Особенности составления акта о выделении к уничтожению научно-технической документации

Чем отличается акт о выделении к уничтожению научно-технических документов от аналогичного акта для управленческой документации? Какова логика его заполнения?

Форма акта

Мы руководствуемся «Основными правилами работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях» 1991 г. – документ до сих пор действует. Форма акта о выделении к уничтожению научно-технической документации1 дана в приложении № 9 данных правил.

При работе с НТД нам не всегда подходят «Основные правила работы архивов организаций» 2002 года, в частности, сложно использовать их форму акта из приложения № 4 к п. 2.4.1.

Форма акта о выделении к уничтожению научно-технической документации содержит дополнительные столбцы для заполнения реквизитов и обозначений, характерных для НТД. Давайте сравним табличные части таких актов для управленческой документации2 и для НТД (см. Пример):

  • обратите внимание на то, что количество граф таблицы в форме акта НТД – 9, а для УД – 8;
  • в акте НТД есть следующие графы, не характерные для акта УД: «Обозначение», «Организация-разработчик», «Количество листов ед. хр.», «Пояснение». Это обусловлено тем, что формы учета НТД отличны от форм учета дел управленческой документации;
  • ряд граф, характерных для акта УД, отсутствует в акте НТД: «Номер описи», «Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи»;
    • маловероятно, что в техническом архиве реально организовать учет документов с составлением на них описей. Это происходит из-за:
      • самой процедуры создания НТД (в большой документальный комплекс (имеющий свой шифр) входит множество документов (со своими инвентарными номерами) разных по объему – от 1 до 400 и более листов; по виду – пояснительные записки, спецификации, общие виды, узлы и др.; разных по формату – от А1 и более);
      • наличия в архиве помимо подлинников дублетов и копий;
      • изменяемости комплекса НТД даже после поступления в архив на хранение и т.д.
      Таким образом, можно сказать, что графа с «описями дел» для НТД не нужна – она использоваться не будет.
    • то же можно сказать и о графе «Индекс дела по номенклатуре» – редко удается увидеть внесение дел НТД в номенклатуру дел организации. Подобные требования государственных архивов в организациях понимания не находят. Так что эта графа также не будет функциональной;
  • в акте НТД есть «Количество листов...», а в акте УД ей соответствует графа «Количество единиц хранения».

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Промахи новых Правил хранения научно-технической документации

Описаны основные проблемы содержания новых Правил хранения НТД, в т.ч. касающиеся электронных НТД. Охарактеризованы главные болевые точки самих научно-технических документов в современной России (в т.ч. на примере яркого судебного разбирательства о попытке госорганов Тульской области вернуть необходимую проектную документацию советского института, приватизированного в 1992 году).

Вступили в силу новые Правила хранения НТД

Для кого обязательны уже вступившие в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации. Что относится к НТД (перечислили их группы и виды документов внутри) – этого в Правилах нет, но данная информация пригодится вам для их понимания. Далее объясняем «основные вехи» того, как новые Правила регламентируют процессы работы: принципы систематизации документов у каждой группы НТД свои; что будет единицей хранения / учета; регистрация электронных НТД; основные положения об использовании и экспертизе ценности НТД и др. Что организация должна регламентировать сама.

Если первичные учетные документы сканируются

В нашей компании ввели электронный архив для документов первичного учета. Теперь все документы первичного учета (например, счета-фактуры, универсальные передаточные документы), которые первоначально подготавливаются на бумаге и на них проставляются «живые» подписи и печати, сканируются и сохраняются в электронном архиве. Вопрос: при наличии официального электронного архива нужно ли также хранить изначально подготовленные бумажные версии этих первичных документов или оставлять на хранении только их электронные аналоги в электронном архиве? Если бумажные первоисточники хранить не нужно, то каким образом тогда оформлять их уничтожение, если по Перечню типовых архивных документов они имеют определенный срок хранения? Какое законное основание должно быть для выделения к уничтожению данных бумажных документов? Я ответила нашему главному бухгалтеру, что нужно хранить и бумажные документы, но стала немножко сомневаться. Прошу дать ответ.

Как уничтожить копии в СЭД ранее уничтоженных бумажных оригиналов

Документы на бумажном носителе были уничтожены (по всем правилам), аналогичные же документы в СЭД остались. Как отразить в акте о выделении к уничтожению электронные копии документов в СЭД, если они не сформированы в дела и в номенклатуре не числятся?

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Уничтожение документов

С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Вступили в силу новые Правила хранения НТД

Для кого обязательны уже вступившие в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации. Что относится к НТД (перечислили их группы и виды документов внутри) – этого в Правилах нет, но данная информация пригодится вам для их понимания. Далее объясняем «основные вехи» того, как новые Правила регламентируют процессы работы: принципы систематизации документов у каждой группы НТД свои; что будет единицей хранения / учета; регистрация электронных НТД; основные положения об использовании и экспертизе ценности НТД и др. Что организация должна регламентировать сама.