Принимаем кадровые дела: что необходимо знать новичку

Многие секретари, стремясь освоить смежные специальности, останавливают свой выбор на кадровой работе. И это не случайно: работа в сфере кад­рового делопроизводства требует внимательного и грамотного отношения к оформлению и хранению документов. Но при приеме дел у прежнего кадровика нужно проявить бдительность, чтобы потом не пришлось отвечать за чужие ошибки. Как известить увольняющегося работника о том, кому именно он должен передать дела? Как быть с увольняющимся сотрудником, который отказывается передавать дела? Как новому работнику поступить, если ему никто не собирается официально передавать дела?
В предыдущем номере журнала мы выяснили: зачем оформлять прием-передачу кадровых документов между прежним и новым специалистом? от чего зависит степень формализации этой процедуры? кому передавать кадровые дела до оформления увольнения кадровика (ведь на одной штатной единице двух работников ­(одновременно ­прежнего и нового) быть не может)?
В этом номере разберемся со следующими вопросами: как известить увольняющегося работника о том, кому именно он должен передать дела? как быть с увольняющимся сотрудником, который отказывается передавать дела? как поступить новому работнику, если ему никто не ­собирается передавать дела и иную необходимую документацию?

Как уходящему сотруднику понять, кому именно он должен передать дела?

Ответим на этот вопрос. Во-первых, это может быть зафиксировано в:

  • трудовом договоре (образец используемой на практике формулировки приведен в Примере 3, здесь есть указания к действию как для поступающего на работу сотрудника, так и для увольняющегося) и
  • внутренних документах организации:
    • должностной инструкции – образец возможной формулировки приведен в Примере 4,
    • Правилах внутреннего трудового распорядка, как это ­показано в Примере 5,
    • в ином локальном нормативном акте (например, в Положении об обработке персональных данных – Пример 6),
    • в приказе (или распоряжении) о приеме-передаче дел, иной документации и материальных ценностей при увольнении работника (о том, как правильно составить такой приказ и какое место он занимает в процедуре приема-передачи кадровой документации, мы скажем в следующем номере журнала).
Пример 3. Формулировка о необходимости передачи дел в трудовом договоре

2.3. Работодатель обязан...

2.3.6. Обеспечить передачу Работнику уполномоченным лицом дел и иной документации, необходимой ему для надлежащего выполнения трудовой функции в соответствии с настоящим трудовым договором, должностной инструкцией, не позднее дня начала работы, установленного в п. 1.4 ­настоящего трудового договора.

2.4. Работник обязан...

2.4.7. В случае прекращения настоящего трудового договора по любому из оснований, предусмотренному Трудовым кодексом Российской Федерации, не позднее трех рабочих дней до даты увольнения, если иной срок не предусмотрен соглашением сторон, передать дела и иную документацию, за сохранность которой несет ответственность, а также вверенное ему имущество Работодателя, заместителю генерального директора по общим ­вопросам либо иному указанному Работодателем лицу по акту приема-передачи.

Неисполнение Работником предусмотренной в настоящем подпункте обязанности является дисциплинарным проступком и влечет за собой ответственность, ­установленную действующим законодательством Российской Федерации.

Пример 4. Формулировка о передаче дел в должностной инструкции

Инспектор по кадрам выполняет следующие должностные обязанности:

...21. В случае увольнения – лично передать все дела и необходимую документацию, связанную со своими должностными обязанностями, начальнику отдела кадров или указанному им лицу не позднее четырех рабочих дней до даты увольнения, если иной срок не предусмотрен соглашением сторон трудового договора.

Пример 5. Описание порядка приема-передачи дел при увольнении в Правилах внутреннего трудового распорядка

7. ПОРЯДОК ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ РАБОТНИКОВ

7.1. В случае прекращения трудового договора с РАБОТНИКОМ по любому из оснований, предусмотренному ТК РФ, РАБОТНИК обязан в срок не позднее трех рабочих дней до даты увольнения, если иной срок не предусмотрен соглашением РАБОТНИКА и РАБОТОДАТЕЛЯ, передать все дела и иную документацию, за сохранность которой несет ответственность ­РАБОТНИК в соответствии с заключенным с ним трудовым договором и должностной инструкцией, а также переданное ему РАБОТОДАТЕЛЕМ имущество, непосредственному руководителю РАБОТНИКА или иному ­указанному ­РАБОТОДАТЕЛЕМ должностному лицу по акту приема-передачи.

7.2. В случае необходимости и на основании служебной записки непосредственного руководителя РАБОТНИКА процедура приема-передачи дел и иной документации, имущества РАБОТОДАТЕЛЯ при увольнении работника ­может осуществляться с участием комиссии, члены которой утверждаются приказом РАБОТОДАТЕЛЯ, в котором также устанавливаются полномочия комиссии, сроки осуществления приема-передачи дел и иной документации, имущества ­РАБОТОДАТЕЛЯ, а также перечень иных необходимых мероприятий, сопровождающих указанную процедуру, С указанным приказом РАБОТНИК должен быть ознакомлен под личную подпись не позднее одного рабочего дня до даты начала приема-передачи дел и иной документации, имущества ­РАБОТОДАТЕЛЯ.

