Настоящую статью хотелось бы предложить тем руководителям служб ДОУ, в подчинении которых оказался архив научно-технической документации (произойти это «радостное» событие может по-разному: вы можете устроиться на работу в такую организацию либо получить документы «по наследству» в процессе ее ликвидации или реорганизации). Начнем с азов: какие виды научно-технических документов бывают? как по названию организации можно определить виды создаваемых ею документов? чем отличается система хранения научно-технических документов от используемой для управленческих? на какие Основные правила работы и ГОСТы нужно опираться?
Управленческая документация (УД) – документация общего делопроизводства, организационно-распорядительная, планово-отчетная, документация по личному составу – в значительной степени отличается от научно-технической документации (НТД): у нее свои разновидности, свои ГОСТы, которыми следует руководствоваться, а система хранения может быть отлична от системы хранения УД.
Какие архивы бывают?
Допустим, вы столкнулись с тем, что архив технической документации в вашей организации уже имеется (вы можете устроиться на работу в такую организацию или получить ее документы «по наследству» в процессе ее ликвидации или реорганизации).
Обратимся к определению, что же такое «архив» и каковы его функции. В статье 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»1 говорится следующее: архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
Итак, архивы могут быть структурными подразделениями организации, в т.ч. внутриведомственными, а также самостоятельными учреждениями, имеющими различный статус и различную систему подчинения:
-
федеральные архивы (непосредственно подчиняющиеся Росархиву);
-
государственные архивы (архивы субъектов РФ);
-
архивы муниципалитетов (органов местного самоуправления);
-
архивы ведомств, заключившие договор (соглашение) с Росархивом на осуществление депозитарного хранения документов, образующихся в их подведомственных организациях.
Но каким бы ни был архив, функции его всегда остаются неизменными:
- хранение и обеспечение сохранности документации;
- учет (при приеме на хранение в архив документация должна быть учтена: зафиксирована в инвентарных книгах, базах данных, указателях и т.п.);
- комплектование (архив должен принимать на хранение документы от передающих структурных подразделений / организаций);
- использование (расположить документацию необходимо так, чтобы легко и быстро впоследствии отыскать требуемый документ).
Нас с вами интересует архив как структурное подразделение, хранящее научно-техническую документацию своей организации.
Какие виды НТД хранит архив?
Как определить, какой вид НТД хранит архив? Это можно сделать по названию организации.
Допустим, к вам попали документы научно-исследовательского института, в аббревиатуре названия которого есть НИИ (ВНИИА, НИИТ и др.), следовательно, эта организация разрабатывает научно-исследовательскую документацию. В ее архиве вы встретите отчеты по научно-исследовательским работам, технические отчеты, отчеты по темам, могут быть регламенты, методики, рецензии, аннотации и др.
Система хранения научно-исследовательской документации мало чем отличается от хранения управленческой документации. Хранение традиционно осуществляется по видам документации (УД отдельно от НТД, научно-исследовательская документация отдельно от других видов НТД), далее документы должны располагаться по хронологии. Внутри годовых разделов система хранения может быть выбрана организацией самостоятельно: по направлениям деятельности организации, по лабораториям...
