Оформление командировок работников бюджетных организаций, занимающихся деятельностью, приносящей доход

Порядок оформления служебных командировок работников достаточно четко регламентирован рядом документов:

• Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»,
• постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»,
• постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Тем не менее при оформлении командировок работников бюджетных организаций в отдельных случаях возникают определенные трудности. Связаны они с рядом обстоятельств.

Во-первых, в бюджетных организациях, занимающихся деятельностью, приносящей доход, необходимо определять источники финансирования оплаты командировочных расходов. Это могут быть как бюджетные, так и внебюджетные средства (средства различного рода грантов, средства, получаемые от предоставления платных услуг, от выполнения хоздоговоров и др.). Соответственно, в приказе о направлении работника в командировку необходимо указать конкретный источник поступления внебюджетных средств, за счет которых производится оплата командировочных расходов.

Во-вторых, для значительного числа бюджетных организаций характерно совмещение должностей их штатными работниками. Особенно ярко это проявляется в вузах, т.к. практически все руководители (а они, пожалуй, наиболее часто направляются в командировки) совмещают основную должность с должностью преподавателя, как правило, на 0,25 ставки. Поэтому следует оформлять направление работника в командировку не только по основному месту работы, но и по иному месту работы в организации.

В-третьих, при направлении в командировку руководителя (организации или ее структурного подразделения) необходимо документально оформить возложение обязанностей командируемого руководителя на другого работника на период командировки. Сделать это можно, издав приказ о возложении обязанностей.

Но более продуктивным представляется иной вариант: попытаться решить все три проблемы, внеся соответствующие дополнения в унифицированные формы, используемые при оформлении командировок работников. Право организации на внесение дополнений в унифицированные формы установлено постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации». В приказе об утверждении дополнений, вносимых в унифицированные формы, можно оговорить и иные особенности оформления командировок работников конкретной организации (см. Пример 1).

При направлении работника в командировку оформляются следующие документы: служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении; приказ о направлении работника в командировку; командировочное удостоверение. Служебное задание для направления в командировку служит основанием для издания приказа о направлении в командировку, приказ является основанием для оформления командировочного удостоверения. Из перечисленных документов нам потребуется внести дополнения в первые два. Рассмотрим, как это лучше сделать.

Изменяем форму служебного задания

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) дополнены рядом граф, в результате чего данный документ оформляется на двустороннем бланке формата А 4 (см. Пример 2). Использование двустороннего бланка не противоречит нормативным требованиям, в качестве дополнительного аргумента можно привести пример унифицированной формы авансового отчета (форма № АО-1), которая также является двусторонней.

Служебное задание оформляется командируемым работником, подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. При оформлении командировки руководителя подразделения согласование служебного задания осуществляется с вышестоящим руководителем. Затем руководитель организации утверждает задание на командировку, ставя свою подпись в строке «Руководитель организации».

В графе 10 служебного задания указывается основание командировки. Далее следуют добавленные нами графы, получившие литерные номера, чтобы сохранить дальнейшую нумерацию граф, закрепленную в утвержденной Госкомстатом форме:

• в графе 10а указывается источник финансирования (средства гранта, средства хоздоговора с указанием номера, средства структурного подразделения, внебюджетные средства и т.п.);
• наличие средств и возможность их использования для оплаты командировочных расходов подтверждаются визами распорядителя средств (руководителя гранта, хоздоговора, руководителя структурного подразделения) в графе 10б и бухгалтера (графа 10в);
• при необходимости получения аванса его сумма указывается в графе 10г;
• в том случае, если в командировку направляется руководитель, в графе 10д указываются должность, фамилия, имя и отчество работника, на которого возлагается исполнение обязанностей руководителя на время его командировки;
• работник, исполняющий обязанности руководителя во время командировки последнего, подтверждает свое согласие визой в графе 10е (личная подпись, расшифровка подписи и дата).

Для наглядности добавленные нами графы в Примере 2 мы выделили серой заливкой. Заполнение остальных граф документа производится в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению данной унифицированной формы.

