Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив
  3. Информационные технологии

Документоведческие требования к СЭД: ожидания и разочарования

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 10 / 2014
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
В начале года на сайте Росархива (archives.ru) в представлении «Документы», в разделе «Методические пособия, рекомендации, перечни» с пометкой «new!» опубликован отчет о НИР от 29.05.2013 № 016-2, который выполнен научным учреждением, имеющим статус «флагмана» нашей отрасли, ВНИИДАДом. Тема исследования сформулирована чрезвычайно актуально, а ожидаемые результаты могли бы обеспечить условия для перехода на реальный и эффективный электронный документооборот не только в государственных органах и органах местного самоуправления, но и действительно дать методологию для дальнейшего развития и совершенствования практически всех систем электронного ­документооборота, имеющихся на рынке. Итак, рассмотрим отчет о НИР «Архивоведческие и документоведеческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборт в процессе внутренней деятельности федеральных ­органов ­исполнительной власти».

Выводы

Примерно в 2010 г. на страницах журнала Records Management, издаваемого ARMA International (Association of Records Managers and Administrators), подводились итоги дискуссии, возникшей в профессиональном сообществе в связи с глобальным внедрением информационных технологий в работу с документами. Тема дискуссии – «Что важнее – предмет или метод?» Вывод был сделан однозначный: приоритетной является разработка теоретических и методологических основ документа как социального явления, для управления документами в информационной среде первична технология документирования и делопроизводства в организационном аспекте. Программные продукты для обработки информации могут применяться самые разнообразные, но в управлении организацией и бизнесом первична все-таки не информация, а документ как средство доказательства. Управляющим документами необходимо твердо стоять на своей профессиональной платформе и не впадать в ­зависимость от владельцев тех или иных инструментов.

Действительно, российский опыт также доказывает, что любые новые технологии в работе с документами «стоят на плечах» старых и без теоретической и методической опоры обваливаются. Для реального перехода на электронный документооборот требуется:

  • развивать учение о документе и его функциях,
  • изучать влияние электронной формы и форматов представления носителя на изменение состава реквизитов,
  • проводить их классификацию,
  • решать вопросы визуального отображения реквизитов и метаданных электронного документа,
  • развивать понятие об идентификационных реквизитах, обеспечивающих аутентичность документа как документа,
  • а самое главное – делопроизводство необходимо рассматривать как технологию, которую возможно стандартизировать, нормировать, механизировать, автоматизировать...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

Искусственный интеллект: правовое регулирование и как управляющим документами поучаствовать в «разделе пирога»

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2026
Информационные технологии

Искусственный интеллект – что понимать под этим термином? Смысловое наполнение уже меняется! Законодательное регулирование использования ИИ: первые ласточки за рубежом, ближайшие планы в России, зачем и как документировать деятельность ИИ (с примерами сроков хранения). Как внедрение ИИ меняет деловую деятельность? Какие риски возникают (в т.ч. кто будет отвечать за ошибочно принятые искусственным интеллектом решения)? Какие конкурентные преимущества могут использовать специалисты «архивно-документационной» отрасли, чтобы стать незаменимыми? За счет чего мы можем повысить эффективность внедрения ИИ в различных сферах деятельности организации, а не только в ДОУ?

Наталья Храмцовская
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО

Подводим в Excel итоги за год по объему документооборота

Делопроизводство и архив
№ 01 / 2026
Информационные технологии

Делимся опытом конкретной компании. Чем поможет Excel, если есть СЭД. Какую структуру данных можно собирать в Excel помесячно с подведением итогов за год. Почему сведения по разным направлениям лучше собирать на разных листах Excel и потом объединять их в сводной таблице. Как суммировать значения отдельных разбросанных ячеек или их непрерывного диапазона, вписывая формулу вручную или используя функцию «СУММ» или инструмент «Автосумма» (какой вариант для чего удобнее использовать). Как вставлять другие математические функции и формулы. Как в формуле использовать значения ячеек другого листа. Как наследовать данные из одной ячейки в другую. Как дублировать формулу в соседние ячейки итоговой строки или столбца (какие тонкости при этом учитывать). Как включить автоматический пересчет формул при изменении данных в исходных ячейках. Как таблицы с готовыми расчетами и сделанные на их основе диаграммы можно перенести в вордовский файл для оформления документа.

Дарья Конева
документовед и методолог построения процессов ДОУ в СЭД

Как разработать Регламент конвертации / миграции электронных документов

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2026
Информационные технологии

На основании какой нормативно-методической базы и каких ГОСТов разрабатывать ЛНА по работе с электронными документами. На что опираться при разработке ЛНА по конвертации / миграции электронных документов. Как его назвать: когда это будет инструкция, а когда регламент или положение, порядок. Какие вопросы необходимо регламентировать. Какие разделы включить.

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

Создание диаграмм на основе таблиц в Excel

Делопроизводство и архив
№ 12 / 2025
Информационные технологии

Показываем, как выбрать диапазон таблицы, из данных которого вы хотите построить диаграмму. Как выбрать оптимальный вид и разновидность диаграммы, которая лучше всего проиллюстрирует те выводы, которые вы хотите сделать на основе собранных «сухих цифр». Как потом наполнять выбранную концепцию деталями: надписями, цветом, линиями и др.

Дарья Конева
документовед и методолог построения процессов ДОУ в СЭД

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2020
Информационные технологии

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Надежда Артонкина
специалист по внедрению автоматизированных систем управления

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2012
Информационные технологии

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Антипов Денис
специалист по электронному документообороту ООО «Тулпар Техник»

Презентация годового отчета и плана

Делопроизводство и архив
№ 12 / 2019
Информационные технологии

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Наталья Клочкова
заместитель исполнительного директора торгово-производственной компании

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Делопроизводство и архив
№ 12 / 2022
Информационные технологии

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.

Елена Скрипко
руководитель научно-методического центра и направления образовательных программ ООО «ДокМенеджмент Консалт», член международной некоммерческой профессиональной ассоциации ARMA International
Софья Ульянцева
к.и.н., генеральный директор ООО «ДокМенеджмент Консалт», доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов ИАИ РГГУ