Отчет сотрудника о выполненной работе

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 3 / 2013

Ирина Куролес

заместитель генерального директора по правовым вопросам ООО «АсВи-групп», член Ассоциации юристов России

Все чаще работодатели требуют отчета о выполненной работе от своих работников, причем не важно, какую именно они выполняют работу, какие должности занимают, как долго работают в компании. И, как правило, такое право работодателя не прописывается ни в каких внутренних документах компании. Несмотря на это, работники безоговорочно составляют отчеты за месяц, за квартал, за год – в зависимости от цели их подготовки (ведь возразить руководителю крайне сложно). В статье мы поговорим о том, для чего нужен отчет о выполненной работе, кто и при каких условиях может требовать его предоставить, что он должен содержать, нужно ли утверждать его форму и хранить по всем правилам.

Для чего нужен отчет?

Известно, что в организациях необходимость привлечения персонала должна быть экономически обоснованной, ведь оплата труда наемных работников для компании является статьей расходов, причем довольно существенной. Практически каждый руководитель структурного подразделения организации, подбирая через кадровую службу работников, должен обосновать перед руководством следующие важные моменты:

штатную численность подразделения;
фонд оплаты труда подразделения;
организационную структуру подразделения;
функционал работников подразделения;
требования к кандидатам (образование, квалификация, опыт работы, профессиональные навыки и т.п.).

Только после того как обоснованное предложение руководителя структурного подразделения о найме работников будет одобрено руководством, можно будет открывать вакансии и искать кандидатов. Однако обоснование необходимости «содержания» того или иного работника не заканчивается после его приема на работу. А наоборот, только начинается. Так, ему нужно будет выполнять определенный непосредственным руководителем объем работы.

Надо сказать, что в редкой организации рассчитываются нормы выработки (осуществляется это обычно силами экономистов и финансистов, у которых, если они и трудятся в компании, всегда есть работа поважнее). На практике задача распределения объема работы между сотрудниками структурного подразделения, как правило, лежит на плечах руководителя подразделения, который должен действовать по принципу «каждый работник должен быть при деле». В то же время руководитель подразделения обязан планировать работу своих подопечных. В свою очередь работник, чтобы работать более эффективно, должен и сам планировать свое рабочее время. После того как план будет составлен и утвержден руководителем структурного подразделения в установленном в организации порядке, его необходимо придерживаться и руководителю структурного подразделения, и работникам. Безусловно, для учета проделанной работы как подразделения в целом, так и отдельных его работников, сопоставляя ее с утвержденным планом, возникает потребность в отчете.

Таким образом, отчет работника необходим для:

обоснования расходов на оплату труда работников структурного подразделения;
использования его в качестве основы с целью предоставления отчетов контрагентам по гражданско-правовым договорам об оказании услуг/выполнении работ силами своего персонала (в том числе договоров аутсорсинга и аутстаффинга);
создания своего рода порядка и соблюдения дисциплины в подразделении;
быстрого установления связи: кто из работников, когда и какую работу выполнил (например, при возникновении конфликтных ситуаций, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением работником своих трудовых обязанностей).

Когда отчет обязателен?

Важно отметить, что вопрос предоставления работодателю работниками отчетов о выполненной работе законодательством регламентируется лишь в случае отправления работника в командировку.

При направлении работника в командировку оформляется служебное задание (по форме № Т-10а) ¹, подписываемое руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждаемое руководителем организации или уполномоченным им...