Изменяем форму приказа

Унифицированную форму приказа о направлении работника в командировку (форма № Т-9) также целесообразно дополнить таким образом, чтобы в нем отражалась не только информация, предусмотренная типовой формой (фамилия, имя, отчество командируемого работника; структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого и место назначения (страна, город, организация); срок и цель командировки; дата и номер служебного задания, являющегося основанием для командировки), но и:

• источники оплаты сумм командировочных расходов (при командировании с оплатой командировочных расходов), а также
• иные условия направления в командировку:
• размер выдаваемого аванса (если аванс не выдается, то соответствующая строка приказа остается незаполненной),
• должность, фамилия, имя и отчество работника, на которого возлагается исполнение обязанностей командируемого (заполняется при направлении в командировку руководителей; если возложения исполнения обязанностей на время командировки не требуется, то соответствующая строка приказа остается незаполненной) (см. Пример 3).

Комментируя приведенный пример оформления приказа, следует обратить внимание на то, что дату во всех случаях предлагается указывать цифровым способом. Данное предложение не случайно, поскольку такой вариант удобен в условиях эксплуатации различного рода автоматизированных систем подготовки и обработки документов. Кроме того, в результате дополнения унифицированной формы появляется возможность в одном документе определить источник финансирования командировочных расходов, дать указание бухгалтерии на выдачу аванса, установить условия командировки по иному месту работы в организации (добавленные в форму поля для наглядности мы тоже выделили серой заливкой).

Усложняем задачу для совместителя

Приведенные выше примеры составлены исходя из положения, утвержденного приказом по организации, согласно которому работник, занимающий несколько должностей в организации на условиях штатного совместительства, при направлении его в командировку командируется по всем иным местам работы в этой организации на тот же срок с сохранением среднего заработка (см. Пример 1). В этом случае пребывание в командировке отмечается в табеле учета рабочего времени и расчета заработной платы как по основному месту работы, так и по совмещаемым должностям (проставляется обозначение «К»), и работнику сохраняется средний заработок.

Возможен и другой вариант. Например, работник направляется в командировку по основному месту работы. В этом случае руководитель структурного подразделения должен определить условия направления в командировку работника-совместителя по своему подразделению. Если цель командировки соответствует тем обязанностям, которые работник выполняет в подразделении на условиях штатного совмещения должностей, то руководитель может разрешить командировать работника-совместителя, тогда в табеле учета рабочего времени и расчета заработной платы по совмещаемой должности будет проставлено обозначение «К» и работнику будет сохранен средний заработок по совмещаемой должности. Но когда цели командировки не соответствуют тем обязанностям, которые работник выполняет в другом подразделении на условиях штатного совмещения должностей, на этом месте работы на срок командировки может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы.

Таким образом, возникает новая задача — оформить условия направления работника в командировку по иному месту работы в организации, отличные от условий для основного места работы. Чтобы ее решить, необходимо иначе, чем в приведенных ранее примерах, оформить дополнения в формах № Т-10а и Т-9.

На оборотной стороне формы № Т-10а:

• в графах 11 и 12 утвержденной Госкомстатом формы указывается содержание задания на командировку и краткий отчет о его выполнении;
• а добавленная нами графа 13 предназначена для оформления условий направления работника в командировку по иному месту работы в организации. В этой графе руководитель структурного подразделения, в котором работает по совместительству командируемый работник, указывает:
  • «Предоставить отпуск без сохранения заработной платы» (далее указывается срок командировки) или
  • «Цель командировки соответствует обязанностям по занимаемой должности, командировать» (далее указывается срок командировки).
  Предполагается, что помимо основного места работы работник совмещает еще не более двух должностей. Впрочем, подобных ограничений Трудовой кодекс РФ не содержит, но практика показывает, что совмещение трех и более должностей встречается крайне редко;
• в новую графу 14 перенесено заключение о выполнении задания, которое в типовой форме находилось вне графы.

В Примере 4 серым цветом выделена зона, добавленная в служебное задание по сравнению с ранее разработанной нами формой, показанной в Примере 2.

Соответствующим образом должен быть оформлен и приказ о направлении работника в командировку (см. Пример 5, серым выделены последние изменения).

Все вышеизложенное позволяет утверждать, что юридически корректное оформление командировок работников бюджетных организаций, занимающихся деятельностью, приносящей доход, представляет собой непростую задачу. И если специалисты по кадровому делопроизводству и бухгалтеры достаточно легко усваивают и выполняют все требования, то работники, направляемые в командировку, нередко могут испытывать затруднения при оформлении служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении. Их может выручить составление соответствующей памятки. Вариант такой памятки, подготовленной для государственного высшего учебного заведения, мы опубликуем в следующем номере журнала.