Вы узнаете, что и как можно «раскрасить» в MS Excel, как это позволит создать дополнительный комфорт в решении некоторых задач делопроизводства. Чаще всего цветовое выделение ячеек используется в инструментах условного форматирования (когда визуально выделяются ячейки, содержащие определенные даты, числа, слова), реже – в инструментах сортировки и фильтрации (начиная с версии MS Excel 2007). Очень популярным инструментом являются стили таблиц Excel, которые предлагают готовые цветовые решения, позволяющие красиво оформить таблицы буквально в считанные секунды.
Базовые знания о таблицах и ячейках Excel
Электронный документ (файл) Excel называется книгой, которая состоит из листов (в Excel 2007/2010/2013 лист содержит 16384 столбцов и 1048576 строк). Ячейки, которые находятся на пересечении строк и столбцов, могут содержать до 32 767 числовых или текстовых символов, кроме того, в ячейки могут быть записаны формулы для вычислений с максимальной длиной записи 8 192 символа.
На листе Excel можно выделять ячейки, строки, столбцы и диапазоны. Диапазон – это две и более ячейки листа, причем ячейки диапазона могут быть как смежными, так и несмежными.
Понятие таблиц, отличное от понятия диапазонов, впервые появилось в Excel 2007. Первоначально такие таблицы называли еще базами данных Excel, поскольку требования к ним были сходны с требованиями к таблицам баз данных, но более приемлемым оказалось название больших таблиц, которое достаточно быстро сократилось до термина таблица. Основными требованиями к таким таблицам являются:
- отсутствие объединенных ячеек, пустых столбцов и строк,
- одна отдельная строка в них должна содержать данные только об одном объекте,
- данные внутри одного столбца должны быть однотипными.
Именно эти требования к таблицам позволяют автоматически выполнять различные задачи анализа данных. В диапазонах, которые используются для решения простых задач, эти требования могут не выполняться.
Быстрое цветовое оформление с помощью «стилей таблиц»
В качестве примера заполним на листе Excel фрагмент журнала учета приказов в виде диапазона (Рисунок 1).
Рисунок 1. Создание таблицы из диапазона (фрагмента журнала учета приказов)
Встанем курсором в любую ячейку диапазона и на вкладке «Вставка» верхнего меню в группе «Таблица» выберем одноименную команду (выделять ничего не надо). При этом открывается окно «Создание таблицы», где уже указано расположение данных будущей таблицы (т.е. диапазона, в котором мы находимся) и стоит «галочка» на параметре «Таблица с заголовками», т.к. Excel заголовок распознал, нажимаем на кнопку ОК.
Получаем таблицу, показанную на Рисунке 2, параллельно с которой появляется контекстная вкладка «Конструктор». На ней в разделе «Стили таблиц» кликнем на нижнюю стрелочку справа (отмечена цифрой 1). Откроется окно различных стилей таблиц, откуда мы можем выбрать понравившийся нам вариант оформления (Рисунок 3). При наведении указателя «мыши» на любой из стилей срабатывает режим динамического просмотра, который автоматически преобразует нашу таблицу в выбранный нами стиль.
Для дополнительной настройки полученной таблицы во вкладке «Конструктор» существует группа «Параметры стилей таблиц» (см. Рисунок 5), где с помощью соответствующих «галочек», можно создать в таблице строку итогов, выделить первый или последний столбец (в основном подобные выделения характерны для расчетных таблиц). Так же можно оформить, например, чередующиеся строки и / или чередующиеся столбцы либо совсем убрать чередование цвета у строк / столбцов таблицы.
Рисунок 2. Таблица журнала учета приказов (фрагмент) и вкладка верхнего меню «Конструктор»
