Top.Mail.Ru
Составление акта частенько вызывает трудности, проблема кроется в их большом разнообразии. Мы упростили вам задачу. Во-первых, провели пореквизитный анализ (при этом выявили, какие реквизиты необходимы любому акту для придания юридической силы, а какие – факультативны, какие нужны в определенных случаях). Во-вторых, дали общий рецепт конструирования текста акта, прокомментировав возможные варианты. В-третьих, привели образцы оформления трех целых разноплановых актов и дополнительно – примеры отдельных реквизитов.

Акт относится к информационно-справочным документам и составляется для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Государственные стандарты по делопроизводству мало говорят об актах. Возможно, причина тому – многообразие разновидностей этого документа, привести которые к общему знаменателю довольно трудно. Вот лишь некоторые ситуации, которые зачастую приходится оформлять актами:

  • прием-передача дел, документов, материальных ценностей;
  • обследование состояния какого-либо процесса (например, Акт обследования состояния делопроизводства);
  • результаты инвентаризации, ревизии;
  • фиксация факта уничтожения дел, документов, материальных ценностей;
  • результаты расследования несчастного случая на производстве;
  • фиксация дисциплинарного проступка работника и т.п.

Множество нормативных документов, регулирующих правоотношения в самых разных отраслях, содержат уже разработанные и утвержденные (унифицированные) формы актов. Так, Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) предлагают более десяти форм для актирования самых разных ситуаций, связанных с хранением документов и использованием архивных фондов.

А общие правила оформления актов мы можем найти в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003, разработанных ВНИИДАД:

Фрагмент документа

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

4.10. Акт составляется несколькими лицами (комиссией) и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр – бухгалтерия,

2-й экземпляр – коммерческий отдел,

3-й экземпляр – покупатель.

Оформление реквизитов акта

Проанализировав формы различных актов, можно сделать вывод о том, какие реквизиты придадут акту, составленному в свободной форме, юридическую силу. Правила оформления перечисленных реквизитов диктует ГОСТ Р 6.30-2003:

  • наименование организации;
  • наименование документа (АКТ);
  • дата (датой акта является дата фиксируемого события), а регистрационный номер на акте факультативен;
  • место составления документа (может быть указано в виде населенного пункта, как обычно это делается в приказах, служебных записках и других организационно-распорядительных документах – ниже номера и даты, но может указываться и в тексте в виде полного адреса вплоть до номера помещения (кабинета или цеха));
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • подписи.

Кроме того, акты могут содержать гриф утверждения.

Акты, составляемые на основании другого документа, содержат ссылку на этот документ. Место для ссылки может быть определено унифицированной формой акта (как в Примере 1 – обозначено цифрой 1), или же дата и номер документа просто вносятся в текст акта (как в Примере 2 – обозначено той же цифрой 1).

Документы, прикладываемые к акту, перечисляются в отметке о наличии приложений.

С некоторыми актами в обязательном порядке необходимо ознакомить заинтересованное лицо, тогда на акте должна быть оформлена виза ознакомления.

Пример 1. Акт о выдаче дел во временное пользование (составляется по форме, приведенной в Приложении 18 к п. 4.5.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Оформление в протоколе совмещенных и дистанционных заседаний

Какова специфика оформления протокола заседания, на котором все или часть участников присутствует дистанционно: как отразить место проведения, идентифицировать участников, как подписывать протокол, что делать, если в процессе заседания «упала» связь и количество участников изменилось. Показываем примеры возможных вариантов оформления, обращая ваше внимание на специфику требований к протоколам собраний / заседаний разных коллегиальных органов в разных организациях.

Составляем график отпусков на следующий год

По какой форме составлять график отпусков, как нумеровать, надо ли прошивать. Кому подписывать. До какой даты его надо успеть утвердить. Сколько потом хранить. Какие организации его могут не оформлять. Чьи пожелания о времени отпуска работодатель обязан удовлетворить. Какие виды отпусков включать в график. Что делать с отпусками за 1-й год работы (всей организации или отдельных новых сотрудников). Как оформить ознакомление работников, в т.ч. дистанционных, с утвержденным графиком. Штрафы за нарушения, связанные с оформлением и исполнением графика отпусков. Мы приводим не только примеры оформления и нормы ТК РФ, но еще обращаем ваше внимание на риски там, где практика «разношерстная», приводим разъяснения различных ведомств, на которые можно будет опереться.

Составление и оформление справок

Разбираем правила составления информационной справки и справки по личному составу. Какие реквизиты обязательны, а какие факультативны для внутренней и внешней справки. Варианты их оформления показаны на примерах целых документов и отдельных реквизитов. Как указывать получателя справки, когда он точно известен и когда не известен. Когда нужен оттиск печати. Кому подписывать. Сколько действует справка. Приведены примеры справок о состоянии исполнения приказов и распоряжений за месяц, об объеме документооборота за год, о работе по совместительству, о занятости и среднемесячном доходе с отпуском – по типовому формуляру, а также справки о среднемесячном заработке по утвержденной Минтрудом РФ форме.

Примеры согласий работников на обработку персональных данных «на все случаи жизни» (часть 2)

Показываем, как составить 9 вариантов согласий работников на обработку их персональных данных: на обработку биометрических данных (при оформлении пропуска), персональных данных членов семьи работника, специальной категории персданных, их передачу третьим лицам или сбор у них, на распространение и др. Объясняем, когда требуется оформить отдельные согласия и как все-таки можно несколько согласий объединить в едином документе. Предупреждаем о крупных штрафах за ошибки. Приводим сроки хранения.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).