Когда практик с многолетним опытом работы описывает процедуру уничтожения документов в виде алгоритма, она кажется гораздо проще. Вы поймете, как действовать. На какие документы обратить особое внимание при их отборе на уничтожение. Как оформить акт о выделении к уничтожению и как потом на нем шаг за шагом отобразить всю дальнейшую процедуру. Как оформить протокол экспертной комиссии. Какими документами зафиксировать факт физического уничтожения. Как потом хранить весь комплекс документации, подтверждающий соблюдение вами предписанной процедуры уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

В наступившем 2014 году все организации завели новые папки для систематизации, хранения, оперативного использования в текущем году. Но в то же время, как всегда, остро встал вопрос: где же найти место для документов за 2013 год? Ответ есть: подошел срок уничтожения документов временного хранения (прежде всего обратите внимание на документы со сроком хранения от 1 до 5 лет). На это место и будут помещены документы за 2013 год.

Пример 1. Как исчисляются годы хранения документа

Если документ 2008 года издания, то срок его хранения начинает исчисляться со следующего, 2009 года. Тогда:

  • 1-й год хранения – 2009 г.,
  • 2-й год хранения – 2010 г. и, таким образом,
  • 5-й год хранения – 2013 г.

Документы 2008 года с 5-летним сроком хранения можно уничтожать начиная с января 2014 года.

Давайте разберемся, что можно уничтожать и как это грамотно сделать. Прежде всего обратимся к «Основным правилам работы архивов организаций» (далее – Основные правила):

Фрагмент документа

Основные правила работы архивов организаций
(одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

Основные правила работы архивов организаций
(одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

2.1.1. Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

2.1.2. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

Если сказать более простым языком, то при проведении экспертизы ценности документов нужно прежде всего руководствоваться следующими критериями:

  • имеет ли рассматриваемый документ историческое, научное и практическое значение;
  • подумать, не навредит ли кому-либо в дальнейшем уничтожение документа;
  • представить, в каких ситуациях этот документ может кого-то в буквальном смысле спасти от больших проблем (например, подтвердить права на собственность или пенсионные льготы).

И только после этого принимать решение.

В Основных правилах расписан порядок проведения экспертизы ценности документов. Остановимся на некоторых пунктах.

Фрагмент документа

Основные правила работы архивов организаций
(одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

Основные правила работы архивов организаций
(одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

2.3.2. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК)1 организации под методическим руководством архива...

2.4.1. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного хранения (приложение 1), временного хранения (свыше 10 лет) (приложение 2) и по личному составу (приложение 3), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 4).

При проведении экспертизы ценности необходимо просмотреть абсолютно все документы. «Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел» (п. 2.3.3 Основных правил). В пункте 2.4 Основных правил четко расписана процедура оформления результатов экспертизы ценности документов.

Необходимо заметить, что приступать к отбору документов на уничтожение следует только после систематизации, оформления документов постоянного хранения и по личному составу. Надо быть на 100% уверенным, что не будет уничтожен ни один документ, представляющий ценность.

Крупным организациям и ведомствам, стоящим на учете в Архивном фонде РФ (государственных архивах, областных, городских, муниципальных) легче справиться с отбором и уничтожением документов. Как правило, у них есть кураторы архивов, которые помогают им. У них есть план работы по обработке и уничтожению документов. И главное – такие организации имеют свою экспертную комиссию, в которую, как правило, входят компетентные сотрудники: работники службы делопроизводства, отдела кадров, финансового отдела и других жизненно важных для организации подразделений и, конечно, куратор вышестоящего архива.

Гораздо сложнее обстоит дело в маленьких организациях и у индивидуальных предпринимателей (ИП). Архивы различного уровня не ставят такие организации и ИП к себе на учет, не оказывают им никакой консультативной поддержки. Единственное, что они могут сделать, – это взять на работу опытного специалиста либо направить имеющегося сотрудника на обучение во ВНИИДАД или же нанять частную архивную компанию для проведения архивных работ. И тем не менее нужно иметь хоть какое-то представление о том, как проводить отбор документов и их уничтожение. Попробуем в этом разобраться в буквальном смысле по шагам.

Шаг 1. Вы начинаете подготовку документов временного хранения

Многие организации ежегодно проводят работу по выявлению документов, подлежащих уничтожению. При этом более всего «шерстят» такую массовую группу документов, как временного хранения от 1 года до 5 лет включительно. Сейчас, в 2014 году, это будут документы за 2008–2012 годы.

