Top.Mail.Ru
Зачем к направляемым документам составлять сопроводительное письмо и как правильно его оформить? Каким образом в нем описать состав документов, в т.ч. электронные носители информации, приложения приложений, брошюры (по правилам действующего и грядущего стандартов на оформление ОРД)? Как получателю регистрировать это богатство, как передавать исполнителям и хранить?

Зачем составлять сопроводительное письмо и как регистрировать полученные документы?

Сопроводительное письмо составляется для достижения двух целей:

  • удостоверить факт отправления и доставки комплекта документов,
  • описать состав направляемых документов и, возможно, прокомментировать их.

Если документы любого содержания просто отправить или передать в канцелярию адресата, то есть вероятность больше никогда не узнать их судьбу. По общему правилу регистрировать документы (например, бухгалтерские или «иного отдела») без письма канцелярия не обязана, и поступит совершенно правильно: ей в обязанность обычно вменяется регистрация входящей корреспонденции, а не документов всех видов. В лучшем случае конверт передадут в нужное подразделение исполнителю. Но это останется внутри компании и отправитель документов никогда не знает о том, что передача состоялась. Тут мы описали общие правила работы делопроизводственной службы (как бы она ни называлась), которые действуют в большинстве организаций.

А вот когда в канцелярию курьер или почтальон приносит пакет с сопроводительным письмом, то делопроизводитель должен внести это письмо в регистрационную форму. Регистрация будет означать, что все приложенные к письму документы попали к адресату! Входящий номер и дата регистрации в отметке о поступлении документа в организацию (см. цифру 4 в Примере 1) позволят отправителю:

  • быть уверенным в получении комплекта документов,
  • уточнять потом «прохождение» этих документов внутри организации-получателя по входящему номеру.

Такая отметка оформляется полностью рукописно либо с использованием штампа (см. цифру 4 в Примерах 1 и 9).

Если между отправителем и адресатом нормальные деловые отношения, то с узнаванием входящего номера проблем не возникнет. Его легко сообщат по телефону или сразу курьеру. Для коммуникаций с «проблемными» адресатами лучше подстраховаться дополнительно.

В конфликтных ситуациях, осознав содержимое полученной корреспонденции, недобросовестный контрагент может «зачистить» данные о получении письма в своих регистрационных формах (ведь уже давно с этой целью ведутся не бумажные журналы, а электронные, в которых задним числом вполне можно зарегистрировать за этим номером иной документ). Что не удастся исправить задним числом, так это:

  • почтовые документы о доставке, в которых расписывается получатель (если корреспонденцию отправляли через «Почту России» или специализированную курьерскую службу), и
  • собственноручную отметку о вручении с подписью и расшифровкой на экземпляре отправителя (когда курьер привозит 2 экземпляра сопроводительного письма и 1 комплект прилагаемых документов, он просит оформить такую отметку только на своем экземпляре сопроводительного письма, который забирает с собой, см. цифру 5 в Примере 1).

Пример 1. Сопроводительное письмо на бланке организации

Еще одно преимущество сопроводительного письма - его маршрут в компании заранее известен. Мы не знаем должностей и фамилий тех, кто будет с ним работать, зато нам известно, что письмо будет рассмотрено и потом попадет к исполнителю. Например, если отправить просто оферту договора, то делопроизводитель передаст ее кому-то из юридического отдела и тут же забудет об этом. Если оферта будет направлена с сопроводительным письмом, то письмо будет зарегистрировано, рассмотрено руководителем, получит резолюцию и конкретного исполнителя.

Таким образом, составить сопроводительное письмо к отправляемому пакету документов в интересах отправителя, если он хочет и далее отслеживать судьбу своих документов и общаться с работником организации-адресата, который будет ими заниматься.

В качестве входящих документов приложения к письму не регистрируются. Все они рано или поздно будут учтены, но:

  • в подразделениях, ответственных за них;
  • в специальных журналах регистрации, предназначенных для конкретных видов документов;
  • только когда будут созданы, ведь зачастую компании направляют друг другу документы на стадии проекта.

Какие документы направляются с сопроводительными письмами

В процессе делового взаимодействия организации могут отправлять друг другу любые документы, относящиеся к...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Какие кадровые приказы стали необязательны

Рассказываем о приказах о приеме на работу, о переводе, о предоставлении отпуска: почему их можно не издавать; что нужно взвесить и на что обратить внимание, чтобы понять, как лучше действовать вашей организации – продолжить их оформлять или отказаться. Аналогично рассматриваем и ряд других кадровых документов.

Как оформить документы для отзыва работника из отпуска

Кого можно отозвать из отпуска по инициативе работодателя, а кого нет. Какие ограничения еще надо учесть. Как сформулировать обоснование отзыва в документах. Как оформить служебную записку, уведомление работника и его согласие (показываем несколько возможных вариантов), приказ. Как отразить перенос отпуска в личной карточке (по форме № Т-2) и графике отпусков (по форме № Т-7).

Подписание документов во время отпуска

Может ли подписание документов уполномоченным лицом во время его отпуска стать проблемой? Оказывается, да. Предупредим о возможных «виражах», чтобы вы смогли к ним подготовиться. Поводом для разбирательств стал вопрос читателя.

Оформляем резолюцию

Когда и на каких документах оформляется резолюция руководителем. Как ее оформить: из каких обязательных элементов она должна состоять, а что может «достраиваться автоматически» для минимизации усилий руководителя. Почему резолюцию лучше оформлять непосредственно на рассматриваемом бумажном документе либо в СЭД, избегая ее оформления на отдельном бланке. Как работникам наглядно показать их «делопроизводственные роли» в Регламенте работы с организационно-распорядительными документами: кто, что, когда делает. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).