Как составить коммерческое предложение в виде официального письма? Какие его виды бывают и как их принято регистрировать? Как адресовать, скомпоновать текст и подписать? Какие графические и текстовые зацепки повысят эффективность вашего коммерческого предложения?
В статье вы найдете примеры оформления отдельных реквизитов и целого документа, а также удачные формулировки.
Один из сложнейших видов писем – коммерческое предложение. Для его создания мало уметь составлять деловое письмо, нужно еще досконально ориентироваться в продукции своей компании и оказываемых ею услугах и хорошо знать свою целевую аудиторию. Мы предлагаем отнестись к коммерческому предложению как к полноценному деловому письму, а не как к очередной рекламной листовке вроде тех, что раздают промоутеры в торговых центрах. Для этого нужно, во-первых, определиться с видом предложения, во-вторых, точно сформулировать цель, которую оно преследует, и, в-третьих, составить предложение так, чтобы максимально увеличить его шансы быть прочитанным.
3 вида коммерческих предложений
Обычно используется 3 вида коммерческих предложений (далее – КП):
-
«Холодное» – самое распространенное КП с самой низкой отдачей в виде откликов клиентов. Мы говорим об универсальном письме-предложении с полным отсутствием персонализации и простым перечислением товаров или услуг, оказываемых организацией. Ежедневно менеджер по продажам может отправить до сотни таких писем по электронной почте или по факсу.
-
Персонализированное – составляется для определенной организации до того, как произойдет первая встреча менеджера по продажам и руководителя, принимающего решение о покупке. В основе подготовки такого КП – скрупулезный сбор информации о компании-адресате. Такое письмо начинается с обращения лично к генеральному директору (или другому должностному лицу), а в его тексте содержится только тот продукт компании-продавца, который может заинтересовать именно его.
- КП под конкретную сделку. Оно составляется уже после того, как продавец и потенциальный клиент познакомятся, неоднократно встретятся и совместными усилиями поймут, какой продукт продавца лучше всего удовлетворит потребности клиента. В содержании коммерческого предложения, таким образом, будет сделан упор на расчет стоимости товара или услуги, выгод клиента после использования продукта и т.п. Часто подобное КП принимает вид не письма, а многостраничного проекта. В этом случае проект направляется клиенту с сопроводительным письмом, которое, в отличие от первых двух видов КП, пройдет путь полноценного входящего документа и гарантированно будет прочитано.
Рассмотрим коммерческое предложение как один из видов деловых писем с соответствующей структурой. Дополнительной целью при составлении КП будет экономия места на бланке. Особенно это актуально для «холодного» предложения. Если у компании много разнообразных услуг, перечислять приходится как можно больше – никто не знает, что может стать интересно тому или иному адресату. А объем письма не безграничен, и уместить свое предложение желательно на одном-двух листах.
Бланк коммерческого предложения
Организация может создать специальный бланк для коммерческих предложений и утвердить его в инструкции по делопроизводству.
Бланк для КП может отличаться от бланка письма:
- продольным расположением реквизитов – это сэкономит место;
- отсутствием полей для ссылки на дату и номер письма-запроса (с той же целью) и
- более ярким оформлением, чем у обычного бланка для переписки.
Не нужно раскрашивать лист бумаги во все цвета радуги, но графические объекты на нем желательны. Они призваны выделить письмо среди других, но при этом не должны отвлекать от текста. Собственными логотипом и слоганом злоупотреблять не стоит, если только они не однозначно узнаваемы любым представителем целевой аудитории компании. Можно разместить на полях бланка рисунки по теме предложения (например, если свои услуги предлагает агентство интернет-маркетинга, то это могут быть различные символы, ассоциирующиеся именно с веб-пространством)....
