Какую информацию должен содержать бланк письма и где ее разместить? На примерах показано продольное и флаговое расположение реквизитов. Вы увидите, чем отличаются бланки писем организации, структурного подразделения и должностного лица. Узнаете тонкости размещения герба РФ, товарных знаков и эмблем. Эта статья написана в жанре классического делопроизводства: здесь все изложено по порядку и с максимальным количеством примеров.

В последнее время можно встретить различные варианты бланков писем, которые отличаются друг от друга составом реквизитов, их расположением и оформлением. Когда смотришь на все это разнообразие бланков, возникают следующие вопросы:

  • Как все-таки должен выглядеть бланк письма?
  • Неужели все эти варианты бланков разработаны с соблюдением одних правил?
  • Соответствуют ли бланки моей организации установленным правилам?

Давайте вместе найдем ответы на все эти вопросы, рассмотрим требования, предъявляемые к бланкам писем, и разберемся, насколько необходимо соблюдать их. Но прежде чем начинать разговор о бланках писем, выясним, что же подразумевается под этим термином.

Что такое бланк письма и для чего он нужен?

Определение термина «бланка документа» содержится в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Но из этого определения «новичку в делопроизводстве» нелегко понять, что такое бланк документа, как он выглядит и для чего он нужен. Поэтому приведем еще одно, более понятное опеределение, которое, к сожалению, не закреплено в стандартах:

Бланк документа – это лист стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Соответственно, бланк письма – это лист формата А4 или А51, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, которые оформляют на всех письмах организации и которые не изменяют своих значений (например, такие реквизиты, как наименование организации и справочные данные о ней). В дальнейшем бланк используют при создании письма, то есть печатают на нем текст и оформляют остальные реквизиты, которые могут принимать различные значения.

Отсюда вытекает еще один вопрос: бланк письма обязательно должен представлять собой лист бумаги с нанесенными на него постоянными реквизитами или под бланком можно также понимать электронный файл, например, шаблон текстового редактора Microsoft Word?

Изначально бланки изготавливались только на листах бумаги, но в настоящее время практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков. Их использование позволяет создавать юридически полноценные документы.

Какой же способ изготовления бланков выбрать сегодня?

Здесь необходимо помнить, что бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должны изготовляться в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 г. № 1268 только полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Остальные бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. То есть способ изготовления этих бланков каждая организация вправе выбирать самостоятельно.

В настоящее время многие организации отдают предпочтение файлам, содержащим электронные образы бланков. Действительно, это наиболее удобный вариант, при котором не возникнет проблем с отсутствием в нужный момент бланка и не появится необходимость заказывать изготовление бланков в типографии, затрачивая на это дополнительные денежные средства.

Исключение составляют бланки, на которых изображение эмблемы или товарного знака по желанию руководства организации должно быть цветным. Ведь распечатка всех документов на цветном принтере – дорогостоящее удовольсткие. Поэтому в таких случаях организация (не будучи обязана, а по своему желанию) заказывает изготовление бланков документов в типографии. В данном случае использование заранее изготовленных бланков, содержащих эмблему в цветном варианте, позволяет печатать документ на черно-белом, а не на цветном принтере.

Обязательность выполнения требований под вопросом

Требования к бланкам организационно-распорядительных документов, в том числе к бланкам писем и их реквизитам, содержатся в ГОСТе Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Здесь необходимо отметить, что ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, о чем написано в первой его части. Но несмотря на то что положения стандарта соблюдаются на добровольной основе, многие организации в настоящее время выполняют требования ГОСТа Р 6.30-2003. Почему же они это делают?

Во-первых, в данном стандарте изложены требования, соблюдение которых позволяет унифицировать документы, создаваемые в разных организациях. Другими словами, ГОСТ Р 6.30-2003 призван помочь изготавливать бланки и оформлять документы в разных организациях по единым правилам. А это очень удобно для дальнейшей обработки документов в любой организации-получателе.

Во-вторых, соблюдение положений стандарта позволяет повысить качество создаваемых документов и не забыть о реквизитах, которые придадут документу юридическую силу.

В-третьих, для ряда организаций обязательность соблюдений требований ГОСТа Р 6.30-2003 закрепляется в нормативных актах. Примером могут являться федеральные органы исполнительной власти, для которых в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536, закреплено следующее правило: «При подготовке организационно-распорядительных документов работники федеральных органов исполнительной власти оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003».

Но, говоря о бланках писем, не стоит забывать, что их можно отнести к элементу фирменного дизайна. Поэтому в некоторых организациях разработку бланков документов, в том числе бланков писем, доверяют не службе документационного обеспечения управления, а дизайнеру, который разрабатывает другие продукты корпоративного стиля: визитки, календари, листовки, дизайн сайта и т.д. При этом в большинстве случаев дизайнеры не знаю требований ГОСТа Р 6.30-2003 и разрабатывают бланки в соответствии со своим...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Про подпись на документе, которую можно заменить актом

Компания подготовила документ, а работник отказался расписаться об ознакомлении с ним? Подскажем, как быть в этой ситуации: как можно обойтись без подписи работника на бумажном документе, оформив акт с подписями свидетелей либо засвидетельствовав это на первоначальном документе. Что важно зафиксировать, когда и кому? Как подтверждать факт ознакомления сотрудника с электронным документом, направленным по электронной почте или в СЭД. Объясним юридические тонкости и покажем образцы оформления документов.

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 2)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый Порядок работы с бумажными трудовыми книжками. В этом номере мы продолжаем рассказывать об изменениях в работе с ними: при заполнении их дубликатов вкладыш можно больше не вшивать в трудовую книжку, вернули возможность проставления в этом документе печати кадровой службы, есть существенные изменения в учете трудовых книжек и бланков. Еще мы описали проблемы, которые остались не урегулированы в новом Порядке, а также дали практические рекомендации по актуализации работы с трудовыми книжками в организации.

Внезапный отпуск – не по графику

Иногда человеку срочно надо в отпуск (в незапланированные в утвержденном графике отпусков даты), и даже работодатель готов пойти ему навстречу. Но тут еще важно правильно оформить документы и вовремя перечислить отпускные. Показываем, как оформить перенос отпуска, «чем прикрыть» даты, которые не укладываются в требования ТК РФ, и какие штрафы могут грозить работодателю за его доброту, если он все это не учтет.

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 1)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый порядок работы с бумажными трудовыми книжками. Формы трудовой книжки, вкладыша в нее и правила их заполнения изменятся незначительно. Скорее, Минтруд постарался урегулировать те пробелы, что были раньше и вызывали вопросы на практике, ощутимым для всех изменением, пожалуй, станет только отказ от ознакомления перед увольнением работника с записями, внесенными в его трудовую книжку, – об этом мы рассказываем сейчас. Про выдачу, учет и хранение бумажных трудовых книжек мы подробно поговорим в следующем номере журнала – тут изменения будут более существенные.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.