Экспертиза ценности научно-технической документации

Какими могут быть экспертные комиссии по составу и назначению? Как регламентировать их работу? Какими документами руководствоваться при проведении экспертизы ценности научно-технических документов? Что необходимо сделать до передачи дел в архив организации из структурных подразделений? И как можно оптимизировать состав хранимой документации после этого? Многие рекомендации автора одинаково применимы как к научно-техническим, так и к управленческим документам.

В предыдущей статье мы с вами договорились рассмотреть вопрос о том, как сократить, упорядочить количество и состав документов, хранящийся в техническом архиве. Для этого существует некая процедура, которая называется «экспертиза ценности».

Процесс проведения экспертизы ценности позволяет нам формировать понятие «архива» не как склада, куда приносится и сваливается бумажное разнообразие, а «архива» как места, где документация учтена, расположена в некой логической последовательности (использование данной документации устроено таким образом, чтобы нахождение нужного документа не приводило к необходимости проведения полной инвентаризации). А самое главное – в архиве должна отложиться значимая документация. То, что утратило свое историческое и практическое значение, не должно занимать место на архивной полке.

Разобьем процесс экспертизы ценности на две части:

  • до поступления документов в архив – на этом этапе экспертизы мы рассматриваем все документы, созданные и полученные организацией, отбираем документы постоянного хранения или временного срока хранения (более 10 лет). Данная документация поступает в архив организации;
  • после поступления документов в архив – рассматриваем документы, уже поступившие на хранение в архив организации, на предмет выделения документов, сроки хранения которых истекли (например, прошло 45 или 75 лет с момента закрытия документа), а также изучаем документы постоянного хранения, утратившие практическую ценность и не имеющие исторической ценности.

Экспертиза ценности до поступления документов в архив

Давайте рассмотрим процесс экспертизы ценности безотносительно вида документов, подвергающегося данной процедуре, т.е. экспертизу ценности управленческой и научно-технической документации. С данной процедурой все работники ДОУ сталкивались часто:

  • Вначале – составление номенклатуры дел. При этом мы:
    • определяем состав документации, формирующейся при работе нашей организации,
    • прописываем направления движения документов по структурным подразделениям (определяем схему движения),
    • устанавливаем сроки хранения дел (документов в них), опираясь на Перечень со сроками хранения. Нетрудно понять, что как только мы в номенклатуре дел указываем срок хранения «постоянно», «45» или «75 лет», мы понимаем, что данная документация претендует на место на архивной полке.
  • Затем – работа с делами и документами, отложившимися в структурных подразделениях. Мы сейчас говорим о делах, закрытых производством. Дела должны быть оформлены соответствующим образом, а кроме того, на титульном листе дела должен быть проставлен срок его хранения (к нему можно добавить номер статьи по Перечню). На эту информацию мы и ориентируемся. Целью проведения данного этапа работы является разделение всего массива документов на 3 части:
    • документы постоянного и временного (обычно 10 лет и более) срока хранения, которые должны быть переданы в архив организации;
    • документы временного хранения (обычно менее 10 лет), сроки хранения которых еще не истекли. Документы продолжают храниться в организациях в структурных подразделениях;
    • документы временного хранения, сроки хранения которых истекли. На данные документы составляется акт о выделении их к уничтожению.

Итак, экспертиза ценности – это процесс. Каковы инструменты проведения данного процесса?

Кто проводит экспертизу ценности?

Этим занимается экспертная комиссия (ЭК). На какие документы она опирается?

Для функционирования экспертной комиссии нужны:

  • приказ о создании ЭК,
  • реально действующий компетентный состав ЭК,
  • положение об ЭК.

Решения этого коллегиального органа оформляются протоколом.

Пример 1. Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Промахи новых Правил хранения научно-технической документации

Описаны основные проблемы содержания новых Правил хранения НТД, в т.ч. касающиеся электронных НТД. Охарактеризованы главные болевые точки самих научно-технических документов в современной России (в т.ч. на примере яркого судебного разбирательства о попытке госорганов Тульской области вернуть необходимую проектную документацию советского института, приватизированного в 1992 году).

Как систематизировать управленческие документы и НТД в головном офисе и филиалах

Как разобраться в ситуации, когда архивным хранением документов занимается не только головной офис, но и филиалы, когда отдельно хранится управленческая и научно-техническая документация? Каким образом при этом систематизировать документальный и архивный фонды? Как составлять номенклатуру дел? Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя.

Вступили в силу новые Правила хранения НТД

Для кого обязательны уже вступившие в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации. Что относится к НТД (перечислили их группы и виды документов внутри) – этого в Правилах нет, но данная информация пригодится вам для их понимания. Далее объясняем «основные вехи» того, как новые Правила регламентируют процессы работы: принципы систематизации документов у каждой группы НТД свои; что будет единицей хранения / учета; регистрация электронных НТД; основные положения об использовании и экспертизе ценности НТД и др. Что организация должна регламентировать сама.

Особенности подготовки научно-технической документации (НТД) к передаче в архив организации

Каковы принципиальные отличия в работе с научно-технической документацией от управленческой? Какие формы приемо-сдаточной описи для передачи НТД в архив в каких случаях лучше использовать? Как отличаются обложки дел у разных видов НТД (научно-исследовательских отчетов, проектной и конструкторской документации)? Как оформить дело, пронумеровать листы, составить лист-заверитель и внутреннюю опись? Как разобраться с форматами чертежей, что фальцевать (складывать), что брошюровать? Как разместить собранные ­«драгоценности» в архивохранилище, чтобы потом было удобно осуществлять поиск и замену НТД? Что выдавать ­пользователям?

Вступили в силу новые Правила хранения НТД

Для кого обязательны уже вступившие в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации. Что относится к НТД (перечислили их группы и виды документов внутри) – этого в Правилах нет, но данная информация пригодится вам для их понимания. Далее объясняем «основные вехи» того, как новые Правила регламентируют процессы работы: принципы систематизации документов у каждой группы НТД свои; что будет единицей хранения / учета; регистрация электронных НТД; основные положения об использовании и экспертизе ценности НТД и др. Что организация должна регламентировать сама.

Как сдать свои документы в госархив?

Отвечаем на 2 глобальных вопроса. Во-первых, куда ликвидируемой организации сдавать оставшиеся документы, что именно и кто возьмет? Во-вторых, как «ныне здравствующей» организации стать источником комплектования государственного или муниципального архива и что это ей даст? Мы рассказываем о процедуре и подводных камнях.

Промахи новых Правил хранения научно-технической документации

Описаны основные проблемы содержания новых Правил хранения НТД, в т.ч. касающиеся электронных НТД. Охарактеризованы главные болевые точки самих научно-технических документов в современной России (в т.ч. на примере яркого судебного разбирательства о попытке госорганов Тульской области вернуть необходимую проектную документацию советского института, приватизированного в 1992 году).

Научно-технические архивы

Настоящую статью хотелось бы предложить тем руководителям служб ДОУ, в подчинении которых оказался архив научно-технической документации (произойти это «радостное» событие может по-разному: вы можете устроиться на работу в такую организацию либо получить документы «по наследству» в процессе ее ликвидации или реорганизации). Начнем с азов: какие виды научно-технических документов бывают? как по названию организации можно определить виды создаваемых ею документов? чем отличается система хранения научно-технических документов от используемой для управленческих? на какие Основные правила работы и ГОСТы нужно опираться?