Требования к СЭД и ее функциям: особенности оформления в ТЗ

Возможность удаления документов

Хранение и удаление документов – это стандартные для СЭД и взаимосвязанные функции. Потому что от объема данных зависит оперативность действия системы – если она перегружена, то операции будут совершаться медленнее.

Проекты и их черновики, которые не прошли процедуру согласования (были не согласованы), можно удалять из СЭД без документирования процедуры их уничтожения актом (хотя само такое действие, конечно же, должно протоколироваться IT-инструментами в СЭД).

С подписанными документами ситуация обстоит иначе. В большинстве СЭД работают так:

• даже если документ в СЭД имеет электронный проект, который в ней проходит процедуру согласования;
• после нее он распечатывается на бумагу для подписания личным росчерком руководителя (а не электронной подписью);
• далее храним:
• в бумажном виде оригинал, подшитый в соответствующее дело, и,
• отсканировав его, помещаем скан-копию в карточку этого документа в СЭД.

СЭД может автоматически отслеживать заложенные (установленные для каждого вида и разновидности документов) сроки хранения и выдавать напоминание делопроизводителю об этом. Или даже можно автоматически настроить уничтожение каких-то документов после истечения установленного срока, но этим стоит пользоваться осторожно и далеко не для всех документов! Обычно в самой СЭД можно создавать все необходимые описи дел, проводить экспертизу ценности документов и автоматически выгружать из СЭД акт о выделении к уничтожению.

Итак, СЭД по настроенной нами технологии может автоматически заполнять акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, который мы можем проверить, скорректировать и распечатать. А потом провести и фактическое уничтожение отобранных документов.

Мы в своей организации, когда физически уничтожаем бумажные документы, уничтожаем и их скан-копии в СЭД. Хотя в зависимости от потребностей организации для каких-то разновидностей уничтожаемых документов их электронные копии (или базу данных в урезанном виде) можно было бы оставлять, а чтобы не перегружать СЭД, их стоит выгружать из нее в некий «электронный архив».

К документам длительного и постоянного хранения, передаваемым в архив, из СЭД стоит...