В век технологий трудно представить себе современную компанию, которая не стремится автоматизировать какие-либо свои процессы. Рано или поздно перед руководителем службы документационного обеспечения управления (ДОУ) встает необходимость такой автоматизации. С чего начать, куда «бежать» и как грамотно реализовать поставленную задачу? Эти вопросы возникают у тех, кто первый раз столкнулся с нею. В статье я постараюсь поделиться своим опытом на данную тему.
Давайте для начала определимся, что такое система автоматизации документооборота и зачем вообще его автоматизировать?
Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭД, СЭДО) – это автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению 1.
Если говорить простым языком, то это некая автоматизированная система (программное обеспечение), в которой обрабатываются (т.е. регистрируются, согласовываются, исполняются) данные о документе, его скан-образ или сами электронные документы (т.е. созданные уже в программе и подписанные, например, электронной подписью).
Раньше документы регистрировали в специальных бумажных журналах, там же отражали определенные действия с этими документами: например, куда / кому направлен. На определенных участках работы их продолжают использовать и сейчас. В таком подходе есть свои плюсы и минусы.
Следующий шаг – использование общедоступного программного обеспечения для автоматизации делопроизводственных процессов. Обычно это программы пакета Microsoft Office: Excel и Word, реже Access. Выполнять отдельные задачи в них гораздо легче, чем вручную. Но это все еще не принципиальное решение проблемы, на которое способно лишь специализированное программное обеспечение.
Какие доводы можно привести своему руководству для обоснования необходимости профессиональной автоматизации делопроизводства и документооборота?
Во-первых, это возможности СЭД. Она позволяет обеспечить четкость работы и прозрачность всех автоматизируемых бизнес-процессов. Например, процесс согласования будет идти строго по заданному маршруту, а все участники в любой момент времени могут узнать кто согласовал, а кто нет, кто какие комментарии оставил или внес правки.
СЭД позволяет обеспечить нахождение всей организационно-распорядительной документации (ОРД) в одном месте, и к ней всегда есть оперативный доступ.
Сокращение времени и трудозатрат на обработку ОРД. Простой пример, из которого это становится понятно: с момента внедрения СЭД отпадет необходимость переносить документы из кабинета в кабинет, а исполнителям – ходить по кабинетам, собирая визы.
Ну и такой логичный и понятный аргумент для компаний с численностью более 500 человек – без автоматизации очень сложно поддерживать процессы взаимодействия среди такого количества сотрудников. Документы просто будут теряться среди них, а если использовать бумажные описи, то это опять же плодит дополнительное огромное количество бумаги и затрат (на саму бумагу, катриджи).
Во-вторых, это изменение внешней среды. Еще в 2013 году (распоряжением от 11.06.2013 № 953-р) Правительство РФ утвердило план мероприятий («дорожную карту») по «повышению качества регуляторной среды для бизнеса». Первый раздел этого плана звучал так: «Создание правовых условий массового внедрения электронного документооборота во всех сферах российской экономики». И далее он планомерно выполнялся. Теперь уже практически во всех государственных органах можно получить «электронную выписку», «электронный документ», «электронно подать заявку» и т.д. Даже нотариусы и суды сейчас выдают электронные документы. Кроме того, вспомним об отмене необходимости использования печати, что также психологически разрушает традиционное представление о важности «бумажки с печатью». Так государство подталкивает чиновников и тех, кто с ними взаимодействует, к использованию электронных документов, а значит, к автоматизации процессов управления ими. Все чаще появляются требования к организациям представлять определенные документы (отчетность и др.) в госорганы именно в электронном виде. И даже если ваша организация еще не издает электронные документы, подписанные электронной подписью, то из внешней среды они будут все чаще приходить к вам, потому с ними нужно уметь работать. И нужно, что было «чем это делать».
Если, наконец, принято решение автоматизировать документооборот, то возникает такое понятие, как проект по его автоматизации.
