Эта статья не претендует на уникальность, ее достоинство в другом – она лаконично объясняет прикладные истины, рассказывая о правилах оформления организационно-распорядительных документов применительно к справкам. С ее помощью любой поймет, в каких ситуациях уместно оформление этого вида документа, как не спутать его с письмом. Даны примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (справок о совместительстве, о занятости с указанием среднего заработка и др.). Статью можно использовать как готовый методический материал для себя, коллег и подчиненных.
Когда нужно оформить именно справку?
Справка относится к информационно-справочным документам, так же как, например, докладная и объяснительная записки или служебное письмо. Назначение справки – описать, подтвердить какие-то факты, сведения, события «из жизни» организации либо ее сотрудника. Она может быть информационной, аналитической или отчетной, а в зависимости от адресата:
В первом случае справка оформляется подобно докладной записке, но, в отличие от нее, не побуждает к каким-либо действиям, а просто «предоставляет» информацию для размышления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.
Во втором случае она оформляется на общем бланке организации (фирменном бланке), на котором должны быть справочные сведения о ней (ИНН, адрес, телефон и т.п.). Именно поэтому многие путают ее с письмом (сравните Примеры 6 и 7). Отличие справки заключается прежде всего в том, что при ее оформлении указывают вид документа «СПРАВКА», кроме того, на ней может отсутствовать адресат (в письме же не указывают вид документа, а его адресат прописывают если не конкретно, например, Генеральному директору ЗАО «Каравелла» И.И. Иванову, то хотя бы в общем, например, Директорам филиалов ЗАО «Каравелла»). Далее в оформлении справки и письма действительно много общего:
- структура текста и стиль изложения;
- подпись руководителя организации (или лица, его замещающего), а при предоставлении сведений финансового характера – главного бухгалтера;
- обязательная регистрация.
Правильно оформляем реквизиты
Справка может направляться конкретной организации, но часто она выдается своему работнику для предоставления им этого документа в какую-то организацию. В обоих приведенных случаях адресатом является конечный получатель документа, а не ваш сотрудник.
Когда адресат справки известен точно, его указывают в положенном месте (правый верхний угол). Правила его оформления идентичны для всех организационно-распорядительных документов (см. пункт 3.15 ГОСТа Р 6.30-2003). Напомним, что в адресате инициалы в имени должностного лица указываются перед его фамилией, а у физического лица – после.
Пример 1. Адресатом является конкретное должностное лицо
Пример 2. Адресатом является организация
Пример 3. Адресатом является физическое лицо
Если адресат неизвестен или владелец будет предъявлять справку в нескольких местах, на месте реквизита «Адресат» пишется:
Пример 4. Если адресат справки неизвестен
Заголовок текста желательно сформулировать. Но если это сложно, то можно обойтись и без него. Формулируется он по общему правилу и отвечает на вопрос «о чем?» / «о ком?», являясь как бы продолжением к слову «СПРАВКА». Например, справка о техническом состоянии помещения или справка о несчастных случаях на производстве. В первом случае заголовок будет «О...
