Унификация форм документов организации – масштабная и важная работа, результаты которой столь же серьезны и фундаментальны: Табель форм документов и Альбом унифицированных форм. Оба этих документа, которыми служба делопроизводства по праву может гордиться, подстерегает одна и та же опасность: исполнители не пользуются ими в ежедневной работе. Выправить ситуацию сможет создание Альбома форм в электронном виде. Если у вас нет СЭД, то на выручку придут шаблоны документов в Word`е: вы сможете защитить выбранные фрагменты (или всю форму) от изменений и ввести поясняющие надписи на месте переменной информации, ­которую потом будет заполнять исполнитель.

Как показывает практика, даже самые сознательные в вопросах работы с документами сотрудники порой не находят времени для того, чтобы воспользоваться бумажной версией Альбома форм документов или его электронным изображением. Исполнитель, чья задача в данный момент составить документ:

  • будет искать файл с формой или с аналогичным документом, который можно «дозаполнить» или «подправить»,
  • и лишь во вторую очередь он будет искать изображение на бумаге или в форматах .pdf, .jpg (ведь по этим образцам ему придется все воспроизводить «своми ручками» с нуля).

Обычно дело заканчивается тем, что исполнитель получает от коллеги копию подобного же документа, составленного ранее, «чистит» ее от переменной информации и заполняет своей. И это не блажь ленивых коллег, а специфика времени. Трудно ругать людей за то, что они, привыкнув работать за компьютером, игнорируют многостраничный Альбом, допуская при этом ошибки в оформлении документов. Задача службы делопроизводства в этих условиях – предоставить работникам организации унифицированные формы документов в электронном виде, готовые к удобному использованию и расположенные в общедоступной сетевой папке, в которой легко найти нужную форму.

Альбом форм документов – вспомним о целях

Альбом форм документов организации представляет собой сборник унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации. Обычно Альбом разрабатывается сов­местно с Табелем форм документов и является своеобразным дополнением к нему, хотя и представляет собой самостоятельный локальный нормативный акт. Из Табеля мы узнаем о том, как нужно работать над документом, из Альбома – что получается в результате.

Согласно Методическим рекомендациям Росархива и ВНИИДАД в Альбом форм документов организации включаются:

  • введение;
  • классификатор унифицированных форм организации;
  • унифицированные формы документов;
  • приложения (список терминов и специальных сокращений, правила написания наименований организаций и должностей и др.)1.

Мы предлагаем дополнить этот список еще и электронными шаблонами унифицированных форм документов организации. Если у вас нет системы электронного документооборота (СЭД), то создавать их лучше в Word`е и вручную логично размещать на сервере в общедоступной папке. Представленные в общем доступе в локальной сети, эти шаблоны могут стать самой «рабочей» и используемой частью Альбома форм документов.

Если Альбом форм документов уже действует в организации, он дополняется электронным приложением. Если Альбома нет, то он разрабатывается сразу с учетом того, что к нему будут прилагаться электронные шаблоны форм.

Каков статус создаваемого нами электронного приложения к Альбому? Является ли оно полноценной частью локального нормативного акта или будет лишь удобным дополнением к Альбому? Это решать организации. Но, конечно, статус официального приложения к Альбому придаст сетевой папке с шаблонами дополнительную юридическую силу и позволит требовать от исполнителей ее использования в ежедневной работе.

Мы ни в коем случае не отрицаем бумажное воплощение Альбома форм документов. Это локальный нормативный акт, и естественно, что в абсолютном большинстве организаций он представлен в бумажном виде. Но и электронное приложение к Альбому в виде набора шаблонных форм сегодня обязательно, иначе этот документ не будет рабочим.

Что такое шаблон документа в MS Word?

Что представляет собой шаблон документа в Word`е? Это файл, при открытии которого автоматически создается его копия. Пользователь изначально работает с копией шаблона, внося в нее нужную ему информацию. Копия шаблона с внесенной пользователем информацией сохраняется, превращаясь в самостоятельный документ, а шаблон остается неизменным и может быть использован еще сколько угодно раз.

