В данной ситуации нет оснований для споров. Алгоритм очень простой.
Если вы знаете, что требования семейства стандартов системы менеджмента качества (СМК) применяются в процессах производства продукции и услуг, отвечающих требованиям потребителей, с целью повышения удовлетворенности потребителей (таковы сфера стандартизации и область применения серии стандартов ISO 9000, ISO 9001 и соответствующих стандартов ГОСТ Р ИСО), то, конечно же, в качестве нормативного документа будете использовать Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; с изменениями; далее – Перечень НТД). Рекомендуем обратить внимание на раздел 10 «Качество и безопасность продукции» данного Перечня НТД, в котором с учетом «звенности» устанавливаются сроки хранения документов о качестве продукции.
«Звенность» означает, что сроки хранения типовых архивных документов дифференцируются по 4 группам («звеньям») организаций в зависимости от «роли» организации в процессе документирования научно-технической и производственной деятельности:
- организация, утверждающая или согласовывающая документы;
- организация-разработчик документов;
- организация-заказчик;
- организация, применяющая уже разработанные и утвержденные документы (эксплуатационные и иные хозяйствующие организации, не являющиеся заказчиками документации).
Если роли (функции) организации совпадают, ведь стандарты СМК организация может разрабатывать самостоятельно и быть одновременно заказчиком, разработчиком и «эксплуатирующей» организацией, то сроки хранения документов устанавливаются по звену с большими сроками, что необходимо подтвердить соответствующей записью в протоколе заседания экспертной комиссии организации.
Наконец, если вы знаете, что система документации, обеспечивающая систему менеджмента качества, состоит из подсистем документации, что документы системы СМК должны «пронизывать» любой производственный процесс, то обратите внимание и на другие разделы Перечня НТД.
Система управления качеством должна быть организована (политика или руководства по качеству являются организационными документами), процесс производства планируется (должны разрабатываться планы обеспечения качества), технологически устанавливаются требования к качеству продукции или оказания услуги (в спецификациях, стандартах предприятия, методиках), разрабатываются технологические и технические документы (рабочие инструкции, чертежи), оперативно поддерживаются заданные параметры (документируются параметры производственных процессов, в т.ч. фиксируются «записи» о выполненных действиях, этапах производственных процессов, их времени, длительности и т.п., фиксация может производиться и автоматически).
Так, сроки хранения организационных документов по СМК (политика, стандарт на разработку стандартов и т.п.) и стандартов организации (СТп) можно устанавливать по ст. 1541 или 1564 раздела 11 «Техническая регламентация, сертификация, метрологическое обеспечение производства» Перечня НТД. Сроки хранения технологических документов, спецификаций и т.п., отражающих параметры, в том числе качественные, производимой продукции, в зависимости от видов документов можно найти в разделе 8 «Производство». Самое главное – понимать, что срок хранения устанавливается после комплексной оценки документов по качеству продукции в их взаимосвязи с системой производственной и технологической документации.
И поскольку в типовых перечнях документов со сроками хранения объектами регламентации являются прежде всего категории и виды документов (а «вид» – это обобщенное классификационное понятие, которое используется для названия документов, имеющих одну и ту же цель создания, выполняющих одну и ту же функцию и, как правило, принадлежащих к одной и той же системе документации), то срок хранения конкретных документов (их разновидностей, которые возникают в управленческой деятельности) является результатом интеллектуальной аналитической и совместной деятельности специалистов отрасли, специалистов делопроизводства и архива, которые проводят экспертизу ценности документов, определяя тем самым их конкретное значение для деятельности конкретной организации.
В заключение отметим, что в процессе разработки документов по производству продукции и последующей экспертизы их ценности любой организации необходимо соответствовать требованиям к качеству и обязательному составу документов (порядку документирования), которые могут устанавливаться на федеральном уровне техническими условиями (принимаются в законодательном порядке) и национальными стандартами Российской Федерации на соответствующие виды продукции.
