Принимаем кадровые дела: что необходимо знать новичку

В этом номере журнала вы узнаете, какие этапы процедуры приема-передачи дел от уходящего работника к новому важно соблюсти, как правильно определить объем передаваемых дел и иной кадровой документации. Даны рекомендации по документальному оформлению результатов данной процедуры.

Из предыдущих публикаций вы узнали, почему важно обеспечить прием-передачу кадровых дел и иной документации при смене работника, ответственного за кадровый документооборот, а также о том, как поступить в случае, если новичку, приступающему к кад­ровой работе, никто не собирается передавать дела и предоставлять иную необходимую для надлежащего выполнения должностных обязанностей документацию.
В предлагаемом вашему вниманию окончании статьи мы расскажем, какие этапы процедуры приема-передачи дел важно соблюдать, как правильно определить объем передаваемых дел и иной кадровой документации, а также осветим вопросы документального оформления итогов перечисленных мероприятий.

Напомним, что процедура приема-передачи кадровых дел и иной документации при смене ответственного за кадровый документооборот лица законодательно не установлена. И это понятно – слишком уж много факторов могут быть определяющими для выбора ее оптимальных этапов. Так, продолжительность мероприятий по приему-передаче документации и их содержание во многом зависят от конкретных обстоятельств:

  • особенностей деятельности конкретной организации (например, свои нюансы есть в сфере государственной или муниципальной службы, а также у компаний, использующих труд иностранных работников и т.п.);
  • степени регламентации данной процедуры во внутренних документах организации. Ведь в организации могут быть, а могут и отсутствовать: инструкция по делопроизводству и др. локальные нормативные акты, а также иные организационно-распорядительные документы (например, приказ /распоряжение о создании комиссии по приему-передаче дел и иной документации при увольнении работников), трудовые договоры и/или должностные инструкции конкретных работников. Не секрет, что лишь немногие компании могут похвастать правильным документальным закреплением механизма передачи дел;
  • содержания трудовых обязанностей (в том числе касающихся обеспечения сохранности отдельных видов кадровой и связанной с ней документации) сменяемого лица и/или работника, вновь приступающего к обязанностям в сфере кадрового делопроизводства, а также общего объема кадровой документации, зависящего в первую очередь от численного состава персонала всей организации;
  • сроков и/или оснований увольнения предшественника. Так, если с работником подписано соглашение о расторжении трудового договора, то следует руководствоваться определенной в нем датой прекращения трудовых отношений. В то же время при увольнении работника по виновному основанию (например, за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание) необходимо принять меры для наиболее полной «инвентаризации» состояния кадровой документации;
  • другие обстоятельства, заранее предусмотреть которые в целях единообразного установления процедуры приема-передачи документов кадрового делопроизводства не представляется возможным. Некоторые из них мы перечислили, когда говорили о факторах, от которых зависит степень формализации процедуры приема-передачи кадровой документации (начало статьи, опубликованное в № 2` 2011).

Поэтому предлагаемое в настоящей статье выделение отдельных этапов мероприятий по приему-передаче кадровых дел и иной связанной с ними документации носит рекомендательный характер и в условиях деятельности конкретной организации может быть скорректировано. Итак, в самом общем виде к таким этапам относятся:

  • предварительный этап – определение порядка и сроков приема-передачи дел и иной кадровой документации;
  • проверка кадровой документации (при необходимости сопровождающаяся общей оценкой состояния кадрового делопроизводства на вверенном увольняющемуся работнику и/или вновь приступающему к работе лицу участке работы);
  • документальное оформление результатов приема-передачи дел и иной кадровой документации.

Остановимся подробнее на нюансах каждого из них.

Определение порядка и сроков приема-передачи дел

Данный этап по сути является предварительным и призван упорядочить все планируемые мероприятия. Порядок и сроки приема-передачи дел и иной кадровой документации могут быть определены:

  • как заранее (т.е. во внутренних документах организации, например, в Положении об обработке персональных данных, образец содержания которого мы приводили в Примере 6 на стр. 16 в № 3` 2011),
  • так и непосредственно перед сменой конкретного ответственного лица. В этом случае рекомендуем издать приказ, в котором вы сможете предусмотреть состав и порядок необходимых мероприятий (вы можете воспользоваться образцом такого приказа, приведенным в Примере 1 на стр. 23 в № 2` 2011 журнала).

Проверка кадровой документации

Этот этап является обязательным, поскольку осуществить прием-передачу кадровых дел и иной документации в сфере работы с персоналом без надлежащей проверки документов невозможно! Игнорирование данного обстоятельства повлечет изначальную недостоверность результатов всей процедуры приема-передачи дел.

