Контроль исполнения документов – важнейшая составляющая ежедневной работы службы ДОУ, которая по праву считается и одной из самых трудоемких. Предлагаем вам бюджетный вариант его автоматизации при отсутствии СЭД – с помощью программы Microsoft Outlook, которую многие привыкли использовать только для работы с электронной почтой.
Коротко освежим в памяти ключевые моменты контроля исполнения задач по документам. Начало всему – резолюция руководителя, в которой указываются исполнитель, содержание поручения и срок его исполнения. Контролер (секретарь, специалист службы делопроизводства) доводит до исполнителя, во-первых, сам документ, во-вторых, поручение директора. После этого он должен проследить, чтобы поручение было выполнено в установленный срок и, если это принято в организации, за несколько дней до конца срока напоминает исполнителю о поручении. Периодически (раз в месяц, квартал или год) контролер составляет справку-отчет о количестве просроченных, с перенесенным сроком исполнения и выполненных вовремя заданиях. На основании справки-отчета руководство делает выводы об уровне исполнительской дисциплины, которые впоследствии отражаются на размере премиальных.
Предлагаем автоматизировать описанный процесс с помощью почтового клиента MS Outlook (мы работаем в версии 2013).
Направляем задачу исполнителю
Запускаем программу MS Outlook и переходим в меню «Задачи» – нажимаем на иконку с изображением планшета и галочки. В открывшемся представлении находим команду «Создать задачу» и нажимаем на нее.
Откроется окно новой задачи. По умолчанию вновь создаваемая задача предназначена самому пользователю, так что эта функция программы удобна еще и как своего рода ежедневник. Здесь мы ненадолго остановимся и изучим возможности пользователя, представленные во вкладке «ЗАДАЧА» (Рисунок 1):
- в группе команд «Действие» представлен стандартный набор операций с задачей: ее можно сохранить, удалить, переслать другому пользователю или связать с заметкой в OneNote;
- команда «Показ» предлагает выбрать один из вариантов представления задачи: стандартный или подробный (когда видно поля «Дата завершения», «Объем работ», «Реально затрачено», «Организация», «Расстояние», «Расходы»);
- группа команд «Управление задачей» – ключевая для реализации функции контроля исполнения документов, так как именно отсюда задача может быть направлена исполнителю (кнопка «Назначить задачу»), а также отмечена как завершенная с дополнительной возможностью составить отчет;
- интересна также команда «Повторение», которая очень удобна, если задание требуется выполнять регулярно и с установленной периодичностью (например, ежемесячно представлять какой-нибудь отчет). При нажатии на кнопку открывается окно, в котором легко сделать задачу повторяющейся;
- команда «Тэги» позволяет присвоить задаче степень важности.
Рисунок 1. Вкладки (верхнее меню) в окне новой задачи
Три следующие вкладки «Вставка», «Формат текста», «Рецензирование» ничего необычного и принципиально значимого для контроля исполнения документов собой не представляют, поэтому подробно рассматривать их не будем. Скажем только, что их цель – изложить задание максимально полно и наглядно, приложив все нужные файлы, схемы и рисунки и оптимально оформив текст.
Итак,...
