Top.Mail.Ru
Составление акта частенько вызывает трудности, проблема кроется в их большом разнообразии. Мы упростили вам задачу. Во-первых, провели пореквизитный анализ (при этом выявили, какие реквизиты необходимы любому акту для придания юридической силы, а какие – факультативны, какие нужны в определенных случаях). Во-вторых, дали общий рецепт конструирования текста акта, прокомментировав возможные варианты. В-третьих, привели образцы оформления трех целых разноплановых актов и дополнительно – примеры отдельных реквизитов.

Акт относится к информационно-справочным документам и составляется для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Государственные стандарты по делопроизводству мало говорят об актах. Возможно, причина тому – многообразие разновидностей этого документа, привести которые к общему знаменателю довольно трудно. Вот лишь некоторые ситуации, которые зачастую приходится оформлять актами:

  • прием-передача дел, документов, материальных ценностей;
  • обследование состояния какого-либо процесса (например, Акт обследования состояния делопроизводства);
  • результаты инвентаризации, ревизии;
  • фиксация факта уничтожения дел, документов, материальных ценностей;
  • результаты расследования несчастного случая на производстве;
  • фиксация дисциплинарного проступка работника и т.п.

Множество нормативных документов, регулирующих правоотношения в самых разных отраслях, содержат уже разработанные и утвержденные (унифицированные) формы актов. Так, Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) предлагают более десяти форм для актирования самых разных ситуаций, связанных с хранением документов и использованием архивных фондов.

А общие правила оформления актов мы можем найти в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003, разработанных ВНИИДАД:

Фрагмент документа

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

4.10. Акт составляется несколькими лицами (комиссией) и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр – бухгалтерия,

2-й экземпляр – коммерческий отдел,

3-й экземпляр – покупатель.

Оформление реквизитов акта

Проанализировав формы различных актов, можно сделать вывод о том, какие реквизиты придадут акту, составленному в свободной форме, юридическую силу. Правила оформления перечисленных реквизитов диктует ГОСТ Р 6.30-2003:

  • наименование организации;
  • наименование документа (АКТ);
  • дата (датой акта является дата фиксируемого события), а регистрационный номер на акте факультативен;
  • место составления документа (может быть указано в виде населенного пункта, как обычно это делается в приказах, служебных записках и других организационно-распорядительных документах – ниже номера и даты, но может указываться и в тексте в виде полного адреса вплоть до номера помещения (кабинета или цеха));
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • подписи.

Кроме того, акты могут содержать гриф утверждения.

Акты, составляемые на основании другого документа, содержат ссылку на этот документ. Место для ссылки может быть определено унифицированной формой акта (как в Примере 1 – обозначено цифрой 1), или же дата и номер документа просто вносятся в текст акта (как в Примере 2 – обозначено той же цифрой 1).

Документы, прикладываемые к акту, перечисляются в отметке о наличии приложений.

С некоторыми актами в обязательном порядке необходимо ознакомить заинтересованное лицо, тогда на акте должна быть оформлена виза ознакомления.

Пример 1. Акт о выдаче дел во временное пользование (составляется по форме, приведенной в Приложении 18 к п. 4.5.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как оформить документы-основания в приказе

Как указывать документы в преамбуле приказа, во исполнение которых он издается. И как перечислить документы-основания ниже распорядительных пунктов приказа для подтверждения обоснованности принятых решений. Показываем примеры возможных вариантов оформления. Как это делается в унифицированных формах (серии Т) приказов по личному составу, утвержденных Госкомстатом России. И как оформить блок с документами-основаниями в приказе по основной деятельности. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.

Надо ли ставить точку между номером раздела (пункта) и заголовком (текстом)?

При составлении каких документов надо ставить точку после номера пункта (раздела) для его отделения от текста, а в каких документах этого делать не стоит. Почему для разных документов эти правила различаются (рассматриваем стандарты, организационно-распорядительные документы, конструкторскую документацию и общие правила русского языка). Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя.

График отпусков: актуализируем в течение года

По какой форме составлять график отпусков (и как можно модифицировать гос­комстатовскую унифицированную форму № Т-7). Какие организации могут его не издавать. После утверждения графика отпусков на следующий год этот план сталкивается с реальностью. На примерах показываем, как отразить в графике: перенос, продление, отзыв из отпуска, замену денежной компенсацией, изменение сведений о работнике (фамилия, должность, подразделение). Как можно оформить приложение к графику отпусков в середине года с отпусками новых сотрудников, принятых в текущем году.

Какие кадровые приказы стали необязательны

Рассказываем о приказах о приеме на работу, о переводе, о предоставлении отпуска: почему их можно не издавать; что нужно взвесить и на что обратить внимание, чтобы понять, как лучше действовать вашей организации – продолжить их оформлять или отказаться. Аналогично рассматриваем и ряд других кадровых документов.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).