующих длительного и постоянного хранения. Прогнозируется, что примерно за десятилетие объем электронных архивных фондов превысит объем накопленных традиционных архивных документов!

Как показал мировой опыт, традиционным архивам очень трудно обеспечить надлежащее хранение электронных документов, для которых требуется не только обеспечить иной по сравнению с бумажными документами температурно-влажностный режим, но и постоянный, достаточно сложный «уход», средства поиска и доступа, для чего, в частности, необходимо создать техническую, нормативно-методическую и кадровую базу. По этой причине многие страны, регионы и отдельные организации сейчас создают специализированные электронные архивы, выделяя на эти цели, несмотря на сложную экономическую обстановку, серьезное финансирование.

Задачи электронного архива

Задачи электронных архивов практически те же, что и у их традиционных собратьев: это обеспечение целостности, аутентичности (т.е. достоверности и подлинности) и долговременной сохранности электронных документов, а также обеспечение информационной поддержки деятельности организации, которая его создает. Характерной особенностью электронных архивов является то, что от них, как правило, ожидается оперативное предоставление запрошенной информации в онлайн-режиме и активное участие в деловых процессах организации.

Плохая организация хранения электронных документов может привести к их утрате, порче либо к сомнениям в их юридической и доказательной силе, в результате чего организация может понести серьезные, в том числе финансовые потери.

При этом возможные виды утраты электронных документов достаточно разнообразны:

  • электронные документы невозможно будет прочитать,
  • их невозможно будет правильно интерпретировать,
  • невозможно будет подтвердить подлинность электронных документов,
  • электронные документы будет невозможно найти.
Справка

Следует отметить, что с проблемой длительного хранения электронных документов все чаще сталкиваются и коммерческие организации. Опрос, проведенный еще в 2007 году рабочей группой «Столетний архив» (The 100 Year Archive) Ассоциации сетевых технологий хранения данных (Storage Networking Industry Association, SNIA), показал, что потребности в обеспечении долговременного хранения уже тогда были реальностью:

81% опрошенных организаций сообщили, что у них есть информация и документы, которые должны храниться более 50 лет (на графике справа это ответы «> 50 лет», «> 100 лет» и «постоянно»), а

68% – что располагают информацией, срок хранения которой 100 лет и более.

Но несмотря на осознаваемые потребности, обеспечение сохранности информации / документов в электронном виде не проводится в полном объеме. Согласно данным опроса только 30% респондентов сообщило, что они проводят миграцию как положено, с интервалом в 3–5 лет. 60% организаций «совсем не уверены», что смогут прочесть сохраненную ими информацию через 50 лет.

В отличие от документов на традиционных носителях, электронные документы нельзя положить на полку и «забыть» их там на столетие-другое. В отсутствие регулярного выполнения специальных процедур возможна как физическая порча носителей информации, так и моральное устаревание носителей, оборудования, программного обеспечения и файловых форматов.

Как показывают, например, данные Росархива о сохранности переданных в «обычные» архивы оптических дисков, за несколько лет около 5% носителей становятся нечитаемыми или «проблемными».

Справка

В «Рекомендациях по обеспечению сохранности информации, записанной на оптических дисках (тестирование выборочного массива документов федеральных архивов)» 1 приведены данные о результатах тестирования оптических дисков, хранящихся в трех федеральных государственных архивах, которая была проведена в 2010-2011 годах.

В Российском государственном архиве научно-технической документации (РГАНТД) из 400 проверенных дисков 317 (79%) оказались в хорошем и отличном состоянии, 66 – в удовлетворительном и 17 (4%) – в критическом. 2

В Российском государственном архиве литературы и искусства (РГАЛИ) из 72 проверенных дисков лишь 13 (18%) оказались в хорошем и отличном состоянии, 55 – в удовлетворительном и 4 (5,5%) – в критическом. И не удивительно: «Представленные для тестирования диски РГАЛИ хранятся друг на друге в коробках. Осмотр дисков показал, что более 20% дисков имеют на своей поверхности отпечатки пальцев и царапины. Рекомендуется соблюдать правила обращения с дисками и хранить каждый диск надетым на фиксирующее кольцо в отдельном контейнере (jewel case)» 3.

