Принимаем кадровые дела: что необходимо знать новичку

Из предыдущих публикаций вы узнали, почему важно обеспечить прием-передачу кадровых дел и иной документации при смене работника, ответственного за кадровый документооборот, а также о том, как поступить в случае, если новичку, приступающему к кад­ровой работе, никто не собирается передавать дела и предоставлять иную необходимую для надлежащего выполнения должностных обязанностей документацию.
В предлагаемом вашему вниманию окончании статьи мы расскажем, какие этапы процедуры приема-передачи дел важно соблюдать, как правильно определить объем передаваемых дел и иной кадровой документации, а также осветим вопросы документального оформления итогов перечисленных мероприятий.

Напомним, что процедура приема-передачи кадровых дел и иной документации при смене ответственного за кадровый документооборот лица законодательно не установлена. И это понятно – слишком уж много факторов могут быть определяющими для выбора ее оптимальных этапов. Так, продолжительность мероприятий по приему-передаче документации и их содержание во многом зависят от конкретных обстоятельств:

• особенностей деятельности конкретной организации (например, свои нюансы есть в сфере государственной или муниципальной службы, а также у компаний, использующих труд иностранных работников и т.п.);
• степени регламентации данной процедуры во внутренних документах организации. Ведь в организации могут быть, а могут и отсутствовать: инструкция по делопроизводству и др. локальные нормативные акты, а также иные организационно-распорядительные документы (например, приказ /распоряжение о создании комиссии по приему-передаче дел и иной документации при увольнении работников), трудовые договоры и/или должностные инструкции конкретных работников. Не секрет, что лишь немногие компании могут похвастать правильным документальным закреплением механизма передачи дел;
• содержания трудовых обязанностей (в том числе касающихся обеспечения сохранности отдельных видов кадровой и связанной с ней документации) сменяемого лица и/или работника, вновь приступающего к обязанностям в сфере кадрового делопроизводства, а также общего объема кадровой документации, зависящего в первую очередь от численного состава персонала всей организации;
• сроков и/или оснований увольнения предшественника. Так, если с работником подписано соглашение о расторжении трудового договора, то следует руководствоваться определенной в нем датой прекращения трудовых отношений. В то же время при увольнении работника по виновному основанию (например, за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание) необходимо принять меры для наиболее полной «инвентаризации» состояния кадровой документации;
• другие обстоятельства, заранее предусмотреть которые в целях единообразного установления процедуры приема-передачи документов кадрового делопроизводства не представляется возможным. Некоторые из них мы перечислили, когда говорили о факторах, от которых зависит степень формализации процедуры приема-передачи кадровой документации (начало статьи, опубликованное в № 2` 2011).

Поэтому предлагаемое в настоящей статье выделение отдельных этапов мероприятий по приему-передаче кадровых дел и иной связанной с ними документации носит рекомендательный характер и в условиях деятельности конкретной организации может быть скорректировано. Итак, в самом общем виде к таким этапам относятся:

• предварительный этап – определение порядка и сроков приема-передачи дел и иной кадровой документации;
• проверка кадровой документации (при необходимости сопровождающаяся общей оценкой состояния кадрового делопроизводства на вверенном увольняющемуся работнику и/или вновь приступающему к работе лицу участке работы);
• документальное оформление результатов приема-передачи дел и иной кадровой документации.

Остановимся подробнее на нюансах каждого из них.

Определение порядка и сроков приема-передачи дел

Данный этап по сути является предварительным и призван упорядочить все планируемые мероприятия. Порядок и сроки приема-передачи дел и иной кадровой документации могут быть определены:

• как заранее (т.е. во внутренних документах организации, например, в Положении об обработке персональных данных, образец содержания которого мы приводили в Примере 6 на стр. 16 в № 3` 2011),
• так и непосредственно перед сменой конкретного ответственного лица. В этом случае рекомендуем издать приказ, в котором вы сможете предусмотреть состав и порядок необходимых мероприятий (вы можете воспользоваться образцом такого приказа, приведенным в Примере 1 на стр. 23 в № 2` 2011 журнала).

Проверка кадровой документации

Этот этап является обязательным, поскольку осуществить прием-передачу кадровых дел и иной документации в сфере работы с персоналом без надлежащей проверки документов невозможно! Игнорирование данного обстоятельства повлечет изначальную недостоверность результатов всей процедуры приема-передачи дел.

Вместе с тем содержание данного этапа зависит от времени, которым вы располагаете, и ряда иных обстоятельств. Как минимум, проверке подлежит наличие тех документов, которые для кадрового документооборота являются обязательными в силу действующих нормативных правовых актов, а их отсутствие влечет административную ответственность. Программа-максимум по приему-передаче дел включает в себя: проверку законности содержания, правильности оформления, надлежащей регистрации и установление соблюдения условий хранения документов, а также состояния программного обеспечения, если оно используется в кадровой работе организации, и общую оценку состояния кадрового документооборота. Все выявленные нарушения и недочеты следует тщательно фиксировать при осуществлении проверки с тем, чтобы в последующем отразить их в итоговом акте приема-передачи.

Как определить объем передаваемых дел и иной кадровой документации? Это важный вопрос, поэтому уделим ему особое внимание.

Для начала необходимо установить, с какими документами предстоит работать новому сотруднику, которому передаются дела, а также уточнить перечень документации, которая находится в ведении увольняющегося работника.

Нелишним будет уточнить и действующее в организации распределение функционала по оперативному хранению документов между службой ДОУ (или секретарем, архивом), кадровым подразделением и бухгалтерией. Для этого необходимо ознакомиться с номенклатурами дел (при их наличии) соответствующих подразделений и действующими в...