Как представить документы в суд

Окончание статьи, начало в № 8` 2009

Разные правила оформления заверительной надписи на копии документа

Напомним, что правила оформления заверительной надписи на копии документа, согласно ГОСТу Р 6.30-2003 (положения которого являются рекомендательными) и согласно Указу Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X (положения которого до сих пор действуют и являются обязательными), отличаются. ГОСТ рекомендует это делать так, как показано в Примере 6, а Указ – как в Примере 7. Сравните сами!

Теперь поговорим о том, какие виды заверительных надписей установлены нормативными правовыми актами, вступившими в силу намного позднее, чем Указ № 9779-Х. В настоящее время действуют документы, устанавливающие виды заверительных надписей для отдельных случаев, особенно это касается работы государственных органов. В качестве примеров приведем следующие:

• в Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях), утвержденной приказом Высшего Арбитражного Суда РФ от 25.03.2004 № 27, содержатся следующие правила заверения копий судебных актов, направляемых лицам, участвующим в рассмотрении судебного дела (пункт 3.33): в правом верхнем углу каждого листа копии ставится штамп «Копия», на последнем листе под текстом ставится штамп «Копия верна» с указанием в штампе полного наименования суда. Верность копии удостоверяется подписью секретаря судебного заседания (помощника судьи) или специалиста судебного состава с расшифровкой фамилии, указанием должности и даты удостоверения. Заверяется копия печатью отдела делопроизводства или судебного состава суда (если таковая имеется). Если копия судебного акта состоит из нескольких листов, они прошиваются прочной ниткой, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа, заклеиваются бумажной наклейкой и опечатываются печатью канцелярии суда, которая частично накладывается на бумажную наклейку;
• в отличие от приведенной выше инструкции, согласно Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15.06.2007 № 76, для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. При этом в отношении заверения копии документа печатью в инструкции сказано «при необходимости»;
• в пункте 4.3.22 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах, утвержденной приказом Федеральной таможенной службы от 18.10.2004 № 160, установлено, что при заверении соответствия копии документа (в частности, копии письма, остающейся в таможенном органе) подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются заверительная надпись или штамп «Верно»; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения. Копию следует удостоверять печатью без изображения государственного герба;
• или другой пример: в соответствии с пунктом 7.5 Инструкции по делопроизводству в органах Прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях, утвержденной приказом Генеральной прокуратуры Российской Федерации от 05.06.2008 № 107, заверительная надпись выглядит следующим образом. В правом верхнем углу первого листа указывается: «Копия» или «Выписка». Копия заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие содержания подлиннику. Копия заверяется печатью (не гербовой), воспроизводящей название прокуратуры, следственного органа или их подразделений.

Однако на практике при подготовке заверенных копий документов к подаче в суд организациями используются куда более простые заверительные надписи, чем описанные выше. В частности, суды принимают копии документов, надпись на которых не содержит даты заверения, должности лица, удостоверившего своей подписью верность копии.

Более того, зачастую заверительные надписи делаются при передаче копии документа в материалы дела непосредственно в судебном заседании, когда у представителя организации с собой нет печати. На практике судьи принимают и такие документы, хотя они и не соответствуют формальным реквизитам, предусмотренным в Указе № 9779-X.

Если в организации много судебных дел и по каждому приходится заверять большой объем документов, целесообразно заказать «наборные» штампы, которые позволяют проставлять их оттиски на копиях документов, и от руки ставить только личную подпись, на которую потом ставится печать.

Особенности заверения копий многостраничных документов

Если речь идет об одностраничном документе, то вы можете использовать варианты оформления заверительных надписей, основанные на правилах Указа № 9779-X. В случае же необходимости оформить заверенную копию многостраничного документа вы можете:

• либо указывая заверительную надпись на каждом листе многостраничного документа,
• либо поступить так, как это чаще всего и делается на практике:
  • прошить листы документа прочной ниткой, шнурком или специальной лентой (можно использовать дырокол), концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа, заклеиваются бумажной наклейкой, на которой ставится заверительная надпись, частично накладывающаяся на бумажную наклейку;
  • целесообразно также указать количество прошитых листов, для чего следует пронумеровать каждый лист. Учитывая, что, например, в п. 3.31 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях), утвержденной приказом ВАС РФ от 25.03.2004 № 27, установлено, что в рамках делопроизводства в суде все листы судебного дела нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, рекомендуем «свою» нумерацию листов проставлять в правом нижнем углу, чтобы нумерация не смешалась.

• Для удобства можно заказать отдельный «наборный» штамп: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ (__________) лист(ов)», в который останется только вписать количество листов в сшивке цифрами и прописью в скобках (поскольку цифры могут оказаться неразборчивыми). Оттиски такого штампа удобно использовать наряду с заверительной надписью (другим штампом) – такой вариант оформления показан в Примере 8.

• Некоторые организации изготавливают штамп, объединяющий сведения о...