27 декабря 2019 года Президент РФ подписал поправки1 в Федеральный закон от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»2. Принятые изменения обсуждались рынком, госорганами, экспертами и бизнесом в течение 2 лет.
Цель новой редакции закона – повысить безопасность в сфере электронной подписи3, снизить вероятность мошенничества с электронной подписью, а также расширить возможности и сферы использования ЭП. Разберемся, как поправки повлияют на руководителей и сотрудников организаций.
Согласно поправкам, руководители организаций будут по-прежнему использовать подпись юрлица. В сертификате такой ЭП будут указаны данные компании, Ф.И.О. руководителя и его должность.
Серьезно изменится процесс подписания документов для остальных сотрудников организаций – они будут использовать подпись физлица и прикладывать к ней доверенность. В их ЭП будут прописаны только Ф.И.О. и личные данные, сведения о предприятии или должность там указываться не будут.
Поэтому при каждом подписании документа сотрудник должен будет отправить доверенность вместе с подписанным документом, если иное не предусмотрено соглашением участников электронного документооборота. Сотрудникам юрлиц нужно будет прикладывать доверенность, а должностным лицам госорганов – документ о полномочиях. Оба документа должны быть машиночитаемыми, на них должна стоять электронная подпись юрлица.
Как хранить, использовать и отменять действие доверенностей, а также формат машиночитаемой доверенности станет известно позже – необходимые нормативные акты сейчас разрабатывают Минкомсвязь РФ, экспертное сообщество и органы исполнительной власти. Вероятно, эти подробности прояснятся в 1 полугодии 2020 года.
Организации смогут использовать ЭП юрлица, в которой не указан руководитель или другое физлицо, для любого автоматизированного подписания. Ранее такая возможность существовала только для подписания документов в системе межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). При использовании такого вида подписи юрлицо должно назначить людей, ответственных за ключ ЭП и за содержание информации в подписываемых документах. Это новшество вступит в силу с 1 июля 2020 года.
Сегодня первые лица компаний, как и другие сотрудники, получают КЭП в аккредитованных удостоверяющих центрах5. Однако, согласно поправкам в Закон об ЭП, с 2022 года УЦ не смогут выдавать подписи юрлицам.
Поэтому руководители организаций будут получать свои рабочие подписи в удостоверяющем центре ФНС и его доверенных лицах – именно они станут выдавать подписи организациям. Руководителям банков и государственных органов нужно будет идти за подписями в удостоверяющие центры Центробанка и Казначейства России соответственно.
Для других сотрудников организаций и обычных физлиц процесс получения ЭП не изменится – они смогут выпустить КЭП в аккредитованных УЦ.
Список документов, необходимых для получения КЭП, в новой редакции закона остался прежним. Если в ближайшие 2 года никакие нормативные правовые акты его не изменят, то для получения КЭП юрлица и КЭП физлица понадобятся:
Таблица 1. Где получать разные ЭП и как их использовать
Что видно в сертификате ключа КЭП? В новой редакции Закона об ЭП состав сертификата пока остался прежним:
В поправках прописали способы, по которым можно будет подтвердить свою личность при получении подписи в УЦ:
Информация о том, как именно владелец ЭП подтвердил свою личность, будет включена в сертификат подписи. Эта поправка вступит в силу 1 июля 2020 года.
Новая редакция Закона об ЭП вводит понятие доверенной третьей стороны6, устанавливает процедуру ее аккредитации и перечень осуществляемых функций. ДТС сможет проверять электронные подписи, созданные по нормам иностранных государств, и признавать их юридически значимыми. Это позволит российским предприятиям развивать электронный документооборот с зарубежными контрагентами.
Институт ДТС должен появиться с 1 июля 2020 года. Однако конкретные схемы его работы пока находятся в разработке – соответствующие нормативные правовые акты планируют принять в 1 полугодии 2020 года.
Поправки в Закон об ЭП установили более высокие требования для аккредитации удостоверяющих центров.
Например, повысили размер капитала аккредитованных УЦ – не менее 1 млрд рублей (500 млн рублей, если есть обширная сеть филиалов7) вместо 7 млн рублей. Увеличили и размер страхового покрытия8.
Усложняется процедура аккредитации УЦ. Специально созданный коллегиальный орган будет рассматривать документы УЦ, оценивать его добросовестность и принимать решение об аккредитации. Срок действия аккредитации сократится до 3 лет.
