Все более активное использование электронных документов в государственном управлении ставит перед российскими государственными органами непростую задачу выбора наиболее удобных для работы и архивного хранения форматов электронных документов.
Первыми, еще в середине 90-х годов прошлого века, о форматах электронных документов задумались отечественные архивисты. В тот период в России началось использование информационных технологий и создание различных баз данных и возник вопрос о необходимости разработки принципов и методов, которые позволили бы обеспечить сохранение электронной информации и документов.
Точка зрения архивистов получила определенное отражение в разработанных архивной службой с 1995 года по настоящее время концептуальных документах.
В «Концепции информатизации архивного дела в России», разработанной и утвержденной в 1995 году, был затронут вопрос о необходимости использования в архивной отрасли «стандартизированных форматов данных». В случае разработки программного обеспечения своими силами следовало предусмотреть функциональные возможности для преобразования хранящихся в системе файлов «в принятый по отрасли формат для обеспечения возможности их передачи в другие БД».
Перемещение электронных документов «на современные носители в форматно независимом виде» (термины «конверсия» и «миграция» тогда еще не употреблялись) упоминалось в Концепции как один из способов обеспечения доступности и пригодности к использованию электронных документов.
Кроме того, рассматривался и другой подход к организации хранения электронных документов в архивах:
Концепция информатизации архивного дела в России (утверждена Росархивом в 1995 г.)
Другой подход предусматривает намного более активную роль архивистов в организации приема на государственное хранение и использования документов. Осуществляется прием на хранение достаточно ограниченного круга больших массивов машиночитаемой информации простой структуры, имеющих очевидную социально-экономическую значимость – первичных данных демографических переписей, социологических обследований и т.п. Принимаемые материалы, созданные в рамках любого ПО, переводятся силами самих архивистов в определенный формат, единый для всех ДМН [документов на машинных носителях] такого рода. По запросу пользователю передается копия материалов на магнитном носителе в формате, принятом в архиве для этих материалов, или предварительно архивисты проводят конвертирование информации (на договорных условиях) в формат, удобный для пользователя.
Подход, предусматривающий использование для хранения электронных документов небольшого числа стандартизированных форматов в сочетании с проводимой по мере необходимости конверсией/миграцией в новые форматы, в настоящее время рассматривается в международном сообществе архивистов как наиболее приемлемый для организации долговременного хранения документов.
Программа была утверждена в 1996 году и разрабатывалась на основе Концепции информатизации архивного дела в России 1995 года. Ее первый раздел «Научные и методические работы по проблемам информатизации архивного дела России» содержал пункт, предусматривавший разработку в 1998–2000 годах комплекса нормативно-методических материалов:
Программа информатизации архивного дела России (1997-2000 гг.), утв. приказом Росархива от 20.12.1996 № 64
К сожалению, эти планы реализованы не были.
22 февраля 2011 г. состоялось заседание Коллегии Федерального архивного агентства, на котором был рассмотрен проект Программы информатизации этого агентства на 2011–2020 годы, подготовленный отделом организационной, научно-методической работы и автоматизированных архивных технологий Росархива 3.
В числе основных целей и задач в проекте Программы была упомянута задача выбора «архивных форматов электронных документов для целей долговременного и постоянного хранения», однако в окончательном тексте программы, утвержденном приказом Федерального архивного агентства от 02.12.2011 №104, таких целей перед Росархивом уже не ставилось.
Стоит также отметить, что в «Плане перехода федеральных органов исполнительной власти и федеральных бюджетных учреждений на использование свободного программного обеспечения на 2011–2015 годы» (утв. распоряжением Правительства РФ от 17.12.2010 № 2299-р) также есть несколько пунктов, которые затрагивают актуальную для специалистов в области управления документами и архивного дела проблему выбора форматов электронных документов. Ответственными исполнителями по данному вопросу значатся Минкомсвязи России, Минэкономразвития России и заинтересованные федеральные органы исполнительной власти. «Форматы хранения данных», согласно этому плану, будут определены в III квартале 2014 г.
10 октября 2012 года на прошедшем в Московской области VIII заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве был представлен проект «Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 г.».
