Протокол – документ, в котором фиксируются ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Он относится к подсистеме распорядительных документов системы организационно-распорядительной документации, т.к. в окончательном виде содержит формулировку решения, принятого на основе коллегиальности, прежде всего путем голосования.
В других системах и подсистемах документации могут встретиться протоколы иных разновидностей, которые прежде всего будут составляться как документы, фиксирующие решение, принятое коллегиально уполномоченными лицами или уполномоченным органом. Например:
- в договорной работе – протокол разногласий или, наоборот, протокол согласования цены договора;
- в кадровом деле – протокол аттестации;
- в медицинской документации – протокол, по которому осуществляется оказание медицинской услуги;
- известны учредительные протоколы, административные протоколы, протоколы контроля действий в информационных системах и т.п.
Правила и административного, и корпоративного управления требуют, чтобы каждый орган коллегиального управления в организации действовал на основании положения о нем и регламента работы. Вот в регламент работы обычно и включается специальный раздел «Документирование деятельности» или «Оформление протокола», в котором должны быть установлены порядок подготовки, согласования и сроки оформления протокола как официального управленческого документа. Это вопрос, подлежащий обязательной регламентации, т.к. на самом заседании составляется черновик протокола, ведется его аудио- или видеозапись или одновременно используются все способы документирования, включая даже стенографирование, и для оформления официального документа требуется время. В зависимости от вида коллегиального органа и уровня управления в качестве обычая делового оборота в соответствующий регламент работы включается правило, согласно которому протокол как официальный документ может быть оформлен не позднее 3–5 дней с даты заседания. В инструкции по делопроизводству организации также можно установить общие правила оформления протокола, используя материалы п. 3.3.5.4 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).
«Лучшие практики» организаций рекомендуют в регламент работы конкретного органа коллегиального управления включать конкретный срок оформления официального протокола заседания, причем этот срок может быть установлен 1 день или «на следующий день» после заседания в зависимости от того, когда предполагается вступление в силу решения, принятого коллегиально. И поскольку обычно решение вступает в силу в день его принятия, если, конечно, данный срок специально не устанавливается как элемент решения, вопрос о согласовании протокола в статусе проекта официального документа должен формулироваться не «как правильно согласовать?», а «что подлежит согласованию?»
Действительно, председатель заседания отвечает за то, чтобы на голосование было поставлено решение в максимально точной и конкретной формулировке (что сделать – кому – когда), секретарь также максимально точно фиксирует эту формулировку и результаты голосования по ней. После принятия решения, после голосования оно уже не нуждается в каком-либо согласовании. Наоборот, председатель и секретарь заседания несут юридическую ответственность за включение в протокол заседания, оформляемый как официальный документ, принятого решения в той речевой формуле и с теми параметрами, которые были поставлены на голосование на заседании. То есть принятое решение, оформляемое в распорядительной части текста протокола, согласованию не подлежит. А вот разрешают согласовывать в регламентах некоторых организаций только правильность записанных секретарем вопросов, выступлений, замечаний, которые были высказаны на заседании и могли повлиять на формулировку принятого решения и в отражении которых в протоколе заинтересованы члены коллегиального органа.
Рекомендуем для каждого органа коллегиального управления (собрание акционеров или учредителей, совет директоров, правление, комитет, совет, комиссия, оперативное совещание, собрание трудового коллектива и т.п.) разработать соответствующие организационные документы – положение и регламент работы. Следует иметь в виду, что наличие этих документов оценивается сейчас как показатель качества управления организацией, связанный с показателями делегирования полномочий и контроля за системой принятия решений.
В регламенте работы особое внимание необходимо уделить планированию и процедуре подготовки заседания или собрания. Если регламент будет предусматривать заблаговременное представление и своевременную рассылку членам коллегиального органа не только повестки дня, но и заранее составленных аналитических материалов, справок, докладов по пунктам повестки дня и списка приглашенных для обсуждения каждого пункта, тезисов выступлений, других необходимых материалов и презентаций, а также подготовленных на их основе проектов решений с их обоснованием, что необходимо для согласования, обсуждения, уточнения, обеспечения ресурсами и предварительного контроля за возможностью реализации, то и каждое заседание будет проходить организованно, и его официальный протокол может быть оформлен в кратчайшие сроки (в день заседания или не позднее чем на следующий день). А вопрос о согласовании протоколов вообще не будет подниматься.
В соответствии с правилами административного управления процедуру согласования вообще запрещается использовать в качестве подмены процедуры разработки решений и проектов документов. А в процессе оформления протокола уже после состоявшегося заседания принятое коллегиальное решение никакому согласованию подлежать не может. Даже при заочном голосовании и проведении коллегиальных заседаний по системе видеоконференции проекты решений должны разрабатываться, обсуждаться и согласовываться заранее, до заседания, на котором решение принимается, или переноситься из-за разногласий и неподготовленности вопроса.
Истина всегда конкретна, поэтому как применять процедуру согласования, что подлежит согласованию и в какие сроки оформляется протокол, каждая организация должна устанавливать самостоятельно в своих регламентирующих документах на основе общих принципов документирования коллегиальной деятельности.
