Выдавать ли документы бывшим работникам? Этот вопрос в судебной практике разрешается вполне однозначно: бывшие работники не утрачивают свое право на обращение к работодателю за документами, связанными с работой. Оно и понятно. Например, справка 2-НДФЛ может понадобиться при трудоустройстве к новому работодателю для расчета отпускных, декретных выплат, налоговых вычетов. Аналогично и со справками для назначения пенсии, социальных льгот и пр. Эта позиция подтверждается и судебными актами, например:
- определением Московского городского суда от 08.09.2011 по делу № 33-28750,
- апелляционным определением Хабаровского краевого суда от 05.07.2013 по делу № 33-4172/2013.
С документами о дисциплинарных взысканиях, служебных проверках, непрохождении испытательного срока и других «негативных» действиях работодателя в отношении работника складывается более запутанная ситуация. Во-первых, решения разными судами могут приниматься в схожих случаях прямо противоположные, а во-вторых, еще и с несколько отличающейся мотивировкой.
Судебная практика. Апелляционное определение Верховного суда Республики Дагестан от 29.03.2017 по делу № 33-1365/2017
СвернутьПоказать
Работница запросила документы - основания для наложения дисциплинарного взыскания в виде выговора, среди них: акт ревизии финансово-хозяйственной деятельности отделения банка, требование представить объяснения и акт об отказе их дать.
Суд указал, что эти документы относятся к вопросу о дисциплинарном проступке и не связаны непосредственно с работой истицы, что ТК РФ не устанавливает обязанности работодателя выдать работнику копии материалов служебной проверки в связи с привлечением работника к дисциплинарной ответственности. Важно и то, что эти документы уже были представлены ответчиком в рамках другого спора о правомерности дисциплинарного взыскания, а самостоятельного значения для защиты прав истца они не имеют.
Судебная практика. Апелляционное определение Челябинского областного суда от 25.09.2014 по делу № 11-10216/2014
СвернутьПоказать
Работник потребовал предоставить ему служебные записки и заключение, в которых идет речь о неудовлетворительных результатах испытания. Однако работодатель, а впоследствии и суд отказали ему в их предоставлении. Мотивировка была следующая: документы носят внутренний характер, предназначены для служебного пользования и не касаются трудовой деятельности работника. Суд приводит и такой интересный довод: законодательством не предусмотрена обязанность выдавать работнику документы, являющиеся основанием принятия работодателем внутреннего кадрового решения о неудовлетворительном прохождении работником испытания. Иное толкование нарушило бы принцип свободы экономической деятельности и право работодателя самостоятельно принимать кадровые решения.
Однако подобная позиция суда спорная. При намерении обжаловать неосновательное увольнение такие документы нужны работнику. Поэтому есть судебная практика и с противоположной позицией:
Судебная практика. Апелляционное определение Нижегородского областного суда от 29.11.2016 по делу № 33-14383/2016
СвернутьПоказать
Сотрудник был привлечен к дисциплинарной ответственности за нарушение одного из пунктов Положения о пропускном и внутриобъектовом режиме предприятия. Запросив это Положение у работодателя для обжалования действий по привлечению к дисциплинарной ответственности, работник получил отказ.
В суде работодатель ссылался на то, что этот документ непосредственно прав работника не затрагивает. Однако суд занял иную позицию: поскольку работник был привлечен к дисциплинарной ответственности за нарушение конкретного локального нормативного акта, этот документ работодателя непосредственно затронул его трудовые права. Поэтому суд обязал предприятие выдать работнику запрошенное Положение.
Как видим, по этому вопросу логика судов может быть довольно произвольной. Однако если работник привлечен к ответственности или уволен по инициативе работодателя и требует предоставить ему соответствующие документы, мы рекомендуем их выдать. Дело в том, что они необходимы сотруднику для защиты его прав и однозначно связаны с его работой, в рамках которой и произошел дисциплинарный проступок или спорное увольнение.
Если документы содержат иную информацию, не имеющую отношения к работнику, эти данные можно обезличить в копии или оформить для работника выписку из соответствующего документа.
Суды обращают внимание на наличие или отсутствие в выдаваемой документации персональных данных как самого работника, так и иных сотрудников.
Некоторые полагают, что показателем относимости документов к трудовой деятельности сотрудника является наличие в них его персональных данных (см. например решение Ленинского районного суда г. Оренбурга от 29.03.2016 по делу № 2-1905/2016).
