При ведении журнала регистрации документов или иного реестра есть поля и графы таблицы, которые лучше заполнять не с клавиатуры, а выбирая вариант из заранее настроенного справочника. Поможем вам освоить его создание и применение в Excel – начнем с простых инструментов и перейдем к более сложным: простой выпадающий список, связанный список (когда его наполнение зависит от варианта, выбранного в другой ячейке), пополняемый список (удобен для справочника контрагентов), список с удалением использованных элементов (удобен для графиков дежурств и др.).

Часто приходится вести журналы регистрации документов и другие ре­естры. Кто-то использует специализированное программное обеспечение (СЭД и др. системы), а кто-то делает это в доступном для всех MS Excel (всяко лучше, чем на бумаге). Предлагаем таким «самоделкиным» унифицировать вводимые в Excel данные при помощи списков. Некоторые поля имеют ограниченные варианты заполнения, для них лучше создать список и при заполнении журнала выбирать готовый вариант из него. Что это даст:

  • ускорение процесса заполнения журнала;
  • сокращается число ошибок;
  • легче фильтровать и сортировать данные журнала.

В унификации заводимых данных вам пригодится такой инструмент, как «выпадающие списки». Начнем его изучение с тех возможностей, что доступны в MS Excel версии 2010, которая стоит на большинстве компьютеров. В более поздних версиях эти возможности сохранены и лишь немного расширены.

Как создать простой выпадающий список

Для удобства работы в файле Excel создадим 2 листа (Рисунок 1):

  • на одном будем вести журнал регистрации (условно назовем его «Реестр»);
  • на другом – создавать справочники, которыми будем пользоваться в журнале регистрации.

Рисунок 1. Два листа в файле Excel

На листе «Справочники» создадим список:

  • просто набрав в столбик его элементы (на Рисунке 2 это ячейки А1-А3).
  • выделяем этот список и открываем закладку «Формулы», нажимаем кнопку «Диспетчер имен»;
  • в открывшемся диалоговом окне «Диспетчер имен» нажимаем «Создать...» («1» на Рисунке 3), после чего появится следующее окно «Создание имени». В нем в поле «Имя» можно ввести любое наименование списка, но оно не должно содержать пробелов и знаков препинания! Назовем наш первый список «Документы» и нажмем «ОК» («2» и «3» там же);
  • созданный список сразу отобразится в диалоговом окне «Диспетчер имен» («4» на Рисунке 3).

Рисунок 2. Набор элементов будущего списка

Рисунок 3. Создание списка

Далее нам нужно указать ячейки, в которых мы хотим использовать данные созданного выпадающего списка. Мы будем применять его в ячейках листа «Реестр». Для этого нужно:

  • выделить эти ячейки – например:
    • можно кликнуть «мышкой» (как на Рисунке 4) на верхнюю ячейку А2 и дотянуть «мышку» вниз до ячейки А9 (в ячейке А1 потом будет наименование графы в «шапке» таблицы, а заполнять регистрационные данные в Реестре мы будем, начиная со 2-й строки), но в таком случае зона применения справочника будет ограничена этими 8 ячейками, потом ее надо будет отдельно удлинять вниз (например, копированием вниз строк с готовыми настройками и формулами);
    • чтобы справочник был применим ко всем ячейкам столбца, можно кликнуть «мышкой» по его названию – столбец А, но в этом варианте свои минусы: работа файла будет притормаживать и вы не сможете создать нормальную «шапку» для таблицы, поэтому так лучше не делать;
  • на закладке «Данные» кликнуть по кнопке «Проверка данных» и выбрать одноименную команду («2» на Рисунке 4);
  • откроется диалоговое окно «Проверка вводимых значений», в котором нужно в поле «Тип данных:» выбрать вариант «Список», а в поле «Источник:» указать название созданного нами списка со знаком равенства «=» (см. «4» на Рисунке 4), нажать «ОК». Вуаля, наш список...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Вступили в силу новые Типовые функциональные требования к СЭД

Отвечаем на главные вопросы. Для кого обязательны новые Требования, вступившие в силу 01.11.2020? Что будет, если эксплуатируемая в организации СЭД им не соответствует? Как они помогут сделать следующий шаг – внедрить после системы электронного документооборота полноценный электронный архив? Перечислили основные функции, которые должны быть реализованы в СЭД и СХЭД.

Как закрывать журналы регистрации документов: бумажные и электронные?

Как закрывать журналы регистрации документов: бумажные, электронные в Excel и в СЭД? Переходящие на следующий год журналы мы ведь не закрываем или промежуточную запись по итогам года все-таки делаем?

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.

Новые возможности режима «Рецензирование» в MS Word версии 2016

В предыдущей статье мы рассмотрели функционал MS Word по совместной работе нескольких пользователей с файлом при помощи команд закладки «Рецензирование». Но тогда мы рассмотрели возможности программы MS Word наиболее распространенной версии 2010. В этой статье покажем, какие дополнительные возможности появились у этого функционала в MS Word версии 2016.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Вступили в силу новые Типовые функциональные требования к СЭД

Отвечаем на главные вопросы. Для кого обязательны новые Требования, вступившие в силу 01.11.2020? Что будет, если эксплуатируемая в организации СЭД им не соответствует? Как они помогут сделать следующий шаг – внедрить после системы электронного документооборота полноценный электронный архив? Перечислили основные функции, которые должны быть реализованы в СЭД и СХЭД.