По мнению авторов законопроекта, новые требования позволят не допустить на рынок недобросовестных участников, а получившие аккредитацию УЦ будут более ответственно работать. В то же время, по оценке экспертов, новым требованиям смогут соответствовать не более 20 из 500 аккредитованных сейчас УЦ.
Повышенные требования для аккредитации вступят в силу уже 1 июля 2020 года. После этого удостоверяющие центры могут направлять заявления на аккредитацию и необходимые документы.
Аккредитация удостоверяющих центров, которые не будут соответствовать новым требованиям, закончится 1 января 2022 года. Тогда же станут недействительными все электронные подписи, которые эти УЦ выдадут до 1 июля 2020 года. Что произойдет с подписями, которые такие УЦ выпустят после 1 июля 2020 года, станет ясно позже – когда утвердят необходимые нормативные правовые акты.
Мы получаем множество вопросов. Не на все из них ответы прояснились до конца, потому что важные моменты будут устанавливаться в подзаконной нормативной базе, которая еще разрабатывается. Но определенную ясность уже сейчас по многим из них внести можно:
1. Ранее полученные КЭП до какого момента будут действовать?
Пока непонятно – сейчас готовятся нормативные правовые акты, которые уточнят некоторые положения закона.
2. Как в будущем можно будет подтвердить целостность документа, подписанного КЭП, и правильность самой КЭП, выданной УЦ, который уже прекратил свое действие?
После прекращения аккредитации УЦ обязан передать реестры сертификатов в уполномоченный федеральный орган – Минкомсвязь РФ. Именно этот орган будет выполнять функции УЦ по проверке действительности сертификатов.
3. Как продлять КЭП, если ранее выдавший ее УЦ уже не будет существовать?
Если УЦ не пройдет аккредитацию по новым правилам, то с 2022 года все его сертификаты, выданные до 1 июля 2020 года, станут недействительными. Нужно будет получить новую КЭП в действующем аккредитованном УЦ (для сотрудников организаций и физлиц) или УЦ ФНС (для руководителей предприятий).
4. Что будет с подписями, которые такой УЦ выдаст после 1 июля 2020 года?
Это тоже пока непонятно – ждем новые нормативные правовые акты, которые должны разъяснить эти нюансы.
5. Если КЭП использовалась в государственных информационных системах, то когда и как ее теперь надо будет обновлять?
Для КЭП, которая используется в ГИС, действуют те же правила, что и для другой квалифицированной подписи: получайте новую КЭП, когда закончится срок действия текущей. Как обновлять КЭП, описали в вопросе 3.
6. Раньше были КЭП физлиц и юрлиц с привязкой к конкретному должностному лицу. Теперь появились КЭП «чисто» юрлица без такой привязки? С какого момента они начнут действовать?
КЭП юрлица без привязки к физлицу существовали и раньше – их можно было использовать только в системе межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). С 1 июля 2020 года КЭП юрлица без привязки к физлицу можно использовать для любого автоматизированного подписания документов.
7. Каковы правила использования нового вида КЭП для юрлица без привязки к физлицу?
КЭП юрлица без привязки к физлицу можно использовать только для автоматизированного подписания документов. При использовании такого вида подписи юрлицо должно назначить лиц, ответственных за ключ ЭП и за содержание информации в подписываемых документах.
8. Как работодателю документировать начало и конец полномочий физлица подписывать этой КЭП документы от имени юрлица? Как это демонстрировать окружающим (получателям документа)?
Выдавать и заверять электронной подписью юрлица доверенность, а затем передавать ее участникам ЭДО.
9. Как должна выглядеть такая доверенность? Как технически это сделать?
Это пока неизвестно – необходимые нормативные правовые акты сейчас разрабатывают органы исполнительной власти и экспертное сообщество.
10. КЭП юрлица, выданная на конкретное физлицо, сохраняется?
Да, но частично. Будут действовать только подписи юрлица, выданные на имя руководителя.
11. Как грамотно отозвать КЭП при увольнении человека, чтобы без ведома человека его подписью потом документы не подписывали в организации, а также без ведома организации бывший работник этого не смог сделать? Кто должен отзывать?
