Как заключить договор с подрядной организацией на разработку и внедрение информационной системы? На какие этапы разбить и как оплачивать работы? Вас ждут советы практика для заказчиков. Несмотря на то что юридическую и финансовую экспертизу договора выполняют соответствующие подразделения компании, есть ряд нюансов, на которые следует обратить особое внимание и вам. Тем более что ключевым заказчиком внедрения системы электронного документооборота является ваше подразделение – вам потом «на этой машине ездить».
Сразу определимся, что речь идет о договоре между резидентами РФ. Будем разбирать вопросы в том порядке, в каком они обычно освещаются в структуре договора.
Термины и определения
В данной статье можно закрепить все термины и определения, которые стороны посчитают нужными. Т.е. степень детализации никак не регламентирована. Понятно, что лучше это делать без фанатизма. Чаще всего в данном разделе встречаются следующие термины и определения: проект, заказчик и исполнитель, генподрядчик и субподрядчик, оборудование, устав проекта, документация и т.д.
У меня были прецеденты, когда другая сторона по тем или иным причинам не согласовывала (не подписывала) проектные документы, ссылаясь на то, что ей не нравится их оформление. Поэтому рекомендую «на берегу» определить, что стороны понимают под терминами «документация» и «оформленная документация». Сделать это можно, например, так:
Документация – документация, создаваемая в процессе реализации проекта: управленческая проектная документация (протоколы, отчеты, устав проекта, запросы на изменения и т.п.), продуктовая проектная документация (техническое задание, проектные решения, эксплуатационная документация и т.д.).
Оформленная документация – зафиксированная на бумажном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, с визами согласования и утверждения (при необходимости).
Объект – корпоративная информационная система электронного документооборота «ДокУм».
Чтобы в тексте договора каждый раз не писать длинное конкретное наименование информационной системы, это можно сделать один раз, введя термин «объект» договора.
Предмет договора
Вариантов описания предмета договора множество, могу предложить парочку:
Пример 2. Предмет договора на разработку и внедрение СЭД
Вариант 1:
«Согласно настоящему договору Исполнитель обязуется разработать, ввести в действие и передать в постоянную эксплуатацию Объект в соответствии с Техническим заданием.
Техническое задание разрабатывается Исполнителем в соответствии со сроками, указанными в Календарном плане проекта (Приложение № 1 к настоящему Договору)».
Вариант 2:
«Заказчик поручает, а Исполнитель принимает на себя обязательства по оказанию информационно-консультационных услуг и выполнению работ (далее – Услуги) по внедрению программного обеспечения, содержание, перечень и сроки выполнения которых указаны в Приложениях к настоящему Договору».
На что еще необходимо обратить внимание при описании предмета договора? В процессе внедрения информационной системы, как правило, предполагается обучение пользователей работе в ней, а также специалистов заказчика, которые будут заниматься сопровождением этой системы (в том случае, если для выполнения данной работы не будет привлечена сторонняя организация). В календарном плане проекта нельзя использовать термин «обучение». Для проведения именно обучения требуется наличие соответствующих лицензий, поэтому лучше использовать такие формулировки, как «консультации» или «подготовка пользователей / специалистов».
Стоимость работ / услуг. Порядок оплаты
Если стоимость работ была определена по итогам тендера, в пункте договора, фиксирующем стоимость, необходимо указать реквизиты соответствующего документа, которым зафиксировано данное решение (например, протокола конкурсной комиссии).
Довольно часто в договорной схеме «заказчик – подрядчик (генподрядчик) – субподрядчик» генподрядчик в договоре с субподрядчиком условием выплаты денежных средств второму ставит получение денег от заказчика. Однако в соответствии с судебной практикой оплата генеральным подрядчиком выполненных субподрядчиком работ должна производиться независимо от оплаты работ заказчиком генеральному подрядчику (информационное письмо Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 24.01.2000 № 51).
В зависимости от продолжительности и сложности проекта определяется порядок оплаты. Как правило, работы по проекту принимаются и оплачиваются по завершении этапа – это в интересах заказчика. Но нужно подумать и о подрядчике: если продолжительность проекта составляет, например, 3 года и проект состоит из 5 этапов, то целесообразнее разбить график приема работ и оплаты на более мелкие периоды (подэтапы). Ведь если этап, к примеру, длится 8 месяцев, то все эти 8 месяцев подрядчику необходимо платить заработную плату своим работникам, занятым на проекте (если компания не очень крупная, то это будет достаточно проблематично).
Денежный вопрос ключевой. Потому его нужно максимально детализировать и зафиксировать еще на этапе согласования условий договора, чтобы стороны поняли, как они будут плыть, до того, как отчалят в общей лодке от берега. Оговоренный порядок оплаты для каждой стороны должен быть выполним. Это избавит от продолжения «переговоров по недетализированным аспектам» уже в процессе выполнения договора, когда заказчик будет больше зависеть от исполнителя, чем до его подписания (тогда он мог сменить исполнителя на более сговорчивого и обеспеченного).
Обратите внимание, на какие части можно разбить работы по договору и как их оплачивать. См. Примеры 3, 4 и 5.
Сроки выполнения работ
У длительных проектов мало указать конечный срок выполнения всех работ по договору в виде конкретной даты. Нужно указывать дату готовности для каждого этапа. Это позволит держать руку на пульсе:
- сразу видеть, когда и на сколько появляются задержки;
- заранее готовить собственные ресурсы для выполнения грядущего этапа (денежные, выделять своих специалистов, отрывая их от текущей деятельности).
К тому...
