Top.Mail.Ru

Пример положения о современной службе делопроизводства

Положение о службе делопроизводства должно обеспечить ее правильное позиционирование. Опубликованный пример документа составлен для управленческой ситуации, когда в функции подразделения входит только работа с документами без хозяйственных, транспортных и др. видов материально-технического обеспечения (что, к сожалению, не часто встречается на практике); в организации действует корпоративная информационная система, поддерживающая документооборот по всем общим функциям управления; к тому же в организации принята концепция управления документами в соответствии с ИСО 15489. В положении учтены требования к функциям служб делопроизводства, которые устанавливаются на основе Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.

Вниманию руководителей служб делопроизводства и всех заинтересованных читателей нашего журнала мы представляем пример положения о службе делопроизводства, разработанного по общему алгоритму составления и оформления положения о структурном подразделении, который был описан в прошлом номере журнала.

Положение о службе делопроизводства является важнейшим документом, обеспечивающим ее правильное позиционирование в системе управления организацией.

Мы предлагаем для чтения и внимательного изучения пример положения о службе делопроизводства, которое носит довольно обычное название – «Управление делами». Необычность данной службы заключается в том, что за ней в качестве зоны ответственности четко закреплена исключительно работа с документами, делопроизводство, без функций хозяйственного, транспортного и других видов материально-технического обеспечения, которые традиционно связываются с деятельностью управления делами как структурного подразделения.

Дадим еще несколько пояснений. Данная служба создана в организации, которую можно охарактеризовать как организационно зрелую, имеющую стратегию, политики по основным направлениям своей деятельности, развитые системы административного и корпоративного управления и систему нормативных документов, регламентирующих внутренние процессы и процедуры. В организации действует корпоративная информационная система, поддерживающая не только обычный документооборот, но и все общие функции управления, основные управленческие процессы и процедуры реализации продуктов и услуг. Об организационной зрелости свидетельствует и то, что контроль исполнения и работа по обращениям граждан не включены в состав текущих функций службы делопроизводства, а выделены в качестве самостоятельных зон ответственности соответствующих подразделений.

Приведенный пример положения может действовать в организации, в которой уже принята концепция управления документами в соответствии с ИСО 15489, и в системе принятия решений в области управления документами данная служба играет приоритетную роль, что подкрепляется ее высоким статусом и подчинением непосредственно первому руководителю организации. Но текст положения отражает, что политика управления документами пока не разработана и не утверждена, в состав основных задач и функций реализация политики управления документами пока не входит.

В примере положения нашли отражение те обязательные требования к функциям служб делопроизводства, которые устанавливаются на основе Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477. Отражены и те функции, которые фактически выполняет и должна выполнять служба делопроизводства в современных организациях, имеющих информационные системы, официальные сайты и нацеленных на применение новейших информационных технологий.

Количество основных задач службы делопроизводства в нашем примере сбалансировано и соответствует управленческим нормам (не превышает 10 самостоятельных задач). По каждой основной задаче выстроена определенная иерархия функций, приоритеты.

Обратите внимание, что варианты формулировок функций и других элементов текста в примере положения мы выделяем курсивом или приводим курсивом в скобках. Конечно, перечень основных задач и функций не исчерпывающий. Вы можете выбрать наиболее подходящий вариант для конкретной организации и дополнить его своими формулировками.

Приведенное в примере положение имеет заголовочную часть, оформленную по образцу общего бланка, дата документа совпадает с датой его утверждения и является датой введения документа в действие. В оформляющей части – подпись начальника управления делами и визы, но не всех подразделений, с которыми осуществляется взаимодействие, а только трех основных, что установлено соответствующим регламентом разработки положений о подразделениях, а также потому, что в данной организации предусматривается разработка отдельных регламентов взаимодействия, что соответствует лучшим практикам организаций.

Такая управленческая ситуация нашла отражение в нашем примере:

Пример. Положения об Управлении делами

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Оформление приложений, связанных содержанием с основным документом

Показываем, как отобразить наличие приложений в основном документе и отметку в верхнем правом углу на самом приложении: общие правила, а также особенности приказов, протоколов и договоров; когда приложение у основного документа единственное и когда их несколько; как в многостраничных приложениях нумеровать страницы, оформлять титульный лист, как сшивать; чем отличается оформление утверждаемого приложения от приложения справочно-информационного характера; как оформить приложение к утвержденному приказом организационному документу, т.е. приложение к приложению (всего в статье показано 25 примеров оформления).

Воинский учет ведем по-новому

Что изменилось в воинском учете с 08.01.2022. Как заполнить новую форму карточки гражданина, подлежащего воинскому учету. На кого ее надо заводить. Какие санкции грозят организациям и должностным лицам за упущения в этой сфере.

Отметка о приложении в сопроводительном письме

Объясняем, какие документы надо пересылать с сопроводительным письмом. Показываем на примерах, как оформить отметку о приложении в различных ситуациях: если приложение названо и если не названо в тексте письма, если их несколько, если приложение к письму имеет собственное приложение, когда не надо указывать количество листов, если электронный документ пересылается по электронной почте или на съемном носителе, если приложение содержит конфиденциальную информацию, если оно направляется не всем адресатам письма, как оформить опись приложений и др. нюансы.

Кто подписал договор? (часть 2)

Все реже договоры подписываются сразу всеми сторонами в присутствии друг друга. Каковы юридические последствия подписания договора неуполномоченным лицом? Как снизить эти риски: что и как реально проверить, когда выручит доверенность и электронная подпись, как должна быть заверена копия доверенности (если оригинал вам не оставляют)? В этом номере читайте вторую часть статьи.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?