Top.Mail.Ru
Как документируется в организации распределение полномочий (обязанностей, зон ответственности)? И как потом оформляется их делегирование в различных случаях: на постоянной основе (например, при реорганизации), на долговременной основе и эпизодически (например, на время отпуска или командировок замещаемого работника)? Чем различаются между собой штатное заместительство, совмещение и временный перевод на другую работу? При каждом варианте будут свои требования трудового законодательства, которые нужно соблюсти, и свой состав документов.
Начало статьи. Окончание в № 10 / 2013
Начало статьи. Окончание в № 10 / 2013

Деятельность любой компании базируется на работе наемного персонала. Обойтись без него может только очень узкая прослойка самозанятых индивидуальных предпринимателей и только при условии, что они не хотят расширять свой бизнес. Во всех остальных случаях заключаются трудовые договоры, которые оформляют (ст. 15 ТК РФ) отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции.

Фактически трудовая функция представляет собой набор прав и обязанностей работника, включающих полномочия распоряжаться ресурсами предприятия (как материальными, так и человеческими). Причем право распоряжения ресурсами принадлежит не только управляющему персоналу. Например, слесарь распоряжается запасными частями и временем работы оборудования, требует от смежников своевременно предоставлять детали и осуществлять обслуживание станка, на котором он работает. И вот все эти права и обязанности работника необходимо зафиксировать надлежащим образом, а в случае необходимости – передать другому сотруднику.

В настоящей статье мы рассмотрим систему полномочий в хозяйственных обществах с точки зрения ее документального оформления, а также опишем наиболее распространенные способы перераспределения полномочий в рамках фирмы.

Структурирование полномочий

Построение системы полномочий начинается с самого момента создания хозяйственного общества. Создавая компанию, собственники имущества, передаваемого в уставный капитал, связывают себя с юридическим лицом системой корпоративных прав и обязанностей. При этом формируется система органов управления, которые с момента внесения записи о создании организации в ЕГРЮЛ 1 наделяются полномочиями, поименованными в законе 2. Так начинается формирование структуры делегирования полномочий в организации. Вершину пирамиды полномочий в хозяйственных обществах составляют:

Схема 1. Пирамида полномочий хозяйственного общества

Полномочия указанных органов определяются прежде всего законом, затем – локальными нормативными актами организации (Положением об Общем собрании, Положением о Совете директоров, Положением о Правлении, Положением о Генеральном директоре; см. Примеры 1 и 2), а в отношении членов СД, КИО и ЕИО могут дополнительно фиксироваться в индивидуальных договорах.

Потенциально все полномочия по непосредственному осуществлению хозяйственной (исполнительной) деятельности сосредоточены в руках исполнительных органов (КИО или ЕИО). Именно с них начинается формирование организационной структуры хозяйственного общества, именно они являются первоначальным источником делегирования.

Совет директоров может вмешиваться в данную деятельность постольку, поскольку это разрешено ему уставом общества. Это определяется различиями в уровне задач, решаемых советом директоров и исполнительными органами. Первый – орган контроля и стратегического планирования, вторые – органы непосредственного претворения в жизнь стратегических решений.

Представленные далее фрагменты «Положения о Правлении» и «Положения о Единоличном исполнительном органе» являются частями реально действующих документов, встреченных автором во время его практической деятельности. Они демонстрируют компетенцию этих исполнительных органов.

Пример 1. Фрагмент Положения о Правлении

3. КОМПЕТЕНЦИЯ ПРАВЛЕНИЯ

К компетенции Правления относятся:

3.1. Организация системы планирования деятельности Организации, разработка и реализация планов развития по конкретным направлениям, контроль за их исполнением.

3.2. Создание, упразднение, реорганизация структурных подразделений Организации, утверждение положений о них, определение их состава, делегирование им части своих полномочий в соответствии с их профилем, контроль за их деятельностью.

3.3. Утверждение организационной структуры Организации, ее штатного расписания. Определение размера, порядка и формы оплаты труда и премирования работников, за исключением членов Правления и Генерального директора Общества.

3.4. Обеспечение общего руководства и координации работы филиалов и представительств Организации в соответствии с утвержденной стратегией.

3.5. Утверждение внутренних документов по текущим вопросам его деятельности.

3.6. Организация и функционирование системы внутреннего контроля, соответствующей характеру и масштабам деятельности Организации, в том числе:

  • установление ответственности за выполнение управленческих решений;
  • рассмотрение материалов и результатов периодических оценок эффективности внутреннего контроля;
  • создание эффективных систем передачи и обмена информацией, обеспечивающих поступление необходимых сведений к заинтересованным в ней пользователям.

3.7. Принятие решений о заключении сделки или ряда взаимосвязанных сделок, связанных с приобретением или отчуждением имущества, а также с возможностью его приобретения и отчуждения, если цена сделки (оценочная стоимость имущества, сумма договора и т.п.) составляет более 3 000 000,00 (Трех миллионов) рублей.

3.8. Принятие решений о заключении, изменении или расторжении договоров купли-продажи недвижимого имущества, вне зависимости от цены договора.

Пример 2. Фрагмент Положения о Единоличном исполнительном органе (генеральном директоре)

5. ПОЛНОМОЧИЯ И КОМПЕТЕНЦИЯ ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА

5.1. Генеральный директор осуществляет текущее руководство деятельностью Общества. При этом он совершает любые действия, необходимые для реализации данной функции, кроме решения вопросов, отнесенных к компетенции вышестоящих органов управления Общества (Общее собрание акционеров, Совет директоров) и ревизионной комиссии Общества.