Отозвать сертификат физлица может только само физлицо. Поэтому, когда поправки вступят силу, руководитель не сможет прекратить действие подписи экс-сотрудника. Нужно будет отменять доверенность экс-сотрудника или просить его самостоятельно отозвать сертификат.
А далее работодатель сможет убедиться, что это сделано. Сейчас, чтобы проверить, что подпись отозвана, нужно заглянуть в список отозванных сертификатов на сайте выдавшего ее УЦ – в течение 12 часов с момента отзыва там должна появиться запись об отозванном сертификате. Когда ЭП будет выдавать УЦ ФНС, проверять отозванные сертификаты можно будет через аналогичный список отозванных сертификатов УЦ ФНС.
12. А если УЦ, выдавший КЭП, на тот момент уже будет упразднен?
Если УЦ перестал действовать, то и все его подписи станут недействительны. Отзывать их не придется.
После окончательного прояснения новых правил работы с электронными подписями сориентируем вас в них. Читайте журнал, чтобы быть в курсе.
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Обязательно ли в деловых письмах указывать «Настоящий документ подписан электронной подписью» в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»?
Какие документы в сфере дополнительного профессионального образования нельзя подписывать электронной цифровой подписью? Также прошу подсказать, есть ли ограничения в подписании усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) приказов по основной деятельности и по учебной деятельности (срок хранения – постоянный), служебных записок, учебно-тематических планов, справок об обучении?
Опыт крупной организации по внедрению простой электронной подписи (ЭП) для перевода в цифру внутренних документов изложен в виде оптимального порядка действий (кто что должен сделать). Разбираются варианты визуализации на документах квалифицированной и простой ЭП. Зачем работодателю выпускать сертификат для простой ЭП. Как обозначить круг документов и действия с ними, для которых можно применять простую ЭП. Опубликованы примеры приказа о внедрении новой технологии и Положения об использовании простой ЭП в организации, а также согласия работника на признание равнозначности его простой ЭП собственноручной подписи на бумажном носителе.
Можно подписывать акт выполненных работ по гражданско-правовому договору с одной стороны собственноручной подписью исполнителя, а с другой – УКЭП руководителя организации-заказчика?
Какие квалифицированные электронные подписи останутся в работе после 01.09.2023. Кому потребуются машиночитаемые доверенности (МЧД) от работодателя. Как с их помощью подписывать и пересылать электронные подлинники документов уже сейчас и после 01.09.2023, когда полноценно заработает единое блокчейн-хранилище таких доверенностей (оно позволит проверять действительность МЧД). Какое разнообразие требований существует к формату МЧД и кодам предоставленных полномочий... и как «выкручиваться» в этой ситуации. Чему надо успеть научить свою СЭД, чтобы после 01.09.2023 продолжить в ней полноценно работать с электронными подлинниками.
Описаны варианты того, как можно организовать согласование документов в СЭД, из которых вы можете выбрать понравившиеся и внедрить у себя. Объяснили, как работает последовательный, параллельный и комбинированный порядок согласования; как распределить зоны ответственности между разными подразделениями; как определять конкретное согласующее лицо, когда проект направляется на рассмотрение подразделению; как можно править документ и какие результаты (статусы) согласования можно назначать предлагаемым правкам; показаны максимально сокращенный и наиболее полный варианты листа согласования; как его правильно распечатать, чтобы передать руководителю вместе с согласованным проектом на подписание. Как регламентировать процесс согласования в Инструкции по делопроизводству. Какие варианты электронных подписей можно использовать для согласования в СЭД, и почему неквалифицированную ЭП сочли оптимальной. Как организовать работу с ней.
Что говорит законодательство о 3 видах электронных подписей (простой, неквалифицированной и квалифицированной) и других ключевых понятиях. Структура, содержание и примеры формулировок для Регламента применения простой ЭП внутри организации и Регламента применения квалифицированной ЭП при взаимодействии с другими организациями. Какие документы стоит создавать в виде электронных подлинников, подписанных ЭП, как организации решать этот вопрос.
Простая электронная подпись – самый дешевый и одновременно самый незащищенный вариант ЭП из трех возможных сейчас в России. Автор делится опытом крупной компании: в каких процессах наиболее эффективно ее использовать; как ее выдать работникам своей организации; как придать юридическую значимость (в т.ч. показан пример регламентирующего документа – Правил применения простой электронной подписи).
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
