Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Сначала мы объясним общее правило исчисления срока хранения документов в бухгалтерском и налоговом учете, в т.ч. примем во внимание срок исковой давности. А потом рассмотрим множество исключений из этого правила, например: особенности счетов-фактур, документы по ранее полученным убыткам, документы на приобретение ценного имущества с длительным сроком амортизации (здания – 31 год и др.). Разберемся, когда можно уничтожать документы, для которых в Перечне, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, установлено требование «при условии проведения проверки (ревизии)». Вы поймете, как себя вести при истребовании налоговыми органами документов, срок хранения которых истек, а также пострадавших в результате пожара или затопления. Сможете оценить риски штрафных санкций.

Как составить коммерческое предложение в виде официального письма? Какие его виды бывают и как их принято регистрировать? Как адресовать, скомпоновать текст и подписать? Какие графические и текстовые зацепки повысят эффективность вашего коммерческого предложения? В статье вы найдете примеры оформления отдельных реквизитов и целого документа, а также удачные формулировки.

Кто может выполнять функции счетной комиссии на общем собрании акционеров, от чего это зависит? Как организовать регистрацию участников общего собрания акционеров и определить кворум? Как это документально зафиксировать в журнале регистрации и протоколами? Как акционеру и его представителю подтвердить право на участие в собрании? Может ли от одного акционера участвовать несколько представителей? Как оформить и отозвать доверенность?

Как стоит обращаться в письме к конкретному человеку и к группе людей? Когда уместно писать «Вы» с большой буквы? Какие заключительные этикетные фразы можно взять себе на вооружение? Как при этом быть в высшей степени учтивым, но не перегнуть палку? Вас ждут интересные объяснения и множество примеров.

Когда практик с многолетним опытом работы описывает процедуру уничтожения документов в виде алгоритма, она кажется гораздо проще. Вы поймете, как действовать. На какие документы обратить особое внимание при их отборе на уничтожение. Как оформить акт о выделении к уничтожению и как потом на нем шаг за шагом отобразить всю дальнейшую процедуру. Как оформить протокол экспертной комиссии. Какими документами зафиксировать факт физического уничтожения. Как потом хранить весь комплекс документации, подтверждающий соблюдение вами предписанной процедуры уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Разбираются различные формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная (их плюсы и минусы, схематичные примеры возможной реализации, чтобы понять, кто что делает). Далее даются некоторые рекомендации относительно организации делопроизводства в компании, имеющей территориально удаленные подразделения, – автор делится собственным опытом.

Чем отличается акт о выделении к уничтожению научно-технических документов от аналогичного акта для управленческой документации? Какова логика его заполнения?

Минкомсвязи России как координатор процессов решения всех вопросов электронного документооборота и иных проблем «электронизации» работы с документами, реализации государственных функций и оказания госуслуг в электронном виде подготовило проект Концепции хранения электронных документов. Проект разработан во исполнение постановления Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» и в рамках Стратегии развития информационного общества в России на период до 2020 г. Представляем читателям обзор содержания первого варианта Концепции, которая в марте 2014 г. обсуждалась представителями экспертного сообщества – членами рабочей группы при экспертном совете Минкомсвязи России по проблемам электронного документооборота.