В чем разница между служебной и докладной записками? Возможно ли использование служебных записок вместо докладных? Мы произвели пореквизитный анализ этих документов и показали множество образцов полностью оформленных служебных и докладных записок для различных случаев. Объяснили, как организовать их регистрацию, исполнение, сколько потом хранить.
Эта статья будет полезна компаниям, избравшим служебные записки основным средством письменных внутрикорпоративных коммуникаций.
В делопроизводстве используется три вида записок, которые различаются по назначению:
-
служебная записка обычно направляется «по горизонтали», например, от руководителя одного подразделения руководителю другого;
-
докладная записка направляется по вертикали (от подчиненного вверх руководству);
-
объяснительную составляют, как правило, когда у работника требуют письменных объяснений какого-либо инцидента (например, опоздания на работу, причиненного ущерба имуществу работодателя и т.п.).
Пожалуй, самой популярной из перечисленных является служебная, несмотря на некоторые сложности в определении ее статуса как документа. На практике очень многие организации поддерживают довольно обширную внутреннюю переписку именно с помощью служебных записок. Докладные записки менее популярны, т.е. в некоторых организациях направляют служебные записки и «по вертикали», и «по горизонтали» (и это несмотря на то, что докладная записка в числе официальных документов значится – имеет код по ОКУД, а служебная – нет).
Есть ли такой документ?
Как документ служебная записка не имеет официального статуса и не предусмотрена Общероссийским классификатором управленческой информации (ОКУД). Поэтому найти ее определение оказалось непросто. Краткий словарь видов и разновидностей документов (Главархив, ВНИИДАД, М., 1974) толкует служебную записку как записку о выполнении какой-либо работы, направляемой одним должностным лицом другому.
Реквизиты и бланк служебной записки
При оформлении служебной записки опирайтесь на рекомендации ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а конкретные правила оформления этого документа рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте организации.
Стандартная служебная записка содержит следующие реквизиты:
- наименование вида документа (отмечено цифрой 1 в Примерах со 2 по 4),
- дата документа (цифра 2 там же),
- регистрационный номер документа (цифра 3 там же),
- адресат (цифра 4),
- ссылка на номер и дату документа (если записка пишется в ответ на запрос или в целях исполнения нормативного акта, см. пометку с цифрой 5 в Примерах 3 и 5),
- заголовок к тексту (цифра 6),
- текст документа (цифра 7 в Примере 4),
- отметка о наличии приложения (если оно имеется, цифра 8 в Примере 5),
- подпись (цифра 9 в Примере 4),
- отметку об исполнителе, которая не обязательна (цифра 10 в Примере 4).
Из-за того, что служебная записка является внутренним документом, в ней часто не оформляют такие реквизиты, как «место составления документа» и «наименование организации-автора» (указывая только подразделение). Если с первым изъятием можно согласиться, то со вторым – не стоит.
Дополнительно в ходе своего жизненного цикла служебная записка может приобрести:
- резолюцию,
- визы согласования документа,
- отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
ГОСТ Р 6.30-2003 предлагает на рисунке Б.5 бланк конкретного вида документа, а именно – приказа. Возьмем его за основу, изменим вид документа («ПРИКАЗ» на «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА»), уберем место составления (Москва), добавим наименование подразделения (при внутренней переписке это становится принципиальным) и получаем «стандартный» бланк служебной записки. Результаты наших манипуляций показаны в Примере 1.
Пример 1. Бланк служебной записки, сконструированный по ГОСТу Р 6.30-2003
Но нигде нет запрета на разработку собственных бланков служебных записок, с оформлением и расположением реквизитов в соответствии с принятыми в компании традициями (Примеры 2 и 3).
Пример 2. Бланк служебной записки организации – вариант 1
Пример 3. Бланк служебной записки организации – вариант 2
Дальнейшие примеры оформления служебных записок мы будем делать в более традиционном исполнении.
Когда и как пишется служебная записка?
На вопрос, в каких случаях пишется служебная записка, поможет ответить Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах.
Фрагмент документа
П. 3.8.2 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (утв. приказом Федеральной таможенной службы от 18.10.2004 № 160)
Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений … (запросы, уточнение заданий, информации по запросам, разъяснения и др.). Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
