Организация делопроизводства в территориально удаленных подразделениях

Разбираются различные формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная (их плюсы и минусы, схематичные примеры возможной реализации, чтобы понять, кто что делает). Далее даются некоторые рекомендации относительно организации делопроизводства в компании, имеющей территориально удаленные подразделения, – автор делится собственным опытом.

Формы организации делопроизводства, их плюсы и минусы

Делопроизводство охватывает весь процесс от момента создания или получения документа до его исполнения, уничтожения или передачи на хранение в архив.

На сегодняшний день необходимо знать о трех формах организации делопроизводства:

  1. Централизованная – представляет собой организацию работы с документами в одном месте. Все этапы работы с документами (получение, обработка, регистрация, исполнение, контроль, хранение) сосредотачиваются в едином для предприятия отделе.
    В каждой организации такой отдел имеет свое название (например, служба ДОУ). Как правило, в крупных компаниях данная служба имеет разветвленную структуру согласно наделенным функциям (канцелярия, протокольная группа, секретариат, архив, группа контроля и т.д.). Если организация небольшая, то таким «отделом» становится секретарь или помощник руководителя. Структурные подразделения организации в делопроизводственных процессах остаются не задействованы.
  2. Смешанная форма организации делопроизводства – представляет собой разделение делопроизводственных процессов между службой ДОУ и иными структурными подразделениями организации.
    Распределение делопроизводственных процессов может быть как на потоки документов (входящие, исходящие, внутренние), так и на этапы работы с ними, например:
    • служба ДОУ работает с входящими и исходящими документами начиная с получения документа, регистрации, отправки на исполнение и заканчивая хранением документа; а структурные подразделения работают с внутренними документами, осуществляя их обработку, регистрацию, исполнение и хранение, или
    • служба ДОУ осуществляет получение, обработку, регистрацию и отправку на исполнение документов; а структурные подразделения осуществляют контроль исполнения документов и хранение. Для этого приказом по компании могут быть назначены сотрудники, ответственные за делопроизводство в подразделениях, которые будут осуществлять контроль и хранение документов помимо своих основных функций (Пример 1).

Пример 1. Приказ о назначении ответственного за ведение делопроизводства

class=''

  • Децентрализованная форма организации делопроизводства – представляет собой территориальное разделение делопроизводства. Структурные подразделения, находящиеся на удалении от головного офиса, ведут отдельное делопроизводство (прием, обработку, регистрацию и др.). Т.е. предполагается создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении.
  • Важно запомнить: вне зависимости от выбранной формы организации делопроизводства предприятие должно соблюдать единые правила делопроизводства, будь то подразделение в головном офисе или удаленное подразделение.

    Таблица 1. Плюсы и минусы каждой формы организации делопроизводства

    Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

    Купить эту статью
    за 700 руб.
    Подписаться на
    журнал сейчас
    Получать бесплатные
    статьи на e-mail

    Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
    Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

    • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
    • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

    А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

    Рекомендовано для вас

    Какие документы подшиваются в одно дело и как это отразить в заголовке

    Объясняем правила группировки документов в дела, а также даем «адреса» их нахождения в нормативных и методических документах. Показываем критерии, по которым документы могут объединяться в одно дело, и как их отражать в заголовке дела. Как заголовок дела из номенклатуры дел трансформируется в заголовок единицы хранения в описи дел: в каком порядке располагать элементы, как уточнить заголовок при разбивке дела на тома, когда и как добавлять аннотацию.

    Исполнение запросов государственных органов: сроки, санкции, примеры (часть 1)

    Разберем, когда надо успеть исполнить запрос, требование госоргана о предоставлении документов / информации? Какие санкции за нарушение срока есть для должностных лиц и организаций? На эти вопросы дадим ответы, разбирая специфику отдельных госорганов. Рассмотрим запросы правоохранительных органов (прокуратура, полиция, Следственный комитет, ФСБ России), налоговых органов, трудовой инспекции и других органов государственного, муниципального контроля. Покажем, как правильно рассчитать срок исполнения различных требований: как определить дату получения в зависимости от способа доставки (лично, «Почта России», электронная почта, личный кабинет на сайте госоргана, ТКС) и вида госоргана (это важно, т.к. отсчет срока начинается на следующий день после получения)? что делать, если срок истекает в нерабочий день – успеть исполнить в предыдущий или можно на следующий рабочий день? даже когда дата исполнения указана в тексте требования, разногласия в ее понимании могут возникнуть из-за предлога перед датой :) как можно попросить сдвинуть срок? Когда можно отказать госоргану в предоставлении запрошенных сведений, документов? Как написать об их отсутствии? Как предупредить в сопроводительном письме о наличии в них персональных данных? Почему коммерческая тайна – не преграда? В этом номере журнала читайте 1-ю часть большой статьи – о запросах правоохранительных органов.

    Практические ситуации формирования дел и их учета в номенклатуре дел

    Разбираем 3 задачи, которые часто возникают на практике. Объясняем, почему и как действовать, какие бывают исключения, показываем примеры отражения дел в номенклатуре. 1. В организации откладываются специфические годовые отчеты по одному из направлений основной деятельности, каждый на 8–10 листах. Можно ли их формировать в 1 дело за несколько лет? 2. Очень много ЛНА: инструкции, порядки, положения. Надо ли вносить в номенклатуру дел отдельно каждое ЛНА? Или можно включить их все в одно дело? По какому принципу их можно объединять? Как на это влияет способ утверждения ЛНА? 3. Как в номенклатуре дел учитывать личные карточки работающих и уволенных сотрудников (при их ведении в информационной системе и на бумаге)?

    Ведение личных дел в негосударственных организациях

    Негосударственные организации не обязаны вести личные дела на своих работников. На кого их вести все-таки стоит? И какие возникают риски? Какие документы помещают в личное дело работника при его трудоустройстве, а какие потом в процессе работы. За какие документы в личном деле штрафует Роскомнадзор (стремясь защитить персональные данные) и как «выйти из-под удара». Как регистрировать личные дела в книге учета, отражать их в номенклатуре дел, указывать конкретный номер на обложке дела. Как документировать выдачу дела во временное пользование. Когда и как оформлять внутреннюю опись документов дела, лист-заверитель, обложку. Сколько хранить личные дела уволенных в кадровой службе до их передачи в архив организации.

    Сколько дней отводится для ответа на обращение?

    Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

    Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

    По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

    Порядок разработки номенклатуры дел

    В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

    Обработка входящей корреспонденции

    Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.