Систематизация протоколов с помощью электронной таблицы

Представляем на ваш суд небольшую статью о возможности просто и надежно систематизировать протоколы разного рода совещаний. Сразу отметим, что описанный в ней опыт использования электронной таблицы MS Excel для учета и поиска протоколов реализован в «живой» организации, и достаточно эффективно.

Протокол – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протоколы в организациях составляются регулярно, а частота их издания зависит от структуры и направлений деятельности. Понятно, что чем больше коллегиальных, совещательных органов, деятельность которых постоянно документируется, тем больше оформляется протоколов, в связи с этим все острее встает вопрос их систематизации.

Предположим, что в организации не внедрена система электронного документооборота. Тогда автоматизировать процесс регистрации / учета / поиска протоколов можно «доступными» способами, например, путем ведения журнала протоколов в электронной таблице1 в MS Word, а лучше – в MS Excel.

Протоколы представляют собой достаточно сложные по составу документы, в содержании которых отображается не только ход обсуждаемых вопросов, но и принятые решения, результаты голосования, количество присутствующих и т.п. Поэтому, создавая базу протоколов, нужно четко понять, для чего вы это делаете. От ответа на данный вопрос зависит, какие сведения о протоколах следует заносить в таблицу – по этим критериям потом и будет осуществляться поиск информации.

В своей организации в регистрационной форме мы фиксируем следующие сведения о протоколах:

  • дата, время и место проведения совещания;
  • номер по порядку;
  • вопросы, выносимые на повестку дня;
  • присутствующие члены коллегиального органа (информация актуальна при принятии решений путем голосования);
  • стадия подготовки документа: проект, на согласовании, на подписи, подшит в дело;
  • гриф ограничения доступа к документу: для служебного пользования, банковская тайна, коммерческая тайна, секретно;
  • примечание (в данной графе может быть указана разного рода информация: от количества подготовленных экземпляров протокола до контроля исполнения решений, принятых на совещании, о выдаче копий или выписок из этого протокола и др.).

Получаем следующую электронную таблицу:

Таблица 1. Структура граф журнала регистрации протоколов

Как видите, в таблице отсутствует важный реквизит – автор документа. Мы вынесли его «в другое место»: если при создании базы протоколов используется файл MS Excel, то для разделения протоколов разных органов их удобнее регистрировать на разных листах этого файла (см. Рисунок 3). Это удобно в т.ч. и для ведения собственной линии нумерации протоколов для каждого коллегиального органа.

Еще можно воспользоваться такой замечательной возможностью, как установление гиперссылки из журнала регистрации на файл протокола. Тогда текст, при нажатии на который в журнале регистрации автоматически будет открываться файл с протоколом, будет подчеркнутым, и при наведении на него курсива будет появляться подсказка о том:

  • как его нужно «нажимать» (в разных версиях Word`а и Excel`я действовать нужно по-разному, например, где-то просто щелкнуть «мышкой» по гиперссылке, а где-то одновременно нужно удерживать клавишу Ctrl);
  • кроме того, высветится адрес файла, на который указывает данная гиперссылка.

Чтобы в MS Excel установить гиперссылку, выделите ячейку в строке конкретного протокола таблицы, далее на закладке Вставка верхнего меню нажмите команду Гиперссылка (см. Рисунок 1, в MS Word эта команда находится там же). В появившемся окне (Рисунок 2) укажите путь до требуемого файла с соответствующим протоколом, а в ячейке Текст появится тот фрагмент текста электронной таблицы, к которому привязывается гиперссылка и который потом будет выделяться в журнале цветом и подчеркиванием (см. Рисунок 3).

Итак, по гиперссылке можно быстро вывести на экран подготовленный ранее протокол, оперативно найти нужную информацию или просмотреть документ полностью. На Рисунке 3 показано, как выглядит гиперссылка в журнале регистрации и какой комментарий появляется при наведении на нее курсора «мышки».

Рисунок 1. Запуск команды вставки гиперссылки в MS Excel 2007
Рисунок 2. Окно установки параметров гиперссылки в MS Excel 2007
Рисунок 3. Внешний вид гиперссылки на файл протокола в журнале регистрации

Если гиперссылка по каким-то причинам неудобна или невозможна, то в журнале регистрации можно предусмотреть графу «Принятые решения по вопросам повестки дня», куда и копировать из протоколов таковые. К отображению этой информации можно подходить дифференцированно, например:

  • по протоколам, для которых установлено ограничение доступа, фиксировать минимальную информацию в журнале,
  • для каких-то протоколов можно отображать принятые решения в соответствующей графе журнала регистрации,
  • а на остальные – делать гиперссылки на файлы протоколов, в которых можно увидеть документ целиком.

