Унификация форм документов организации – масштабная и важная работа, результаты которой столь же серьезны и фундаментальны: Табель форм документов и Альбом унифицированных форм. Оба этих документа, которыми служба делопроизводства по праву может гордиться, подстерегает одна и та же опасность: исполнители не пользуются ими в ежедневной работе. Выправить ситуацию сможет создание Альбома форм в электронном виде. Если у вас нет СЭД, то на выручку придут шаблоны документов в Word`е: вы сможете защитить выбранные фрагменты (или всю форму) от изменений и ввести поясняющие надписи на месте переменной информации, которую потом будет заполнять исполнитель.
Как показывает практика, даже самые сознательные в вопросах работы с документами сотрудники порой не находят времени для того, чтобы воспользоваться бумажной версией Альбома форм документов или его электронным изображением. Исполнитель, чья задача в данный момент составить документ:
- будет искать файл с формой или с аналогичным документом, который можно «дозаполнить» или «подправить»,
- и лишь во вторую очередь он будет искать изображение на бумаге или в форматах .pdf, .jpg (ведь по этим образцам ему придется все воспроизводить «своми ручками» с нуля).
Обычно дело заканчивается тем, что исполнитель получает от коллеги копию подобного же документа, составленного ранее, «чистит» ее от переменной информации и заполняет своей. И это не блажь ленивых коллег, а специфика времени. Трудно ругать людей за то, что они, привыкнув работать за компьютером, игнорируют многостраничный Альбом, допуская при этом ошибки в оформлении документов. Задача службы делопроизводства в этих условиях – предоставить работникам организации унифицированные формы документов в электронном виде, готовые к удобному использованию и расположенные в общедоступной сетевой папке, в которой легко найти нужную форму.
Альбом форм документов – вспомним о целях
Альбом форм документов организации представляет собой сборник унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации. Обычно Альбом разрабатывается совместно с Табелем форм документов и является своеобразным дополнением к нему, хотя и представляет собой самостоятельный локальный нормативный акт. Из Табеля мы узнаем о том, как нужно работать над документом, из Альбома – что получается в результате.
Согласно Методическим рекомендациям Росархива и ВНИИДАД в Альбом форм документов организации включаются:
- введение;
- классификатор унифицированных форм организации;
- унифицированные формы документов;
- приложения (список терминов и специальных сокращений, правила написания наименований организаций и должностей и др.) 1.
Мы предлагаем дополнить этот список еще и электронными шаблонами унифицированных форм документов организации. Если у вас нет системы электронного документооборота (СЭД), то создавать их лучше в Word`е и вручную логично размещать на сервере в общедоступной папке. Представленные в общем доступе в локальной сети, эти шаблоны могут стать самой «рабочей» и используемой частью Альбома форм документов.
Если Альбом форм документов уже действует в организации, он дополняется электронным приложением. Если Альбома нет, то он разрабатывается сразу с учетом того, что к нему будут прилагаться электронные шаблоны форм.
Каков статус создаваемого нами электронного приложения к Альбому? Является ли оно полноценной частью локального нормативного акта или будет лишь удобным дополнением к Альбому? Это решать организации. Но, конечно, статус официального приложения к Альбому придаст сетевой папке с шаблонами дополнительную юридическую силу и позволит требовать от исполнителей ее использования в ежедневной работе.
Мы ни в коем случае не отрицаем бумажное воплощение Альбома форм документов. Это локальный нормативный акт, и естественно, что в абсолютном большинстве организаций он представлен в бумажном виде. Но и электронное приложение к Альбому в виде набора шаблонных форм сегодня обязательно, иначе этот документ не будет рабочим.
Что такое шаблон документа в MS Word?
Что представляет собой шаблон документа в Word`е? Это файл, при открытии которого автоматически создается его копия. Пользователь изначально работает с копией шаблона, внося в нее нужную ему информацию. Копия шаблона с внесенной пользователем информацией сохраняется, превращаясь в самостоятельный документ, а шаблон остается неизменным и может быть использован еще сколько угодно раз.
Создать шаблон технически легко. Для этого достаточно базового умения обращаться с компьютером. Работнику службы делопроизводства эта задача вполне по силам.
Вот как на практике может выглядеть сетевой электронный Альбом форм документов – см. Пример 1. Иерархия папок в каждой организации будет индивидуальной. В нашем примере видно, что документы в папке расположены согласно Классификатору унифицированных форм документов, действующему в организации.
Пример 1. Альбом форм документов в электронном виде
Пример 2. Шаблоны служебных записок
