Протокол – документ, в котором фиксируются ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Он относится к подсистеме распорядительных документов системы организационно-распорядительной документации, т.к. в окончательном виде содержит формулировку решения, принятого на основе коллегиальности, прежде всего путем голосования.
В других системах и подсистемах документации могут встретиться протоколы иных разновидностей, которые прежде всего будут составляться как документы, фиксирующие решение, принятое коллегиально уполномоченными лицами или уполномоченным органом. Например:
Правила и административного, и корпоративного управления требуют, чтобы каждый орган коллегиального управления в организации действовал на основании положения о нем и регламента работы. Вот в регламент работы обычно и включается специальный раздел «Документирование деятельности» или «Оформление протокола», в котором должны быть установлены порядок подготовки, согласования и сроки оформления протокола как официального управленческого документа. Это вопрос, подлежащий обязательной регламентации, т.к. на самом заседании составляется черновик протокола, ведется его аудио- или видеозапись или одновременно используются все способы документирования, включая даже стенографирование, и для оформления официального документа требуется время. В зависимости от вида коллегиального органа и уровня управления в качестве обычая делового оборота в соответствующий регламент работы включается правило, согласно которому протокол как официальный документ может быть оформлен не позднее 3–5 дней с даты заседания. В инструкции по делопроизводству организации также можно установить общие правила оформления протокола, используя материалы п. 3.3.5.4 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).
«Лучшие практики» организаций рекомендуют в регламент работы конкретного органа коллегиального управления включать конкретный срок оформления официального протокола заседания, причем этот срок может быть установлен 1 день или «на следующий день» после заседания в зависимости от того, когда предполагается вступление в силу решения, принятого коллегиально. И поскольку обычно решение вступает в силу в день его принятия, если, конечно, данный срок специально не устанавливается как элемент решения, вопрос о согласовании протокола в статусе проекта официального документа должен формулироваться не «как правильно согласовать?», а «что подлежит согласованию?»
Действительно, председатель заседания отвечает за то, чтобы на голосование было поставлено решение в максимально точной и конкретной формулировке (что сделать – кому – когда), секретарь также максимально точно фиксирует эту формулировку и результаты голосования по ней. После принятия решения, после голосования оно уже не нуждается в каком-либо согласовании. Наоборот, председатель и секретарь заседания несут юридическую ответственность за включение в протокол заседания, оформляемый как официальный документ, принятого решения в той речевой формуле и с теми параметрами, которые были поставлены на голосование на заседании. То есть принятое решение, оформляемое в распорядительной части текста протокола, согласованию не подлежит. А вот разрешают согласовывать в регламентах некоторых организаций только правильность записанных секретарем вопросов, выступлений, замечаний, которые были высказаны на заседании и могли повлиять на формулировку принятого решения и в отражении которых в протоколе заинтересованы члены коллегиального органа.
Рекомендуем для каждого органа коллегиального управления (собрание акционеров или учредителей, совет директоров, правление, комитет, совет, комиссия, оперативное совещание, собрание трудового коллектива и т.п.) разработать соответствующие организационные документы – положение и регламент работы. Следует иметь в виду, что наличие этих документов оценивается сейчас как показатель качества управления организацией, связанный с показателями делегирования полномочий и контроля за системой принятия решений.
В регламенте работы особое внимание необходимо уделить планированию и процедуре подготовки заседания или собрания. Если регламент будет предусматривать заблаговременное представление и своевременную рассылку членам коллегиального органа не только повестки дня, но и заранее составленных аналитических материалов, справок, докладов по пунктам повестки дня и списка приглашенных для обсуждения каждого пункта, тезисов выступлений, других необходимых материалов и презентаций, а также подготовленных на их основе проектов решений с их обоснованием, что необходимо для согласования, обсуждения, уточнения, обеспечения ресурсами и предварительного контроля за возможностью реализации, то и каждое заседание будет проходить организованно, и его официальный протокол может быть оформлен в кратчайшие сроки (в день заседания или не позднее чем на следующий день). А вопрос о согласовании протоколов вообще не будет подниматься.
В соответствии с правилами административного управления процедуру согласования вообще запрещается использовать в качестве подмены процедуры разработки решений и проектов документов. А в процессе оформления протокола уже после состоявшегося заседания принятое коллегиальное решение никакому согласованию подлежать не может. Даже при заочном голосовании и проведении коллегиальных заседаний по системе видеоконференции проекты решений должны разрабатываться, обсуждаться и согласовываться заранее, до заседания, на котором решение принимается, или переноситься из-за разногласий и неподготовленности вопроса.
Истина всегда конкретна, поэтому как применять процедуру согласования, что подлежит согласованию и в какие сроки оформляется протокол, каждая организация должна устанавливать самостоятельно в своих регламентирующих документах на основе общих принципов документирования коллегиальной деятельности.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Подскажите, пожалуйста, каков срок хранения приказа на дополнительный день отдыха для донора крови.
Управляющая организация (АО) издает приказ. Он готовится на бланке АО, в констатирующей части указывается, что действия распространяются на ООО. Как указать подписанта: генеральный директор АО или генеральный директор АО (управляющая организация)?
Для регистрации приказов по основной деятельности был заведен журнал с книжным переплетом. При заведении журнала его прошили, все листы пронумеровали. Однако в течение года журнал был заполнен не полностью. Какое количество листов в деле следует указать на обложке: сколько всего листов в журнале или сколько листов заполнено?
Есть ли какой-то установленный срок для закрытия номенклатуры дел? Сбились с ног, уговаривая структурные подразделения заполнить графу «Количество дел» в номенклатуре – ведь без этой графы не получится составить итоговую запись!
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Как правильно писать: «представляем информацию» или «предоставляем информацию» по запросу; «представляем документы» или «предоставляем» их?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