Еще раз повторимся: состав граф регистрационной формы может быть любым – все зависит от ваших потребностей.

Протоколы имеют разный срок хранения: и 5 лет, и свыше 10, и постоянно. Поэтому данные регистрационных журналов потом пригодятся вам и для формирования внутренних описей дел и др. форм, необходимых для передачи обработанных дел с протоколами в архив.

Сноски 1

  1. Электронная таблица – компьютерная программа, поддерживающая представление данных в виде таблиц, состоящих из строк и граф, на пересечении которых располагаются клетки (ячейки таблицы)… http://slovari.yandex.ru. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

Анонимный гость
09.11.2012, 21:20

Здорово! Отличная статья! Можно смело применять на практике!

Рекомендовано для вас

Безбумажный документооборот: текущая ситуация и ближайшие перспективы

Какие препятствия на пути безбумажного документооборота существуют: в виде заблуждений и в виде объективных факторов. Дали советы, как их можно преодолевать уже сейчас. Как снизить расходы за счет использования простых и облачных ЭП. Как обстоят дела с доверенностью сотруднику организации, чтобы он смог использовать свою ЭП физлица в служебных целях. Оценили перспективы безбумажного кадрового документооборота. Разъяснили ближайшие новшества законодательства, которые принципиально изменят ситуацию за счет создания юридически значимых электронных дубликатов ранее созданных бумажных и электронных оригиналов документов. Объяснили, в какие глобальные изменения нашей отрасли это выльется.

Интервью с Алексеем Апкаликовым: последние тенденции в использовании электронных подписей

Ответы на актуальные вопросы дал исполняющий обязанности директора Удостоверяющего центра компании СберКорус Алексей Апкаликов. Какие события окончательно позволят перевести кадровые документы в цифру? Каким организациям может быть выгодно оформление электронных подписей (ЭП) своим работникам? Какие существуют ЭП по субъектам владения? На какой период выдаются и где их можно использовать? Сколько стоит их изготовление сейчас? Когда и для кого оно станет бесплатным? Может ли сотрудник, получивший подпись у работодателя, использовать ее где-то еще? Нужно ли что-то менять в случае изменения должности? Что нужно сделать при увольнении? Каких изменений нам ждать в ближайшем будущем?

Как достичь максимального эффекта от внедрения СЭД

Основная часть статьи – это сведенные в таблицу некорректные варианты и грамотные варианты работы с документами с использованием СЭД: при сканировании и регистрации входящих документов, отправке исходящих, согласовании проектов документов и др. Делается упор на детали, за счет изменения которых можно поменять «минус» на «плюс»: существенно снизить риск издания некорректных документов и трудозатраты. Статья написана автором по результатам внедрений СЭД в нескольких крупных организациях на стороне заказчика – пришло время делиться опытом :)

Проверка орфографии и грамматики в MS Word 2016

Показываем, как выполняется автоматическая проверка текста документа (как подчеркиваются ошибки и как можно управлять этим процессом). Если вы станете обращать внимание на выделение ошибок в Word, то сможете их исправлять, и тогда ваши документы станут грамотнее. Можно выполнить проверку текста на правила и русского, и иностранных языков: доступны не только английский и немецкий, но и более редкие языки – азербайджанский, арабские и многие другие.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Работа над ошибками при помощи рецензирования в MS Word

Microsoft Word – это не только отличная программа для набора и форматирования текста, но и прекрасное средство для исправления чужих ошибок и совместной работы над документами. Мы хотим избавить вас от необходимости вычитывания каждой версии проекта документа. Пусть вместо вас это сделает Word, пусть он выявит все внесенные правки и предложит вам каждую из них отклонить или принять. Мы объясним, как управлять составом информации, которая отображается на экране монитора о произведенных в документе изменениях; как выявить правки и комментарии, внесенные определенным автором; какие алгоритмы действий будут наиболее удобными при анализе и принятии / отклонении исправлений.