В этой концепции было отмечено, что перед российскими архивами ставится непростая задача принять, сохранить и использовать электронные документы, требующиеся для эффективного государственного управления. Для этого должны быть «разработаны единые технологии и форматы архивирования электронных документов, их передачи на постоянное хранение, а также обеспечения их долговременной сохранности и организации доступа в наиболее удобной для пользователей форме, гарантирующие возможность их трансформации в условиях постоянного совершенствования информационных технологий».
Анализ перечисленных концептуальных и программных документов показывает, что, несмотря на понимание необходимости государственного регулирования использования форматов электронных документов, дальше заявлений о важности такой работы дело пока так и не зашло. Именно поэтому сами ведомства при переходе на электронный документооборот и использование электронных документов вынуждены брать на себя инициативу регламентации использования форматов – и делают это каждый в пределах своей сферы деятельности.
Вопросы разработки, утверждения и практического использования форматов электронных документов, в первую очередь в органах государственной власти, регламентируются:
Пока слабо используется такой инструмент, как стандарты. Из достаточно многочисленных Международных стандартов ИСО подобного рода в России в качестве национального стандарта адаптирован лишь офисный формат ODF в виде ГОСТа Р ИСО/МЭК 26300-2010 «Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (OpenDocument) v1.0». К сожалению, Россия не принимает активного участия в работе соответствующих технических комитетов ИСО.
Существуют свои особенности использования форматов электронных документов при оперативной работе с документами и при организации их длительного хранения. В этой статье мы рассмотрим первую тему, а с архивными форматами планируем разобраться в другой статье, уже в следующем году.
Излишнее разнообразие форматов создает определенные проблемы даже в оперативной деятельности, где в первую очередь возникает проблема интероперабельности. Когда требуется наладить взаимодействие между рядом лиц и организаций, одним из способов решения этой задачи является нормирование применения форматов. С точки зрения участников такого взаимодействия, решающим фактором часто является широкая распространенность формата и поддержка его со стороны производителей программного обеспечения.
Вопрос выбора форматов приобретает все большее значение для органов государственной власти, которым приходится обеспечивать как внутренне и межведомственное взаимодействие, так и взаимодействие с организациями и гражданами в процессе оказания государственных услуг. В результате государственные органы все чаще устанавливают требования к используемым форматам, как правило, посредством включения их в свои нормативные правовые акты. Но это не единые правила для всей страны, а разрозненные попытки отдельных самостоятельных первооткрывателей. Регламентация оперативного использования форматов осуществляется прежде всего в интересах:
Соответствующие требования устанавливаются в зависимости от того, где и как используются электронные документы.
При решении государственными органами своих внутренних задач...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
1 мая 2024 года вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.109–2024 о метаданных. Главная ценность этой статьи в том, что она написана одним из его разработчиков. Таким образом, вы получаете информацию «из первых рук»: для чего он разработан, что в нем есть.
Рассказываем о 3 отечественных стандартах (созданных на базе международных), которые помогут вам обеспечить достоверность и долговременную сохранность электронных документов, конвертировать их из одного формата в другой, мигрировать из одной системы в другую. Эти стандарты обобщают лучший практический опыт. Мы объясняем, что из них можно взять. Они помогут вам наладить работу с электронными документами, достигнуть большего взаимопонимания со своим руководством и ИТ-специалистами.
Как сгруппированы метаданные о документе в новом ГОСТ, какой подход использовался ранее. На примере приказа по основной деятельности показали, какие метаданные о реквизитах этого документа, о действиях с ним, а также чисто технические метаданные стоит предусмотреть в СЭД, СХЭД или иной специальной системе.
09.04.2024 прошел онлайн-семинар «Риски использования ЭП и МЧД», организованный журналом «Делопроизводство и документооборот на предприятии» и сайтом delo-press.ru. Мы пригласили для выступления ведущих экспертов. А сейчас предлагаем вам ответы на уточняющие вопросы слушателей семинара, которые дали спикеры во время мероприятия (при публикации в журнале мы дополнили их ссылками на нормативную базу и расширили аргументацию).
Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.
Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.
Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.
Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
