Каков порядок получения наличных по расходному кассовому ордеру? В каких случаях допустимо отсутствие подписи руководителя на этом документе? Какие проблемы вам будут грозить при подписании не до конца заполненного «расходника»? Какой удостоверяющий личность документ потребует у вас кассир и в каких случаях нужно запастись доверенностью?
Получение зарплаты и отпускных, подотчетных и др. денег, как правило, оформляется расходным кассовым ордером. Реже встречаются безналичные расчеты (с перечислением денег на зарплатные карты) или выдача наличных по ведомостям. Мы же сейчас рассмотрим самый распространенный способ получения наличных от организации – по расходному кассовому ордеру (РКО) или, как его еще называют, по «расходнику».
Форма документа
Кассовая дисциплина регламентируется «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. № 40 (далее – Порядок ведения кассовых операций). Согласно этому документу все движения денежных средств оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным Банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации. Для выдачи денег предусмотрена форма № КО-2, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88.
Познакомимся с этим документом поближе. Его условно можно разделить на четыре части (см. образец документа в Примере 3):
-
первая часть – «официальная». В ней содержится информация об организации, структурном подразделении, номер и дата «расходника»;
-
вторая часть – «бухгалтерская». В ней указывается, кому выдаются деньги, в каком количестве и на каком основании, проставляется корреспонденция счетов бухучета;
-
третья часть отводится получателю. Он собственноручно пишет, сколько денег и когда получил, ставит свою подпись;
-
четвертая часть отведена кассиру. Он должен расписаться и сделать отметку о документе, который предъявил получатель для идентификации своей личности.
Порядок действий
Расходные кассовые ордера должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно. Бланк РКО может быть заполнен чернилами, шариковой ручкой, но в последнее время благодаря автоматизации «расходники» все чаще распечатываются на принтере. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются!
1. Сначала бухгалтерия заполняет первую и вторую части РКО.
2. Затем документ должен быть подписан главным (старшим) бухгалтером; он также должен содержать распорядительную подпись руководителя организации или лица, уполномоченного на то письменным распоряжением руководителя. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна (пункт 14 Порядка ведения кассовых операций).
3. Подписанный «расходник» передается кассиру. Выдачу денег из кассы осуществляет именно он. Должность кассира обязательна на любом предприятии. Просто в маленьких фирмах эти обязанности может выполнять главный бухгалтер, а при его отсутствии – и руководитель, что должно быть оформлено внутренними документами организации 1.
4. Выдать деньги кассир может только лицу, указанному в качестве получателя в РКО. Поэтому вам нужно будет предъявить ему документ, удостоверяющий вашу личность. А теперь поясним, какие документы могут быть признаны удостоверяющими личность. Согласно Федеральным законам «О гражданстве Российской Федерации» и «О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию» это:
- паспорт гражданина РФ, используемый на территории России;
- паспорт гражданина РФ, удостоверяющий личность и за пределами России, – «загранпаспорт»;
- дипломатический паспорт;
- служебный паспорт и паспорт моряка;
- удостоверение личности.
Обратите внимание: водительские права, военный билет и прочие документы не могут быть приняты в качест ве документа, удостоверяющего личность (они лишь удостоверяют наличие специального права у конкретного физического лица, его отношение к военной службе и т.п.).
Итак, данные документа, удостоверяющего личность (его наименование и номер, кем и когда выдан), должны быть вписаны в «расходник».
Это общее правило, у которого есть только одно послабление. Если деньги выдаются не стороннему лицу, а организацией-работодателем своему работнику, то данные его паспорта уже есть в бухгалтерии и потому могут быть вписаны в «расходник» заранее, а не с предъявляемого документа при получении денег. При этом на небольшом предприятии , где все знают друг друга, личность работника кассир установит и без...
