При работе с бухгалтерскими документами нужно учитывать множество положений бухгалтерского и налогового законодательств, т.к. от наличия и правильного оформления такой документации напрямую зависят доходы, расходы и налоги вашей организации. Ситуация усугубляется пристальным вниманием контролирующих органов к подобным документам.
Какие утвержденные формы документов используются и какая свобода творчества допускается в этом вопросе? Каковы особенности работы с бланками строгой отчетности? При помощи каких внутренних нормативных документов можно дисциплинировать исполнителей, работающих с «первичкой»? Как быть с документами, составленными на иностранных языках? Возможно ли использование факсимиле? На каких документах допускается исправление ошибок и как это оформить? И, наконец, сколько хранить «первичку»?
Ошибки в первичных учетных документах могут дорого обойтись предприятию. Ведь эти документы оформляются для подтверждения хозяйственных операций1, в т.ч. доходов и расходов, и, как следствие, размера налогов, подлежащих перечислению в бюджет. Именно поэтому за правильностью оформления и наличием этих документов пристально следит множество контролирующих органов, в первую очередь налоговые.
Первичные учетные документы подразделяются на:
- внешние, подготовленные за пределами организации (счета поставщиков, получаемые счета-фактуры и др.);
- внутренние, изготовленные в самой компании (акты, накладные, выставляемые клиентам счета и счета-фактуры и др.).
Для обозначения термина «первичный учетный документ» специалисты часто используют слово «первичка», которое и мы возьмем в свой арсенал.
Формы первичных документов
«Первичка» от Госкомстата
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. В зависимости от вида операций выделяют следующие альбомы документов:
- по учету и оплате труда (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1). К этим документам относятся, к примеру, личная карточка работника (форма № Т-2), штатное расписание (форма № Т-3), журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а);
- по учету основных средств, по учету результатов инвентаризации (утв. постановлением Госкомстата от 21.01.2003 г. № 7). Данный альбом включает акт о приеме-передаче объекта основных средств, инвентарную карточку объекта основных средств и др.;
- по учету кассовых операций (утв. постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. № 88). К этим документам относятся приходный и расходный кассовые ордеры, кассовая книга, акт инвентаризации наличных денежных средств (см. Пример 1);
- по учету торговых операций (утв. постановлением Госкомстата от 25.12.1998 г. № 132). К документам данного альбома относится, например, акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам.
О мнимой свободе творчества
Между тем золотая осень в лице финансового ведомства порадовала нас приказом от 06.10.2008 г. № 106н, который утвердил новое ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций» и предоставил бухгалтерам больше свободы. Документ гласит, что с 2009 года приложением к учетной политике можно утверждать собственные формы любых первичных документов! Хотя ранее такая вольность позволялась только в отношении бланков, по которым нет унифицированных форм. Таким образом, все «госкомстатовские» бланки «первички» переходят в разряд рекомендованных. Получается, если фирма сочтет нужным разработать свой бланк, применять его она может, невзирая на наличие типовой формы.
Однако не спешите расставаться с государственным наследством, поскольку пока эта свобода, по сути, лишь теоретическая. Дело в том, что согласно действующей редакции статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ) для оформления хозяйственных операций должна применяться унифицированная «первичка». Как вы понимаете, федеральный закон имеет приоритет перед приказом Минфина. Возможно, в ближайшее время парламентарии все же обратят внимание на это противоречие между ПБУ и Законом № 129-ФЗ и внесут в последний соответствующие поправки. Но на текущий момент стоит придерживаться старых правил и самостоятельно разрабатывать лишь те первичные учетные документы, формы которых в альбомах не предусмотрены. Ведь использование произвольного бланка при наличии типового квалифицируется как нарушение законодательства. То же самое относится и к случаю, когда в «самопальном» учетном документе отсутствуют обязательные реквизиты2:
- наименование и дата составления документа;
- наименование организации, от имени которой подготовлен документ;
- содержание хозяйственной операции и ее измерители в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Строгий бланк HAUTE COUTURE
Бланк строгой отчетности (БСО) — это документ, который фирма или предприниматель выдает взамен кассового чека при оказании услуг населению. Таким образом, использование БСО заменяет собой использование кассового аппарата. К БСО относятся «квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы» (п. 2 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов, утв. постановлением Правительства от 31.03.2005 г. № 171).
В повседневной жизни мы сталкиваемся с бланками строгой отчетности...