1. Сначала необходимо удостовериться, что в полном объеме сохранены следующие документы по 2013 год включительно:

  • постоянного хранения (перечислим самые основные, для удобства укажем некоторые статьи по Перечню 2010 года2):
    • приказы по основной деятельности (ст. 19);
    • журнал регистрации приказов по основной деятельности (ст. 258 а);
    • штатное расписание (ст. 71);
    • годовые балансы, отчеты о прибылях и убытках и др. (ст. 351);
    • годовые отчеты в ФСС, ПФР, статистику (ст. 390, 391);
    • книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (ст. 401);
    • документы по проведению конкурсов по крупным поставкам и наиболее важным работам и услугам (ст. 272 и 273);
  • по личному составу (75 лет хранения):
    • приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников) (ст. 19 б);
    • журнал регистрации приказов по личному составу (ст. 258 б);
    • штатные расстановки (отличаются от штатного расписания тем, что конкретно указаны Ф.И.О. работников и их оклады) (ст. 74);
    • лицевые счета работников (или расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты и дивидендов) (ст. 412, 413, 419);
    • личные дела уволенных работников (ст. 656);
    • личные карточки (ст. 658);
    • трудовые договоры / соглашения / контракты, договоры подряда с физическими лицами и акты выполненных работ (ст. 456 б, 657).

2. Выяснить, когда и какие были проверки (налоговой инспекции, аудиторской фирмы и т.п.). Уточнить, на основании какого документа была проведена проверка (№ и дата).

3. Выяснить, были ли какие-то судебные споры, разбирательства и т.п. Если были, то какие и когда. Узнать дату вынесения решения суда. Если судебное дело не закрыто, то уничтожать относящиеся к судебной тяжбе документы нельзя.

4. Итак, если в вашей организации все соответствует основным требованиям: есть в полном составе документы постоянного хранения и по личному составу (причем все имеется на бумажных носителях), нет судебных дел, то можно приступать к отбору документов за 2008–2012 годы на уничтожение.

Какие документы за 2008–2012 годы можно уничтожить в 2014 году (перечислим самые распространенные со сроками хранения от 1 года до 5 лет включительно):

  • приказы об очередных отпусках, краткосрочных командировках, дисциплинарных взысканиях, дежурствах и др. (ст. 19 б (2));
  • приказы по административно-хозяйственной деятельности (ст. 19 в);
  • табели учета рабочего времени (но при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет,...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Срок хранения заявлений на выплаты работникам на обустройство на новом месте

В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – 50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним – 10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?

Если первичные учетные документы сканируются

В нашей компании ввели электронный архив для документов первичного учета. Теперь все документы первичного учета (например, счета-фактуры, универсальные передаточные документы), которые первоначально подготавливаются на бумаге и на них проставляются «живые» подписи и печати, сканируются и сохраняются в электронном архиве. Вопрос: при наличии официального электронного архива нужно ли также хранить изначально подготовленные бумажные версии этих первичных документов или оставлять на хранении только их электронные аналоги в электронном архиве? Если бумажные первоисточники хранить не нужно, то каким образом тогда оформлять их уничтожение, если по Перечню типовых архивных документов они имеют определенный срок хранения? Какое законное основание должно быть для выделения к уничтожению данных бумажных документов? Я ответила нашему главному бухгалтеру, что нужно хранить и бумажные документы, но стала немножко сомневаться. Прошу дать ответ.

Какой срок хранения у приказов об утверждении типовых форм договоров?

Просим дать разъяснения о том, какой срок хранения необходимо применять для приказов об утверждении типовых форм договоров. В ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) есть несколько вариантов. Какой из них выбрать?

Как вывести дела долговременного хранения из описи постоянного хранения № 1

Прошу помощи экспертов в разъяснении ситуации в области архивного хранения документов на предприятии, которое не является источником комплектования госархива. До 2018 года в сводную опись постоянного срока хранения включали дела долговременного срока. Подскажите, пожалуйста, как грамотно перевести номера дел долговременного срока из описи постоянного срока № 1. Учитывая, что номера дел начнутся, видимо, уже в новой описи дел долговременного срока № 3.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?