Особенности составления акта о выделении к уничтожению научно-технической документации

Форма акта

Мы руководствуемся «Основными правилами работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях» 1991 г. – документ до сих пор действует. Форма акта о выделении к уничтожению научно-технической документации¹ дана в приложении № 9 данных правил.

При работе с НТД нам не всегда подходят «Основные правила работы архивов организаций» 2002 года, в частности, сложно использовать их форму акта из приложения № 4 к п. 2.4.1.

Форма акта о выделении к уничтожению научно-технической документации содержит дополнительные столбцы для заполнения реквизитов и обозначений, характерных для НТД. Давайте сравним табличные части таких актов для управленческой документации² и для НТД (см. Пример):

• обратите внимание на то, что количество граф таблицы в форме акта НТД – 9, а для УД – 8;
• в акте НТД есть следующие графы, не характерные для акта УД: «Обозначение», «Организация-разработчик», «Количество листов ед. хр.», «Пояснение». Это обусловлено тем, что формы учета НТД отличны от форм учета дел управленческой документации;
• ряд граф, характерных для акта УД, отсутствует в акте НТД: «Номер описи», «Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи»;
  • маловероятно, что в техническом архиве реально организовать учет документов с составлением на них описей. Это происходит из-за:
    • самой процедуры создания НТД (в большой документальный комплекс (имеющий свой шифр) входит множество документов (со своими инвентарными номерами) разных по объему – от 1 до 400 и более листов; по виду – пояснительные записки, спецификации, общие виды, узлы и др.; разных по формату – от А1 и более);
    • наличия в архиве помимо подлинников дублетов и копий;
    • изменяемости комплекса НТД даже после поступления в архив на хранение и т.д.
    Таким образом, можно сказать, что графа с «описями дел» для НТД не нужна – она использоваться не будет.
  • то же можно сказать и о графе «Индекс дела по номенклатуре» – редко удается увидеть внесение дел НТД в номенклатуру дел организации. Подобные требования государственных архивов в организациях понимания не находят. Так что эта графа также не будет функциональной;
• в акте НТД есть «Количество листов...», а в акте УД ей соответствует графа «Количество единиц хранения».