Узнаете, какие фигуры для обозначения чего используются в блок-схемах (дан базовый состав). На наглядных примерах показан алгоритм создания простых блок-схем в двух удобных и при этом доступных системах: в программе Visio, которая входит в пакет Microsoft Office, и в онлайн-режиме на бесплатном англоязычном сайте draw.io. Автор объясняет, чем удобны эти варианты в отличие от MS Word и MS Power Point, в которых, кстати, тоже можно создавать блок-схемы.

Какую бы программу вы ни выбрали для построения схемы бизнес-процесса, самым главным «орудием труда» всегда остается наш мозг. Только он помогает правильно разложить на составляющие каждую задачу. А все остальные техники – нарисовать в блокноте, разложить процесс в программе, проговорить мысли коллеге или записать перечень задач в CRM – только помогают ему получить нужный результат.

Довольно часто мы сталкиваемся с необходимостью выстроить какой-либо процесс, будь то отстройка междепартаментных коммуникаций или выбор и покупка новой мебели. На уровне ощущений мы понимаем, что хотим получить в результате. Но в голове, к сожалению, не всегда удается сразу структурировать и четко расписать всю цепочку действий, а тем более оптимизировать ее.

Сразу предупрежу, что не являюсь бизнес-аналитиком, а использую построение блок-схем деловых процессов сначала для описания существующего порядка вещей, а потом для его оптимизации. Искренне считаю, что изначальное описание любого процесса в виде блок-схемы существенно облегчает его восприятие и способствует правильному выстраиванию «процессной логики» за счет наглядности. Здесь четко видно, кто, когда и что должен делать.

Именно поэтому блок-схемами целесообразно снабжать регламенты бизнес-процессов, которые утверждаются как локальные нормативные акты организации.

Правила построения блок-схем

Итак, существуют 3 важные характеристики грамотной блок-схемы:

  • Простота. Сложные запутанные схемы достаточно тяжелы для восприятия человеком. Поэтому «неподготовленный» сотрудник может потратить достаточно много времени на ее изучение и понимание. А время сотрудника = деньги компании. Зачем нам их тратить впустую?
  • Наглядность. Когда, благодаря правильной визуализации, «невооруженным глазом» видна логика процесса на схеме, мозгу проще воспринимать его, считывание происходит в разы быстрее 1.
  • Четкая последовательность действий. Чтобы приготовить любимую многими «селедку под шубой», необходимо сначала положить слоями картошку, лук, селедку, а уже сверху морковку, свеклу и залить майонезом. Но если закинуть селедку на свеклу – получится уже не «шуба», а селедка со свеклой. Вряд ли такой салат многим придется по вкусу. Так и в любом процессе – важна правильная последовательность шагов для достижения нужного вам (руководителю) результата.

Теперь перейдем к правилам оформления блок-схем.

Если бы в данной статье шла речь о профессиональных описаниях бизнес-процессов, стоило бы сравнить несколько популярных нотаций, например, ARIS, BPMN, EPC и пр. Но мы ведь говорим о блок-схеме «на пальцах», которую любой новичок сможет создать в доступных программах (о них чуть позже). И хотя в любой нотации (программе – на моем языке) есть набор фигур, которыми вы можете пользоваться при построении схемы, во всем мире есть принятые назначения фигур. Для обозначения чего используются самые распространенные из них, см. в Таблице 1. Хотя используемых элементов гораздо больше, на первоначальном этапе...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Создаем «умные» бланки документов в MS Word

Иллюстрированная пошаговая инструкция создания шаблона документа в Word для служебного документа (на примере письма): как лучше внести неизменные реквизиты и те, что оформляются исполнителями; как защитить от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; как заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемые в СЭД; разместить отметку об исполнителе внизу последнего листа документа, на сколько бы страниц он ни получился; задать правильную нумерацию страниц (начиная со 2-й).

Выпадающие списки в Excel

При ведении журнала регистрации документов или иного реестра есть поля и графы таблицы, которые лучше заполнять не с клавиатуры, а выбирая вариант из заранее настроенного справочника. Поможем вам освоить его создание и применение в Excel – начнем с простых инструментов и перейдем к более сложным: простой выпадающий список, связанный список (когда его наполнение зависит от варианта, выбранного в другой ячейке), пополняемый список (удобен для справочника контрагентов), список с удалением использованных элементов (удобен для графиков дежурств и др.).

Создаем «умные» бланки документов в MS Word

Сначала рассказываем, зачем нужны «умные» бланки служебных документов, которые можно создать при помощи шаблонов документов в MS Word версии 2010 и 2016: можно закрепить зоны расположения реквизитов; задать им форматирование; заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; защитить от редактирования неизменные реквизиты и от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; задать правильную нумерацию страниц, включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемых в СЭД. Потом начинаем показывать, как создать такой «умный» бланк документа в Word – даем иллюстрированную пошаговую инструкцию (в этом номере журнала читайте ее начало, в следующем – окончание).

Вступили в силу новые Типовые функциональные требования к СЭД

Отвечаем на главные вопросы. Для кого обязательны новые Требования, вступившие в силу 01.11.2020? Что будет, если эксплуатируемая в организации СЭД им не соответствует? Как они помогут сделать следующий шаг – внедрить после системы электронного документооборота полноценный электронный архив? Перечислили основные функции, которые должны быть реализованы в СЭД и СХЭД.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Вступили в силу новые Типовые функциональные требования к СЭД

Отвечаем на главные вопросы. Для кого обязательны новые Требования, вступившие в силу 01.11.2020? Что будет, если эксплуатируемая в организации СЭД им не соответствует? Как они помогут сделать следующий шаг – внедрить после системы электронного документооборота полноценный электронный архив? Перечислили основные функции, которые должны быть реализованы в СЭД и СХЭД.

Создаем «умные» бланки документов в MS Word

Сначала рассказываем, зачем нужны «умные» бланки служебных документов, которые можно создать при помощи шаблонов документов в MS Word версии 2010 и 2016: можно закрепить зоны расположения реквизитов; задать им форматирование; заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; защитить от редактирования неизменные реквизиты и от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; задать правильную нумерацию страниц, включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемых в СЭД. Потом начинаем показывать, как создать такой «умный» бланк документа в Word – даем иллюстрированную пошаговую инструкцию (в этом номере журнала читайте ее начало, в следующем – окончание).

Выпадающие списки в Excel

При ведении журнала регистрации документов или иного реестра есть поля и графы таблицы, которые лучше заполнять не с клавиатуры, а выбирая вариант из заранее настроенного справочника. Поможем вам освоить его создание и применение в Excel – начнем с простых инструментов и перейдем к более сложным: простой выпадающий список, связанный список (когда его наполнение зависит от варианта, выбранного в другой ячейке), пополняемый список (удобен для справочника контрагентов), список с удалением использованных элементов (удобен для графиков дежурств и др.).