Приложение 5
Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать
Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.) - печать ставится на все виды доверенностей: генеральные, специальные и разовые, независимо от конкретного содержания передаваемых полномочий 2;
Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.) - то есть все виды договоров в соответствии с видами сделок 3, установленными Гражданским кодексом РФ, дополнительные соглашения к договорам 2;
Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, соглашения о неразглашении конфиденциальной информации и трудовые книжки рекомендуем выделить в общем перечне отдельными строками;
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.) - то есть практически все технические задания, которыми фиксируются этапы научно-технической и проектной деятельности на основании договоров;
Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.). Заявки на изобретения, открытия и т.п. оформляются в соответствии с правилами оформления научной и патентной документации. А заявки на оборудование в случае его покупки (а также приобретения других товаров и услуг) в настоящее время заменяет комплект конкурсной / тендерной документации;
Комплект конкурсной / тендерной документации рекомендуем выделить в перечне отдельной строкой;
Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.), а также другие документы, относящиеся к системе банковской документации, которая оформляется на основании требований Банка России;
Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию;
Исполнительные листы;
Командировочные удостоверения, которые по-прежнему часто используются организациями, несмотря на их формальную отмену;
Нормы расхода на драгоценные металлы, если они используются в производственных процессах организации при выполнении специальных функций;
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций - это типовая унифицированная форма системы банковской документации;
Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями Советского Союза; премиями ВДНХ и т.д.). В настоящее время помимо представлений к государственным наградам может идти речь об отраслевых, ведомственных, корпоративных наградах, о характеристиках-ходатайствах и др. документах, создаваемых в рамках мотивации и поощрения персонала организации;
Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, Госбанк, Промстройбанк СССР); на получение инвалюты со счета во Внешэкономбанке СССР; перевод валюты Внешэкономбанку СССР; на импорт и т.д.). Платежные поручения - это самый массовый документ, создаваемый организацией в процессе ведения своих счетов;
Положения о министерствах (ведомствах). Сюда же стоит добавить положения о филиалах и представительствах коммерческих организаций, положения о территориальных органах федеральных органов исполнительной власти и т.п.;
Протоколы (согласования планов поставок; выдвижения народных заседателей и т.д.). В настоящее время распространены протоколы разногласий сторон в процессе заключения и выполнения договоров / соглашений;
Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в Госбанк и Промстройбанк СССР) - в настоящее время актуальны для кредитных организаций;
Смета расходов (на содержание аппарата управления; на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.). В настоящее время - смета расходов по договору, бюджет проекта и т.п.;
Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.). Прежде всего - справки по личному составу и справки по форме № 2-НДФЛ;
Спецификации (изделий, продукции и т.д.);
Титульные списки;
Уставы государственных предприятий (объединений); совхозов, входящих в состав объединений и т.д.). Печать ставится на уставы организаций любой организационно-правовой формы, если они оформляются как индивидуальные документы (не по типовой форме устава предприятия малого и среднего бизнеса) в бумажной форме; на все изменения в уставы, которые представляются на регистрацию в налоговую службу;
Штатные расписания и изменения к ним.