Ф.И.О. являются персональными данными в силу п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»: персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Вспомним и абз. 3 ст. 89 ТК РФ, согласно которому «работники имеют право на свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника»!
Стоит отметить, что непосредственно ст. 62 ТК РФ не содержит такого ограничения, как непременное наличие персональных данных самого работника в запрошенных им документах.
Более прозрачна ситуация, когда работник требует документы, содержащие персональные данные других работников.
Судебная практика. Апелляционное определение Верховного суда Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33-4430/2015
СвернутьПоказать
Работодатель и суд отказали сотруднице в предоставлении приказа об установлении доплат за сложность и напряженность работы в связи с тем, что приказ содержал персональные данные других работников.
Конечно, работодателю в силу ст. 88 ТК РФ прямо запрещено сообщать персональные данные работников третьим лицам. Но все же, если работник запрашивает у компании приказ общего характера, изданный в отношении группы работников, самым оптимальным выходом из ситуации будет выдача ему выписки из такого приказа или обезличивание данных других работников в его копии.
Нужно ли выдавать работнику копии локальных актов и коллективного договора? Это один из наиболее спорных вопросов в применении ст. 62 ТК РФ.
Часть судей поддерживают работодателя, отказывая сотруднику в выдаче копий локальных актов по разным основаниям:
Судебная практика. Апелляционное определение Верховного суда Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33-4430/2015
СвернутьПоказать
Работнице отказали в выдаче приказа о доплатах не только потому, что в нем были персональные данные других работников, но и потому, что приказ являлся локальным актом работодателя. По мнению суда, в отношении таких актов у работодателя нет обязанности их выдавать работнику. С локальными актами сотрудников достаточно только ознакомить под личную подпись.
Судебная практика. Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 24.05.2016 по делу № 33-3680/2016
СвернутьПоказать
Суд поддержал работодателя в отказе выдать работнику именной график. Мотивация суда была аналогична рассмотренной в предыдущем примере, но в рамках данного дела суд добавил, что не выданный истцу именной график висел в доступном для обозрения месте.
Но есть и прямо противоположные позиции судов:
Судебная практика. Апелляционное определение Нижегородского областного суда от 16.08.2016 по делу № 33-9311/2016
СвернутьПоказать
Суд признал незаконным отказ работодателя выдать: карту специальной оценки условий труда работников (производителя работ (прораба); выписки из штатного расписания за период работы истца у ответчика; положение об оплате труда (содержащее нормы о премировании); выписки из табелей рабочего времени, графики выхода на работу за весь период работы.
Суд отметил, что эти документы очевидно связаны с трудовой деятельностью работника и нужны ему для реализации трудовых и пенсионных прав. У работодателя не было объективных оснований для отказа в их предоставлении работнику.
Судебная практика. Определение Московского городского суда от 24.08.2011 по делу № 33-25677
СвернутьПоказать
Суд поддержал необходимость выдачи работнику копии коллективного договора. Довод следующий: в соответствии со ст. 41 ТК РФ в коллективный договор могут включаться обязательства работников и работодателя по вопросам формы, системы и размеров оплаты труда, выплаты пособий, компенсаций, занятости, переобучения, условий высвобождения, льготы и преимущества для работников и т.д. Следовательно, данный документ непосредственно затрагивает интересы и права работников.
С одной стороны, локальные (в том числе нормативные) акты и коллективный договор (и соглашения) действительно носят общий характер, т.е. в них может и не быть данных о трудовой деятельности конкретного работника, его Ф.И.О. Тут мы рекомендуем придерживаться следующей логики.
Если локальный акт (должностная инструкция, график предоставления отпусков и пр.) издан в отношении нескольких работников, из него следует сделать выписку с информацией, касающейся конкретного работника.
Что же касается «неименных» локальных нормативных актов (Положения о внутреннем трудовом распорядке, Положение о конфиденциальной информации, защите персональных данных и пр.), необходимо в каждом отдельном случае учитывать, для какой цели работник запрашивает документы. Так, если он был уволен или привлечен к ответственности за нарушение конкретного пункта локального нормативного акта, мы рекомендуем выдать его копию, т.к. это необходимо работнику для защиты трудовых прав.
Если же работник требует «неименные» локальные нормативные акты без внятного обоснования, можно ему отказать. Но в любом случае рекомендуем руководствоваться имеющейся практикой судов в своем регионе, поскольку есть риск проиграть дело в суде.