7.3. Неисполнение РАБОТНИКОМ предусмотренной в п. 7.1 обязанности, а равно любое уклонение от осуществления процедуры приема-передачи дел и иной документации, имущества РАБОТОДАТЕЛЯ является дисциплинарным проступком и влечет за собой ответственность ­РАБОТНИКА в ­соответствии с действующим законодательством РФ.

Пример 6. Описание порядка приема-передачи дел при увольнении в Положении об обработке персональных данных

5. Порядок приема-передачи дел при увольнении Работника, имеющего доступ к персональным данным работников Общества.

При прекращении трудового договора Работника, который имеет доступ к персональным данным работников Общества, Работник обязан в срок не позднее четырех рабочих дней до даты увольнения, если иной срок не предусмотрен его соглашением с Работодателем, передать:

– все дела и иную документацию, за сохранность которой несет ответственность Работник, а также

– все имеющиеся в его распоряжении и переданные ему ключи от сейфов, несгораемых шкафов и помещений, в которых хранится указанная документация, пломбы и тому подобное имущество, обеспечивающие режим сохранности документов, совместно именуемые «дела», должностному лицу, указанному в распоряжении Общества, издаваемом не позднее пяти рабочих дней до даты увольнения Работника, если иной срок не предусмотрен соглашением Работника с Работодателем. С распоряжением Работник должен быть ознакомлен под личную подпись.

Должностное лицо, которое в соответствии с распоряжением Общества осуществляет приемку дел от увольняющегося Работника, должно иметь допуск к персональным данным работников Общества в соответствии с ­порядком, установленным настоящим Положением.

Во-вторых, в случае отсутствия в документах организации точного указания на лицо, которому следует передать дела, прекращающий трудовые отношения работник может обратиться к своему непосредственному или вышестоящему руководителю с подобным вопросом, в том числе письменно (например, в виде докладной записки).

Если увольняющийся работник:

  • ответственно относится к своей работе и в курсе возможных последствий отсутствия надлежащего оформления перехода дел и документации к преемнику,
  • не желает быть несправедливо обвиненным в допущенных после его увольнения его преемником нарушениях трудового законодательства при оформлении кадровых документов или в несохранности имевшихся в его распоряжении документов,
  • не готов к тому, что пришедший на его место сотрудник будет постоянно обращаться к нему с вопросами о том, где какой документ можно найти и есть ли он в наличии, в его силах принять соответствующие меры даже в ситуации отказа непосредственного или вышестоящего руководителя от участия в процедуре приема-передачи.

Так, не позднее дня увольнения он может составить письменный акт (в нескольких экземплярах), содержащий опись подлежащих сдаче при увольнении кадровой документации и...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 1)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый порядок работы с бумажными трудовыми книжками. Формы трудовой книжки, вкладыша в нее и правила их заполнения изменятся незначительно. Скорее, Минтруд постарался урегулировать те пробелы, что были раньше и вызывали вопросы на практике, ощутимым для всех изменением, пожалуй, станет только отказ от ознакомления перед увольнением работника с записями, внесенными в его трудовую книжку, – об этом мы рассказываем сейчас. Про выдачу, учет и хранение бумажных трудовых книжек мы подробно поговорим в следующем номере журнала – тут изменения будут более существенные.

Как заставить исполнителей правильно оформлять письма

Автор описала методы, при помощи которых даже самых упорствующих исполнителей удалось обучить правильному оформлению служебных писем. Про обучающие семинары, шаблоны документов в Word, краткие памятки с примерами знают все. Вашей коллеге удалось реализовать и более оригинальные методы, чтобы «достучаться» до исполнителей в подведомственных организациях, грамотно подключив к решению этой задачи административный ресурс. Вы тоже можете воспользоваться этими приемами.

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Согласие работника на обработку персональных данных: ответы на 7 главных вопросов

Даем ответы на самые распространенные вопросы. Всегда ли необходимо согласие работника на обработку персональных данных? Оказывается, что нет. Что должно содержать в себе письменное согласие на обработку персональных данных? Чем грозит неоформление или неправильное оформление согласия? За каждого ли работника, у которого не взято согласие, работодателя могут оштрафовать на 75 000 рублей? Требуется ли согласие на обработку персональных данных, содержащихся в резюме соискателя? Можно ли включить согласие в текст заключаемого трудового договора? Как работодатель может воспрепятствовать работнику отказаться дать или отозвать согласие на обработку персональных данных?

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.