5.2. Генеральный директор Общества осуществляет следующие полномочия:

  • без доверенности представляет интересы Общества и совершает от его имени сделки в рамках полномочий, предоставленных ему действующим законодательством и Уставом Общества;
  • организует ведение бухгалтерского и налогового учета, подписывает финансовые, первичные бухгалтерские и иные документы Общества;
  • открывает счета в кредитных учреждениях, распоряжается имуществом и финансовыми средствами Общества с учетом ограничений, установленных действующим законодательством;
  • обеспечивает подготовку и предоставление органам Общества отчетной документации (годовой отчет, годовой бухгалтерский баланс). Информирует вышестоящие органы Общества о текущей финансовой и хозяйственной деятельности в рамках, определенных «Положением о подготовке отчетности»;
  • организует выполнение решений Общего собрания и Совета директоров;
  • выступает представителем Общества в трудовых отношениях. Руководит персоналом Общества, издает приказы (распоряжения), обязательные для персонала Общества, в том числе приказы о назначении на должности работников Общества, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания;
  • выдает доверенности на право представительства от имени Общества, в том числе доверенности с правом передоверия;
  • осуществляет иные полномочия по оперативному руководству деятельностью Общества, не отнесенные законодательством, уставом или локальными нормативными актами Общества к компетенции Общего собрания акционеров или Совета директоров.

5.3. Генеральный директор Общества не вправе издавать приказы (распоряжения), обязательные для членов Совета директоров Общества либо ущемляющие их интересы.

Для акционеров Общества, состоящих с Обществом в трудовых отношениях, приказы (распоряжения) генерального директора являются обязательными в части, относящейся к указанным отношениям.

5.4. Приказы (распоряжения) генерального директора не должны противоречить законодательству, уставу Общества, решениям Общего собрания участников и решениям Совета директоров Общества. Приказы и указания, противоречащие законодательству, уставу Общества, решениям Общего собрания или Совета директоров, исполнению не подлежат и должны быть отменены (изменены) генеральным директором в трехдневный срок со дня обнаружения таких противоречий.

Факт наличия указанных в настоящем пункте противоречий констатирует Совет директоров Общества.

На стадии создания организации происходит функциональное делегирование полномочий – определяется структура отделов, служб и их функционал. Исходя из назначения и задач каждое подразделение получает определенное количество должностных единиц и набор необходимых ему полномочий. Таким образом, первоначальное делегирование происходит на основе:

  • локальных нормативных актов организации (штатное расписание, положения об отделах, службах) и
  • индивидуальных административных актах – должностных инструкциях.

Данные документы находятся между собой в достаточно сложной связи (см. Схему 2). Так, определяющим для всех является устав, положениям которого должны соответствовать все иные документы. Индивидуальные договоры должны соответствовать находящимся на их уровне локальным нормативным актам (ЛНА). Вместе с тем уровень верховенства ЛНА между собой определяется уровнем их принятия. Так, если уставом определено, что все три Положения принимаются Общим собранием участников, значит, они имеют равную юридическую силу и урегулирование коллизий между ними потребует вмешательства на уровне Общего собрания. Вместе с тем если устав определяет, что положение о КИО или ЕИО принимаются Советом директоров, то главенствующим в иерархии данных актов будет Положение о СД.

Схема 2. Состав документов, которые определяют первоначальную структуру полномочий в рамках хозяйственного общества

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как отправить телеграмму от имени организации

В каких ситуациях отправка телеграммы выручит юрлицо. Как оформить сам документ на общем бланке организации или по специальной форме ТГ-1а (показываем оба примера). Какие требования к оформлению телеграммы и процедуре отправки надо соблюсти. За какой срок доставят телеграмму. Какие документы, подтверждающие отправку и доставку, можно получить. Поводом для написания этой статьи стал интересный вопрос подписчика.

Оформляем почтовые отправления

Показываем примеры оформления конвертов писем (и бандеролей): место расположения данных о получателе и отправителе, в каком порядке указывать элементы адреса, какие сокращения можно использовать. Объясняем, зачем писать почтовый индекс специальным угловатым шрифтом и как он называется (пригодится, если захотите установить на свой компьютер). Как и где указывать должностное лицо или подразделение организации, если послание адресуется именно ему. Как найти или проверить почтовый индекс в адресе. Что означает пометка «ГСП». Как отследить доставку регистрируемого отправления на сайте «Почты России». Какие виды почтовых отправлений существуют. Какое количество документов формата А4 можно отправить по тарифам письма, а что уже потянет на бандероль. Показываем примеры оформления описи вложения (по форме 107) и списка (по форме 103), который потребуется организации при единовременной отправке более 5 регистрируемых отправлений.

Копия трудовой книжки: когда выдавать, как оформлять

Когда работодатель обязан предоставить копию бумажной трудовой книжки работнику (как оформить заявление, соблюсти срок изготовления). Как зафиксировать факт своевременной передачи работнику копии его трудовой книжки. Какие общие правила заверения копий многостраничных документов существуют, где они прописаны и в чем расходятся. Как в итоге поступать: копировать листы трудовой книжки, скреплять их, заверять (какие надписи где располагать). Как можно минимизировать трудозатраты. Почему сложно будет полностью указать местоположение оригинала изготовленной копии трудовой книжки. Какие нестандартные запросы встречаются у получателей таких копий, и как на них реагировать.

Штатное расписание и штатная расстановка

Почему штатное расписание обязательно для оформления в любой организации, а штатная расстановка – нет, но она очень удобна. Показываем примеры их оформления. Объясняем, какие изменения надо отражать в штатном расписании.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?