В Российском государственном архиве социально-политической истории (РГАСПИ) из 51 проверенного диска лишь 19 (37%) получили рейтинги «отлично» и «хорошо», что сопровождается следующим комментарием: «Осмотр дисков показал, что более 65% имеют на своей поверхности отпечатки пальцев и царапины… Большой процент дисков, имеющих оценку С, связан, по всей видимости, с наличием отпечатков пальцев и царапин» 4.

В России постепенно зреет понимание того, что необходимо...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Если бухгалтерия отказывается передавать свои документы в архив организации

Когда подразделения обязаны передавать документы в архив своей организации? Где это установлено и каковы санкции за нарушения? Что делать, если некоторые подразделения не хотят расставаться со своими документами и передавать их в архив? Как их переубедить? Как легализовать такую практику? Эти интересные вопросы нам задал подписчик, ответы на них вылились в целую статью.

Как признать документы неисправимо поврежденными, чтобы снять с учета

Не секрет, что во многих организациях документы хранятся небрежно, в условиях, далеких от идеальных. Это ведет к их порче, а иногда и уничтожению. Мы рассказываем о том, чем отличаются поврежденные документы от неисправимо поврежденных, как правильно оформить обнаружение таких документов, чтобы их можно было снять с учета (в процедуре есть небольшие отличия для организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов).

Как отразить в учетных документах архива «выбытие» единиц хранения

Различные обстоятельства могут приводить к тому, что сведения в учетных документах архива перестают отражать реальную ситуацию: документы в архиве могут быть не обнаружены по результатам проведенного розыска, получить неисправимые повреждения, быть переданы по акту к физическому уничтожению или в госархив, личные документы могут быть отданы собственнику, документы могут поступить в неупорядоченном состоянии, затрудняющем их учет, могут быть обнаружены «технические» ошибки в цифрах учета либо некоторые хранимые документы могут оказаться вообще «чужими». Сначала мы показываем виды актов (с примерами оформления), которые подтверждают разные причины выбытия и снятия с учета документов. А потом – как внести изменения о количестве хранимых дел в основные учетные документы архива на основании этих актов.

Как правильно оформить результаты розыска в архиве бумажных документов

Практически у любой организации есть документы, которые по учетным данным архива числятся, а фактически отсутствуют. Причем порой это достаточно ценные документы. Чтобы снять их с учета источнику комплектования надо реализовать полную процедуру их розыска и задокументировать отрицательный результат. Показываем образцы документов, которые нужно оформить. Кроме того, объясняем, как эту процедуру могут упростить организации, не являющиеся источниками комплектования, и почему утрату надо документировать вовремя.

Если вы пришли в архив…

Статья посвящена социально правовым запросам организаций и частных лиц, чаще всего направляемым в госархивы. Как вычислить нужный архив и сколько ждать ответа? Какие услуги окажут бесплатно, а за что придется заплатить? Как составить запрос? Архивные справки, выписки и копии могут выдавать не только госархивы, но и коммерческие организации, поэтому правила их оформления вам тоже могут пригодиться. Кроме того, разъясняется ситуация с документами, переданными на ответственное хранение сторонней организации.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

Уничтожение документов

С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?

Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения

Анализируются различные типы носителей информации на предмет их долговечности. Описываются оптимальные условия хранения, особенно подробно автор останавливается на соблюдении температурно-влажностного режима. Предлагаются способы решения проблем, связанных с устареванием аппаратного и программного обеспечения. Ведь устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей (дискеты, CD и др.), изнашиваются и морально устаревают приблизительно через 10 — 15 лет, а жизненный цикл программного обеспечения сейчас оценивается всего в 5 — 7 лет. Кроме того, должное внимание уделено проблемам обеспечения аутентичности (подлинности) электронных документов. Вопросы организации учета и описания электронных документов при их долговременном хранении будут рассмотрены во второй части статьи, которую мы планируем опубликовать в следующем номере журнала.