Дубликат трудовой книжки выдается в определенных случаях. Причем в различных ситуациях его оформление будет иметь свою специфику (связано ли это с утерей работником трудовой книжки, приведением ее в негодное состояние, массовой утерей работодателем трудовых книжек своих работников в связи с чрезвычайными обстоятельствами, желанием работника изъять из трудовой неприятную для него запись). Итак, читайте наши разъяснения и пользуйтесь приведенными образцами документов.
Многие организации в своей деятельности рано или поздно сталкиваются с ситуациями, когда работники просят предоставить им дубликаты трудовых книжек. Получив такое заявление от работника, компании зачастую не знают, что делать – можно ли отказать в выдаче дубликата, а если не отказывать, то как его оформить? Ведь трудовая книжка – это документ установленного государством образца, который является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Допущенные при оформлении дубликата нарушения могут повлечь не только неблагоприятные последствия для работника, но и ответственность работодателя. Незаконный отказ в выдаче дубликата также является основанием для привлечения организации к ответственности.
Что такое дубликат?
Выдачу дубликата трудовой книжки необходимо отличать от внесения изменений (дополнений) и исправлений в трудовую книжку, о которых мы говорили в прошлый раз.
Из анализа ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ), а также других нормативных правовых актов, о которых мы скажем ниже, следует, что трудовая книжка у работника должна быть одна. Она оформляется работодателем по основному месту работы при поступлении лица впервые на эту работу на срок свыше пяти дней и в последующем предъявляется при трудоустройстве к другим работодателям (за исключением случаев приема на работу по совместительству). Следовательно, если с подлинником, который существует в единственном экземпляре, что-нибудь случится, возникнет настоятельная необходимость восстановления содержащихся в нем сведений. Ведь без него подтвердить трудовой стаж работника станет гораздо сложнее. Именно для этих целей и выдаются дубликаты трудовых книжек.
Дубликат – это повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу (п. 28 Государственного стандарта РФ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р51141-98», утвержденного постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28).
Из приведенного определения можно сделать следующие выводы применительно к признакам дубликата трудовой книжки:
- дубликат трудовой книжки обладает одинаковой с подлинником юридической силой, следовательно, выдается повторно, т.е. в случае, когда по какой-то причине невозможно воспользоваться ранее оформленным подлинником;
- в дубликате трудовой книжки отражаются все те сведения, которые содержатся в подлиннике документа, а именно:
- сведения о работнике (указываемые на титульном листе трудовой книжки);
- сведения о работе;
- сведения о награждении.
Однако дубликат трудовой книжки все-таки не во всем идентичен подлиннику. Более подробно на этом мы остановимся в одном в следующих разделов настоящей статьи.
Вместе с тем дубликат трудовой книжки необходимо отличать от вкладыша. Хотя и дубликат трудовой книжки, и вкладыш к ней заполняются по общим правилам, предусмотренным для заполнения трудовых книжек, они оформляются при различных обстоятельствах: вкладыш выдается в том случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, и служит своеобразным «продолжением» трудовой книжки. С тем, в каких ситуациях необходимо выдавать дубликат трудовой книжки, разберемся подробнее.
Когда работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки?
Для того, чтобы определить, в каких случаях организация выдает дубликаты трудовых книжек, обратимся к основным нормативным правовым актам, регулирующим вопросы, связанные с трудовыми книжками работников. Мы уже неоднократно упоминали их в предыдущих статьях цикла, помогут они нам и в этот раз:
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – «Правила»);
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее – «Инструкция»).
Анализ норм, содержащихся в Правилах и Инструкции, позволяет выделить следующие случаи выдачи дубликатов:
- утеря трудовой книжки:
- как самим работником (п. 31 Правил),
- так и работодателем – например, при массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) (п. 34 Правил);
