Юридический аспект «отмены» печати, точнее права отказаться от ее использования для широкого круга организаций, мы рассмотрели в майском номере журнала. А сейчас знакомим с аргументами документоведа, который тоже призывает читателей одуматься и «сохранить» печать для своей организации и грядущих поколений, – автор рассматривает главные аспекты ее применения.

Сложившаяся ситуация

Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» сделал наличие печати для акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью добровольным. Закон вступил в силу с 07.04.2015. В качестве целей принятия закона были заявлены:

  • отказ от печати в пользу современных средств идентификации (которые, впрочем, также применяются организациями на добровольной основе);
  • сокращение издержек предпринимателей на изготовление круглых печатей, на которых изображается полное наименование юридического лица (на русском языке) и место его нахождения.

Но необходимость изготовления печати уже давно не является «крючком», который препятствует вхождению в бизнес и тормозит его развитие.

Микробизнес, т.е. индивидуальные предприниматели, которые должны составлять основу частного бизнеса в любой стране, вполне развивают его и без печати. Для своей идентификации они используют ОГРНИП­ и в случае необходимости представляют свидетельство о внесении в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей, в котором указан 15-значный регистрационный номер. В структуре регистрационного номера кроме вида деятельности закреплена обязательная идентификационная информация – место нахождения индивидуального предпринимателя (например, в номере 305770002378910 цифра 77 означает г. Москву). Индивидуальный предприниматель имеет право открыть банковский счет без печати, а если он вносит запись в трудовую книжку работника, то идентифицирует себя по названию и регистрационному номеру, зафиксированному в ЕГРИП и свидетельстве, выданном ­налоговой службой, например: «ИП Кузнецов Т.В., ОГРНИП 305770002378910».

В крупных корпорациях, акционерных обществах, наоборот, правильность оформления документов и наличие всех реквизитов, обеспечивающих юридическую силу и правовую / доказательную функцию документов, находится в зоне ответственности топ-менеджмента организации и всех стейкхолдеров (заинтересованных в деятельности организации лиц), включая даже миноритарных акционеров. Именно такой подход закрепляется в стандартах ИСО по управлению документами (семейство стандартов серии ИСО 30300), отражающих реальную рыночную ­практику корпоративного управления.

Сложившуюся ситуацию наилучшим образом отражает пояснительная записка к проекту закона № 82-ФЗ, который был внесен Правительством РФ на основании распоряжения от 25.10.2014 № 2119-р и рассматривался ответственным комитетом Государственной думы Совета Федерации – Комитетом по вопросам собственности: «...при отмене обязанности право использовать круглую печать сохраняется, и у хозяйственных обществ остается возможность изготовить любое ­количество печатей и ­штампов любых форм, расцветок и степеней защиты».

В связи с требованиями закона № 82-ФЗ сведения о наличии печати необходимо включать в устав хозяйственного общества, и если эти сведения в уставе организации уже есть, то экспертное юридическое сообщество и специалисты в области управления документами не рекомендуют отказываться от печати. Тем более что иными федеральными законами в настоящее время определены и могут быть определены в дальнейшем случаи обязательного использования печати организации.

И, наконец, дело не в форме печати (круглая), а в идентификационных реквизитах ее оттиска и в ее значении. Печати классифицируются не по форме (основные из которых – круглая и треугольная), а по цели применения, в зависимости от которой на «штемпельной» части действительно располагаются те или иные реквизиты организации, рисунки (герб или логотип) и символы (звездочки, точки). В нашем ­журнале мы неоднократно упоминали классификацию печатей:

  • печать организации («главная» для коммерческих структур или «гербовая» для государственных органов и органов местного самоуправления);
  • печати специального назначения, которые дополнительно классифицируются как:
    • печати структурных подразделений («Отдел кадров» и т.п.) и
    • печати для удостоверения документов конкретных разновидностей («Для договоров», «Для платежных документов», «Для договоров страхования» и т.д.). Печати для удостоверения конкретных видов документов могут иметь свой индивидуальный номер («Для договоров № 5»), обеспечивающий дополнительную идентификацию ­удостоверенного печатью документа.

Немного истории

Исследователями русских текстовых документов установлено, что главным способом их удостоверения, дошедшим до нашего времени со времен средневековой Руси (XIV–XVII вв.), является скрепление их печатью

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Создаем «умные» бланки документов в MS Word

Иллюстрированная пошаговая инструкция создания шаблона документа в Word для служебного документа (на примере письма): как лучше внести неизменные реквизиты и те, что оформляются исполнителями; как защитить от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; как заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемые в СЭД; разместить отметку об исполнителе внизу последнего листа документа, на сколько бы страниц он ни получился; задать правильную нумерацию страниц (начиная со 2-й).

Создаем «умные» бланки документов в MS Word

Сначала рассказываем, зачем нужны «умные» бланки служебных документов, которые можно создать при помощи шаблонов документов в MS Word версии 2010 и 2016: можно закрепить зоны расположения реквизитов; задать им форматирование; заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; защитить от редактирования неизменные реквизиты и от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; задать правильную нумерацию страниц, включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемых в СЭД. Потом начинаем показывать, как создать такой «умный» бланк документа в Word – даем иллюстрированную пошаговую инструкцию (в этом номере журнала читайте ее начало, в следующем – окончание).

Как оформить приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность?

Кого можно назначить ответственным за пожарную безопасность всей организации? И как оформить такой приказ? Кто кроме него и за что может отвечать в данной сфере? Почему их ответственность лучше закрепить отдельным приказом? По каким поводам и как часто переиздавать эти приказы? Как правильно оформлять на них отметки об ознакомлении? Какое обучение должны пройти эти люди?

Составляем текст приказа – советы практика

Специалист по нормоконтролю делится накопленным опытом, показывая, как составлять преамбулу, за счет чего можно оптимизировать объем распорядительной части приказа, как формулировать поручения и устанавливать сроки, упоминать приложения, облегчать конструкции сложных предложений, избавляться от «висячих» предлогов и лишних слов, правильно использовать сокращения, склонять фамилии и не склонять наименования населенных пунктов, как лучше нумеровать пункты и подпункты приказа, какие знаки препинания использовать.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Правила внесения записей в трудовую книжку

В этом номере журнала объясняем правила внесения записей в раздел «Сведения о работе». Показываем на примерах, как вписать сведения о приеме на работу, о присвоении нового разряда (профессии, специальности, квалификации), о переводе, об изменении трудовой функции, о переименовании компании, подразделения или должности, о времени военной службы или обучения на курсах повышения квалификации и др..