Top.Mail.Ru
Зачем к направляемым документам составлять сопроводительное письмо и как правильно его оформить? Каким образом в нем описать состав документов, в т.ч. электронные носители информации, приложения приложений, брошюры (по правилам действующего и грядущего стандартов на оформление ОРД)? Как получателю регистрировать это богатство, как передавать исполнителям и хранить?

Зачем составлять сопроводительное письмо и как регистрировать полученные документы?

Сопроводительное письмо составляется для достижения двух целей:

  • удостоверить факт отправления и доставки комплекта документов,
  • описать состав направляемых документов и, возможно, прокомментировать их.

Если документы любого содержания просто отправить или передать в канцелярию адресата, то есть вероятность больше никогда не узнать их судьбу. По общему правилу регистрировать документы (например, бухгалтерские или «иного отдела») без письма канцелярия не обязана, и поступит совершенно правильно: ей в обязанность обычно вменяется регистрация входящей корреспонденции, а не документов всех видов. В лучшем случае конверт передадут в нужное подразделение исполнителю. Но это останется внутри компании и отправитель документов никогда не знает о том, что передача состоялась. Тут мы описали общие правила работы делопроизводственной службы (как бы она ни называлась), которые действуют в большинстве организаций.

А вот когда в канцелярию курьер или почтальон приносит пакет с сопроводительным письмом, то делопроизводитель должен внести это письмо в регистрационную форму. Регистрация будет означать, что все приложенные к письму документы попали к адресату! Входящий номер и дата регистрации в отметке о поступлении документа в организацию (см. цифру 4 в Примере 1) позволят отправителю:

  • быть уверенным в получении комплекта документов,
  • уточнять потом «прохождение» этих документов внутри организации-получателя по входящему номеру.

Такая отметка оформляется полностью рукописно либо с использованием штампа (см. цифру 4 в Примерах 1 и 9).

Если между отправителем и адресатом нормальные деловые отношения, то с узнаванием входящего номера проблем не возникнет. Его легко сообщат по телефону или сразу курьеру. Для коммуникаций с «проблемными» адресатами лучше подстраховаться дополнительно.

В конфликтных ситуациях, осознав содержимое полученной корреспонденции, недобросовестный контрагент может «зачистить» данные о получении письма в своих регистрационных формах (ведь уже давно с этой целью ведутся не бумажные журналы, а электронные, в которых задним числом вполне можно зарегистрировать за этим номером иной документ). Что не удастся исправить задним числом, так это:

  • почтовые документы о доставке, в которых расписывается получатель (если корреспонденцию отправляли через «Почту России» или специализированную курьерскую службу), и
  • собственноручную отметку о вручении с подписью и расшифровкой на экземпляре отправителя (когда курьер привозит 2 экземпляра сопроводительного письма и 1 комплект прилагаемых документов, он просит оформить такую отметку только на своем экземпляре сопроводительного письма, который забирает с собой, см. цифру 5 в Примере 1).

Пример 1. Сопроводительное письмо на бланке организации

Еще одно преимущество сопроводительного письма - его маршрут в компании заранее известен. Мы не знаем должностей и фамилий тех, кто будет с ним работать, зато нам известно, что письмо будет рассмотрено и потом попадет к исполнителю. Например, если отправить просто оферту договора, то делопроизводитель передаст ее кому-то из юридического отдела и тут же забудет об этом. Если оферта будет направлена с сопроводительным письмом, то письмо будет зарегистрировано, рассмотрено руководителем, получит резолюцию и конкретного исполнителя.

Таким образом, составить сопроводительное письмо к отправляемому пакету документов в интересах отправителя, если он хочет и далее отслеживать судьбу своих документов и общаться с работником организации-адресата, который будет ими заниматься.

В качестве входящих документов приложения к письму не регистрируются. Все они рано или поздно будут учтены, но:

  • в подразделениях, ответственных за них;
  • в специальных журналах регистрации, предназначенных для конкретных видов документов;
  • только когда будут созданы, ведь зачастую компании направляют друг другу документы на стадии проекта.

Какие документы направляются с сопроводительными письмами

В процессе делового взаимодействия организации могут отправлять друг другу любые документы, относящиеся к...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Оформление в протоколе совмещенных и дистанционных заседаний

Какова специфика оформления протокола заседания, на котором все или часть участников присутствует дистанционно: как отразить место проведения, идентифицировать участников, как подписывать протокол, что делать, если в процессе заседания «упала» связь и количество участников изменилось. Показываем примеры возможных вариантов оформления, обращая ваше внимание на специфику требований к протоколам собраний / заседаний разных коллегиальных органов в разных организациях.

Составляем график отпусков на следующий год

По какой форме составлять график отпусков, как нумеровать, надо ли прошивать. Кому подписывать. До какой даты его надо успеть утвердить. Сколько потом хранить. Какие организации его могут не оформлять. Чьи пожелания о времени отпуска работодатель обязан удовлетворить. Какие виды отпусков включать в график. Что делать с отпусками за 1-й год работы (всей организации или отдельных новых сотрудников). Как оформить ознакомление работников, в т.ч. дистанционных, с утвержденным графиком. Штрафы за нарушения, связанные с оформлением и исполнением графика отпусков. Мы приводим не только примеры оформления и нормы ТК РФ, но еще обращаем ваше внимание на риски там, где практика «разношерстная», приводим разъяснения различных ведомств, на которые можно будет опереться.

Составление и оформление справок

Разбираем правила составления информационной справки и справки по личному составу. Какие реквизиты обязательны, а какие факультативны для внутренней и внешней справки. Варианты их оформления показаны на примерах целых документов и отдельных реквизитов. Как указывать получателя справки, когда он точно известен и когда не известен. Когда нужен оттиск печати. Кому подписывать. Сколько действует справка. Приведены примеры справок о состоянии исполнения приказов и распоряжений за месяц, об объеме документооборота за год, о работе по совместительству, о занятости и среднемесячном доходе с отпуском – по типовому формуляру, а также справки о среднемесячном заработке по утвержденной Минтрудом РФ форме.

Примеры согласий работников на обработку персональных данных «на все случаи жизни» (часть 2)

Показываем, как составить 9 вариантов согласий работников на обработку их персональных данных: на обработку биометрических данных (при оформлении пропуска), персональных данных членов семьи работника, специальной категории персданных, их передачу третьим лицам или сбор у них, на распространение и др. Объясняем, когда требуется оформить отдельные согласия и как все-таки можно несколько согласий объединить в едином документе. Предупреждаем о крупных штрафах за ошибки. Приводим сроки хранения.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).