В силу специфического статуса первого лица организации документальное оформление его отпуска имеет свои особенности. Мы подробно отвечаем на часто задаваемые вопросы, на которые, кстати, встречаются весьма противоречивые ответы «специалистов». Как определить и зафиксировать продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска руководителя? Нужно ли ему писать заявление об отпуске и на чье имя? Нужно ли документально оформлять согласие на его отпуск «вышестоящих лиц»: общего собрания участников в ООО / акционеров в АО или совета директоров? Нужен ли приказ по унифицированной форме, приказ по основной деятельности на бланке организации или нужны оба? Как должен выглядеть итоговый комплект «отпускных документов» генерального директора – в чем будет отличие от комплекта документов рядовых сотрудников?
Одним из основных принципов трудовых отношений является обеспечение права каждого работника на справедливые условия труда, в том числе права на отдых (т.е. ограничение рабочего времени, предоставление ежедневного отдыха, выходных и нерабочих праздничных дней, оплачиваемого ежегодного отпуска). Право на указанные условия распространяются на всех физических лиц, вступающих в трудовые отношения с организацией, а значит, и на тех, кто занимает пост ее руководителя. Стоит заметить, что правовое регулирование деятельности таких лиц имеет серьезные пробелы и противоречия. Множество вопросов возникает и в такой, казалось бы, простой ситуации, как отпуск первого лица фирмы. К сожалению, адекватные ответы на данные вопросы даются далеко не всегда. «Вредные советы» встречаются не только во Всемирной паутине, но и в справочно-правовых системах. В настоящей статье мы постараемся ответить на наиболее часто возникающие вопросы и предложить наиболее удобные способы оформления документов.
На сколько?
Согласно ст. 114 и 115 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) отпуск должен предоставляться ежегодно продолжительностью не менее 28 дней. Это тот минимум, который гарантируется законодателем.
Отпуск может быть увеличен в зависимости от условий работы сотрудника. В настоящей статье мы не будем рассматривать основания его увеличения, общие для первого лица фирмы и всех остальных ее сотрудников, такие, например, как работа на Крайнем Севере. Остановимся на специфических моментах. К ним прежде всего относится предоставление дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день. Работа с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников устанавливается коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка организации, иным локальным нормативным актом (ЛНА) организации (ст. 110 ТК РФ). Минимальный размер продолжительности дополнительного отпуска составляет 3 календарных дня (ст. 119 ТК РФ). При этом работодатель вправе увеличить его.
Стоит заметить, что норма п. 1 ст. 119 ТК РФ, на наш взгляд, имеет ряд недостатков. Так, в ней указано, что продолжительность отпуска определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Однако эти документы носят принципиально разный характер, поскольку коллективный договор представляет собой результат взаимодействия трудового коллектива и администрации, а ПВТР являются волевым актом работодателя, который только учитывает мнение трудового коллектива. С практической точки зрения, ограничение перечня «расширяющих» документов, создаваемых волевым актом работодателя, только ПВТР неоправданно с практической точки зрения. Стоит заметить, что практика идет по пути расширительного толкования данной нормы, основываясь на негласном принципе трудовых отношений – если действия работодателя улучшают положение работника, то такие действия не требуют формального согласия работника или трудового коллектива. При возникновении спора судьи обычно исходят из постулата, что такие действия, как бы они ни были оформлены организацией, органически встраиваются в условия трудового договора. Поэтому не имеет особого значения, будет ли увеличение дополнительного отпуска для какой-то категории работников оформлено в ПВТР, ином локальном нормативном акте работодателя или в трудовом договоре.
Нужно учитывать еще одно правило: если в отношении сотрудника режим труда и отдыха отличается от общих правил, установленных в организации, то такие различия обязательно должны быть предусмотрены его трудовым договором. Данный подход тем более важен, когда мы рассматриваем условия труда генерального директора. Ведь если продолжительность его дополнительного отпуска зафиксировать только в коллективном договоре, где он выступает от имени организации, то получится, что он согласовывает свой дополнительный отпуск с собственными подчиненными. Если зафиксировать только в ПВТР, то получится, что он утверждает свои привилегии единолично (сам для себя). То есть при такой трактовке статьи 119 ТК РФ мы лишаем органы, представляющие организацию при заключении трудового договора с генеральным директором1, возможности определять его условия.
На практике для рядовых сотрудников оформление отношений по предоставлению дополнительного отпуска носит двухуровневый характер:
- в ПВТР, другом ЛНА или приказе указываются категории сотрудников, работающих в рамках ненормированного рабочего дня, с «привязкой» к количеству дней дополнительного отпуска, а
- в индивидуализированных актах (приказы «по работнику», трудовой договор) указывается, что количество дополнительных дней отпуска сотруднику определяется на основании локальных актов работодателя.
Отношения же по предоставлению дополнительного отпуска генеральному директору в идеале должны носить обратный характер:
- основным определяющим документом выступает его трудовой договор (поскольку он «прошел утверждение» вышестоящих органов управления обществом), а
- в коллективный договор, ПВТР или иной ЛНА информация вносится уже на основании трудового договора.
Пример 1. Правила внутреннего трудового распорядка (фрагмент)
Пример 2. Отражение ненормированного рабочего дня и дополнительных оплачиваемых дней отпуска в трудовом договоре руководителя