Вместе с тем содержание данного этапа зависит от времени, которым вы располагаете, и ряда иных обстоятельств. Как минимум, проверке подлежит наличие тех документов, которые для кадрового документооборота являются обязательными в силу действующих нормативных правовых актов, а их отсутствие влечет административную ответственность. Программа-максимум по приему-передаче дел включает в себя: проверку законности содержания, правильности оформления, надлежащей регистрации и установление соблюдения условий хранения документов, а также состояния программного обеспечения, если оно используется в кадровой работе организации, и общую оценку состояния кадрового документооборота. Все выявленные нарушения и недочеты следует тщательно фиксировать при осуществлении проверки с тем, чтобы в последующем отразить их в итоговом акте приема-передачи.

Как определить объем передаваемых дел и иной кадровой документации? Это важный вопрос, поэтому уделим ему особое внимание.

Для начала необходимо установить, с какими документами предстоит работать новому сотруднику, которому передаются дела, а также уточнить перечень документации, которая находится в ведении увольняющегося работника.

Пример 18

Если речь идет о смене инспектора отдела кадров, в должностные обязанности которого входит определенный участок кадровой работы (скажем, оформление приема на работу, перевода и увольнения работников), то и проверку следует проводить именно в отношении соответствующих документов. Применительно к этой ситуации следует уделить внимание проверке:

  • трудовых договоров с работниками, изменений и дополнений к ним, а также иных соглашений, заключаемых с работниками в процессе их трудовой деятельности в данной организации;
  • приказов (распоряжений) о приеме на работу, о переводе на другую работу, о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), личных карточек работников, которые издаются и ведутся по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;
  • журналов регистрации указанных приказов (при наличии);
  • личных дел работников (в случае обязательности их ведения в силу требования закона или локальных нормативных актов организации);
  • трудовых книжек работников, вкладышей в них, а также книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (при возложении обязанностей по ведению, хранению и учету, выдаче трудовых книжек приказом (распоряжением) организации на соответствующее должностное лицо).
Пример 19

Если же дела и иную документацию передает руководитель кадрового подразделения компании, необходимо учитывать существующее распределение обязанностей внутри подразделения и уточнить перечень документации, за сохранность которой ответственен этот руководитель лично. Например, на него может быть возложена подготовка и оперативное хранение локальных нормативных актов в сфере труда: положений, регламентов, инструкций и т.п.

Нелишним будет уточнить и действующее в организации распределение функционала по оперативному хранению документов между службой ДОУ (или секретарем, архивом), кадровым подразделением и бухгалтерией. Для этого необходимо ознакомиться с номенклатурами дел (при их наличии) соответствующих подразделений и действующими в организации...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 1)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый порядок работы с бумажными трудовыми книжками. Формы трудовой книжки, вкладыша в нее и правила их заполнения изменятся незначительно. Скорее, Минтруд постарался урегулировать те пробелы, что были раньше и вызывали вопросы на практике, ощутимым для всех изменением, пожалуй, станет только отказ от ознакомления перед увольнением работника с записями, внесенными в его трудовую книжку, – об этом мы рассказываем сейчас. Про выдачу, учет и хранение бумажных трудовых книжек мы подробно поговорим в следующем номере журнала – тут изменения будут более существенные.

Как заставить исполнителей правильно оформлять письма

Автор описала методы, при помощи которых даже самых упорствующих исполнителей удалось обучить правильному оформлению служебных писем. Про обучающие семинары, шаблоны документов в Word, краткие памятки с примерами знают все. Вашей коллеге удалось реализовать и более оригинальные методы, чтобы «достучаться» до исполнителей в подведомственных организациях, грамотно подключив к решению этой задачи административный ресурс. Вы тоже можете воспользоваться этими приемами.

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Согласие работника на обработку персональных данных: ответы на 7 главных вопросов

Даем ответы на самые распространенные вопросы. Всегда ли необходимо согласие работника на обработку персональных данных? Оказывается, что нет. Что должно содержать в себе письменное согласие на обработку персональных данных? Чем грозит неоформление или неправильное оформление согласия? За каждого ли работника, у которого не взято согласие, работодателя могут оштрафовать на 75 000 рублей? Требуется ли согласие на обработку персональных данных, содержащихся в резюме соискателя? Можно ли включить согласие в текст заключаемого трудового договора? Как работодатель может воспрепятствовать работнику отказаться дать или отозвать согласие на обработку персональных данных?

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.