Минкомсвязи России как координатор процессов решения всех вопросов электронного документооборота и иных проблем «электронизации» работы с документами, реализации государственных функций и оказания госуслуг в электронном виде подготовило проект Концепции хранения электронных документов. Проект разработан во исполнение постановления Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» и в рамках Стратегии развития информационного общества в России на период до 2020 г.
Представляем читателям обзор содержания первого варианта Концепции, которая в марте 2014 г. обсуждалась представителями экспертного сообщества – членами рабочей группы при экспертном совете Минкомсвязи России по проблемам электронного документооборота.
На необходимость разработки новых концептуальных подходов к хранению электронных документов, прежде всего в организационном, технологическом и даже техническом аспектах, Минкомсвязи России обратило внимание в процессе реализации пилотного проекта обмена электронными документами, который был предусмотрен постановлением Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти». Обмен электронными документами (нормативные правовые акты в формате XML + квалифицированная электронная подпись) был осуществлен между Минкомсвязи и Аппаратом Правительства РФ, Минфином России, Минюстом России и Минэкономразвития России.
Но оказалось, что инфраструктурная поддержка исполнения и использования документов, полученных в процессе подобного обмена, осталась неурегулированной и практически отсутствует. До сих пор бытует мнение, что создание и хранение документов не является основной функциональностью СЭД, а главное – движение, «транспорт», документооборот. Но электронные документы, созданные в статусе оригинала, после получения адресатами должны воспроизводиться, быть пригодными для использования и сохранять свою целостность и аутентичность. И, конечно, они должны существовать и храниться в информационных системах (соответствующих «хранилищах» СЭД) как физические объекты в соответствии с технологическими и техническими требованиями, которые должны строиться на единой методической основе, соответствовать правилам делопроизводства и архивного хранения (оперативного текущего, временного и постоянного). Требования к созданию, использованию и хранению электронных документов должны быть понятными и оптимально реализуемыми.
На решение этих задач и направлена разработанная Концепция, в процессе формулирования которой учтены перспективы внедрения «облачных» технологий в электронный документооборот органов государственной власти, и давно высказываемые пожелания о создании для федеральных органов исполнительной власти единой СЭД (прототипа СЭД с типовой функциональностью, обеспечивающей создание, использование и хранение документов, единой системой справочников и классификаторов и системой управления правами доступа). Концепция базируется также на результатах исследования систем электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти, которое провело Минкомсвязи в 2013 г., и учитывает результаты...
