Закон о бухучете (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ) требует, чтобы каждый факт хозяйственной жизни был оформлен первичным учетным документом. В качестве обязательного реквизита такого документа п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ называет подпись должностных лиц, совершивших сделку, либо должностных лиц, ответственных за оформление свершившегося события. Подпись должна сопровождаться указанием на фамилию и инициалы либо иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц. Такие же требования к первичным документам содержатся в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н (далее – Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности).
Кроме того, ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ устанавливает, что лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, не несет ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Однако если будет установлено, что первичный документ от контрагента подписан неуполномоченным лицом, то налоговый орган не признает в качестве документально подтвержденных расходы по такому первичному документу, а также откажет в применении вычета НДС (по ненадлежаще подписанному счету-фактуре). Это негативно скажется на имущественных интересах организации, может повлечь как налоговую ответственность компании (гл. 16 НК РФ), так и административную ответственность для должностных лиц, ответственных за ведение бухгалтерского учета (ст. 15.11 КоАП РФ).
Что же делать, чтобы обезопасить организацию от принятия к учету документов, подписанных неуполномоченными лицами?
Для начала вам стоит убедиться, что расшифровка подписи на первичных документах контрагента как минимум соответствует данным о лицах, уполномоченных подписывать такие документы.
Напомним, что без доверенности от имени компании может выступать и совершать сделки (подписывать документы) только единоличный исполнительный орган общества – директор, генеральный директор.
Чаще всего первичные документы (акты приемки-передачи результатов выполненных работ, оказанных услуг, накладные) подписывает руководитель (генеральный директор / директор). Следовательно, необходимо убедиться, что данные о руководителе организации-контрагента на первичном документе соответствуют информации о руководителе, указанной в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ). Электронную выписку из ЕГРЮЛ можно получить в режиме реального времени на сайте ФНС России www.nalog.ru в разделе «Электронные сервисы». Если информация о руководителе в ЕГРЮЛ и в первичном документе не совпадает, то у контрагента следует запросить подтверждение действительности сведений в первичном документе, в том числе приказ о вступлении в должность, решение общего собрания об избрании руководителя и т.д.
На таком документе как счет-фактура остановимся отдельно, т.к. неправильность его оформления (в т.ч. в части подписей) достаточно часто используется налоговиками в качестве основания в отказе возмещения НДС (на основании п. 2 ст. 169 НК РФ).
В...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Что стоит включить в условие договора о форс-мажоре, чтобы снизить потери денег, времени и нервов при возникновении непредвиденных обстоятельств. Даем ссылки на законодательство и разъяснения высшего судебного органа. Приводим пример грамотного раздела договора о форс-мажоре.
Объясняем разные тонкости значения понятий «место нахождения» и «адрес юридического лица», «юридический» и «фактический», «почтовый» адреса организации, «место составления документа». Чем рискует организация, если ее фактический адрес не совпадает с указанным в ЕГРЮЛ либо если он там неполный, не совпадает с Государственным адресным реестром. Как изменились подходы к этой проблеме у налоговых органов. Почему сейчас важно забирать корреспонденцию по адресу, указанному в ЕГРЮЛ. Обратите внимание: с 2027 года планируют обязать вести юридически значимую переписку через портал госуслуг и с госорганами, и с контрагентами. Как правильно указывать адрес в документах: стыкуем требования законодательства, ГОСТ Р 7.0.97-2025 и Методических рекомендаций по его применению.
Какие интервалы бывают между строками, буквами (символами) и словами. Что сказано в ГОСТ Р 7.0.97-2025 об отступах между составными частями одного реквизита (например, в адресате) и между разными реквизитами, об элементах этикетной рамки («Уважаемый...!» и «С уважением,»). Вы поймете, какое количество пустых строк лучше делать в письмах и других видах документов между: текстом и его заголовком, отметкой о приложении, подписью, отметкой об исполнителе, видом документа, номером с датой, местом издания документа и др. Все объясняем на примерах.
Во второй части статьи, публикуемой в этом номере журнала, даем алгоритм изменения номера у уже заключенного договора. Показывем примеры 2 допсоглашений к договору: а) для исправления технической ошибки в его номере; б) для внесения изменений из-за финансирования договора из бюджета по результатам выигрыша конкурентной процедуры в рамках госзакупок. Говорим о том, можно ли оставлять трудовые договоры без номера.
В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
