Как подготовить документы к представлению в суд? Какова цена ошибки? Мы не станем разбирать тонкости подготовки исков и ходатайств – это вотчина юристов, а сосредоточимся на тех документах, которые прилагаются для подтверждения заявленных сведений и фактов. В каких случаях придется отдать подлинники и как их потом получить обратно? Как заверить копии?
Любая действующая организация может столкнуться с необходимостью представления документов в суд1. Автор статьи, будучи практикующим юристом, расскажет о том, как правильно оформить и направить в суд документы при рассмотрении споров с участием вашей организации.
Конечно, представление интересов компании в суде осуществляется штатными юристами, адвокатами либо юридическими фирмами, которые самостоятельно подают исковые заявления, жалобы, возражения, отзывы – в общем, документы правового характера. Но техническая работа по подготовке необходимых для представления в суд приложений к данным документам, которые являются документально оформленными доказательствами указанных в них обстоятельств (справки, письма, договоры, первичные учетные документы, счета-фактуры, приказы, распоряжения, положения, инструкции, регламенты и т.п.), зачастую ложится на плечи работников службы делопроизводства.
Однако, не зная, какие существуют правила для подготовки и представления таких документов, легко допустить ошибки в их оформлении. Цена упущений велика. Если они будут обнаружены, то придется готовить новые правильно оформленные документы либо, что гораздо хуже, ранее принятые на их основании судебные акты (решения, постановления, определения) могут быть отменены по сугубо формальным основаниям. К сожалению, у юристов не всегда есть время для того, чтобы подробно объяснить, как нужно заверить копии документов, представляемых в суд, а отдавать в материалы дела подлинники – значит осознанно идти на риск их утраты, что не редкость при загруженности наших судов.
Сразу оговоримся, что правила заверения копий документов в принципе одинаковы для всех случаев. Просто в судопроизводстве есть некоторые особенности, которые целесообразно принимать во внимание уже на стадии подготовки документов. Причем сложившаяся практика предъявления документов в суд в основном подразумевает в большей степени учет этих нюансов, чем неукоснительное соблюдение установленных общих правил.
В какой форме документы представляются в суд?
Как известно, для того чтобы разобраться с любым сложным вопросом, достаточно разбить его на несколько более легких составляющих. Мы сделаем так же и для начала посмотрим, в каких основных формах документы представляются в суд:
1. Подлинные документы. Можно выделить следующие случаи их приобщения к материалам судебного дела:
а) подлинные документы представляются в арбитражный суд в случае, если обстоятельства дела согласно федеральному закону или иному нормативному правовому акту подлежат подтверждению только такими документами ( в соответствии с ч. 9 ст. 75 АПК РФ2).
К исковому заявлению, подаваемому в суд, необходимо приложить документ, подтверждающий уплату государственной пошлины (если она установлена НК РФ3 для рассмотрения требования, изложенного в таком заявлении), либо ходатайство о предоставлении отсрочки, рассрочки, об уменьшении размера государственной пошлины (п. 2 ст. 126 АПК РФ, ст. 132 ГПК РФ4).
Государственная пошлина уплачивается в наличной или безналичной форме, а факт уплаты государственной пошлины в безналичной форме подтверждается платежным поручением с отметкой банка о его исполнении.
Отсутствие подлинных документов, подтверждающих факт уплаты государственной пошлины, приложенных к исковому заявлению, является основанием для оставления заявления арбитражным судом без движения на основании положений статей 126, 128 АПК РФ. «Без движения» означает, что арбитражный суд в своем определении указывает срок, в течение которого истец должен представить в суд подлинное платежное поручение. А вот если истец в установленный срок его не предоставит, арбитражный суд вправе на основании положений ст. 129 АПК РФ вернуть ему заявление без рассмотрения. Аналогичные правила установлены в ст. 136 ГПК РФ.