Создать шаблон технически легко. Для этого достаточно базового умения обращаться с компьютером. Работнику службы делопроизводства эта задача вполне по силам.

Вот как на практике может выглядеть сетевой электронный Альбом форм документов – см. Пример 1. Иерархия папок в каждой организации будет индивидуальной. В нашем примере видно, что документы в папке расположены согласно Классификатору унифицированных форм ­документов, действующему в организации.

Пример 1. Альбом форм документов в электронном виде
Пример 2. Шаблоны служебных записок

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Безбумажный документооборот: текущая ситуация и ближайшие перспективы

Какие препятствия на пути безбумажного документооборота существуют: в виде заблуждений и в виде объективных факторов. Дали советы, как их можно преодолевать уже сейчас. Как снизить расходы за счет использования простых и облачных ЭП. Как обстоят дела с доверенностью сотруднику организации, чтобы он смог использовать свою ЭП физлица в служебных целях. Оценили перспективы безбумажного кадрового документооборота. Разъяснили ближайшие новшества законодательства, которые принципиально изменят ситуацию за счет создания юридически значимых электронных дубликатов ранее созданных бумажных и электронных оригиналов документов. Объяснили, в какие глобальные изменения нашей отрасли это выльется.

Интервью с Алексеем Апкаликовым: последние тенденции в использовании электронных подписей

Ответы на актуальные вопросы дал исполняющий обязанности директора Удостоверяющего центра компании СберКорус Алексей Апкаликов. Какие события окончательно позволят перевести кадровые документы в цифру? Каким организациям может быть выгодно оформление электронных подписей (ЭП) своим работникам? Какие существуют ЭП по субъектам владения? На какой период выдаются и где их можно использовать? Сколько стоит их изготовление сейчас? Когда и для кого оно станет бесплатным? Может ли сотрудник, получивший подпись у работодателя, использовать ее где-то еще? Нужно ли что-то менять в случае изменения должности? Что нужно сделать при увольнении? Каких изменений нам ждать в ближайшем будущем?

Как достичь максимального эффекта от внедрения СЭД

Основная часть статьи – это сведенные в таблицу некорректные варианты и грамотные варианты работы с документами с использованием СЭД: при сканировании и регистрации входящих документов, отправке исходящих, согласовании проектов документов и др. Делается упор на детали, за счет изменения которых можно поменять «минус» на «плюс»: существенно снизить риск издания некорректных документов и трудозатраты. Статья написана автором по результатам внедрений СЭД в нескольких крупных организациях на стороне заказчика – пришло время делиться опытом :)

Проверка орфографии и грамматики в MS Word 2016

Показываем, как выполняется автоматическая проверка текста документа (как подчеркиваются ошибки и как можно управлять этим процессом). Если вы станете обращать внимание на выделение ошибок в Word, то сможете их исправлять, и тогда ваши документы станут грамотнее. Можно выполнить проверку текста на правила и русского, и иностранных языков: доступны не только английский и немецкий, но и более редкие языки – азербайджанский, арабские и многие другие.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Интервью с Алексеем Апкаликовым: последние тенденции в использовании электронных подписей

Ответы на актуальные вопросы дал исполняющий обязанности директора Удостоверяющего центра компании СберКорус Алексей Апкаликов. Какие события окончательно позволят перевести кадровые документы в цифру? Каким организациям может быть выгодно оформление электронных подписей (ЭП) своим работникам? Какие существуют ЭП по субъектам владения? На какой период выдаются и где их можно использовать? Сколько стоит их изготовление сейчас? Когда и для кого оно станет бесплатным? Может ли сотрудник, получивший подпись у работодателя, использовать ее где-то еще? Нужно ли что-то менять в случае изменения должности? Что нужно сделать при увольнении? Каких изменений нам ждать в ближайшем будущем?