Руководитель службы ДОУ крупного предприятия делится своим опытом минимизации количества ошибок при создании документов исполнителями. Здесь мало разработать подробную Инструкцию по делопроизводству. Расскажем, как пустить в ход встроенный функционал Word'а, удобные интернет-ресурсы, как из часто «выгребаемых» за исполнителями ошибок создать «орфографический справочник вашей организации», чем поможет библиотека образцов документов и систематические обучающие семинары. В этом номере читайте первую часть статьи.
Право на ошибку
Эволюция создала всю разумную жизнь на этой планете с помощью одного инструмента – ошибки.
Из к/ф «Мир Дикого Запада»
Службы ДОУ от Калининграда до Владивостока всегда были передовым форпостом на границе с безграмотностью. Каждый день к нам поступают документы, содержащие ошибки. Каждый день мы ведем работу: уточняем, корректируем, исправляем, учим. Как руководителя службы ДОУ, меня часто спрашивают: «Как вы относитесь к ошибкам в документах?» Отвечаю: «Исключительно положительно! Просто с ними надо грамотно работать, чтобы их количество постоянно стремилось к нулю». В конце концов, ошибаться не страшно, страшно повторять ошибки.
В великом и могучем русском языке примерно 500 тысяч слов (среди учтенных есть и устаревшие, заимствованные, сложные слова, уменьшительные, ласкательные и прочие формы одного и того же исходного слова – этими оттенками смысла тоже определяется богатство языка). В словаре Даля около 200 тысяч слов, в современных словарях насчитывается 125–130 тысяч слов.
По статистике, число употребляемых слов у выпускника средней школы – 1 500–4 000, у человека с высшим образованием – 8 000. А у персонажа романа И. Ильфа и Е. Петрова «Двенадцать стульев» Эллочки Людоедки словарный запас составлял 30 слов.
Бывают ситуации, которые мы в службе ДОУ идентифицируем, как «Синдром Киже». Это когда делопроизводители пропускают документ с ошибкой, и она потом образует цепочку негативных последствий для организации. Конечно, в делопроизводстве ошибки не так фатальны, как, например, в медицине. Но это не освобождает нас от ответственности и негативных последствий.
Итак, напомню, что в 1927 году писатель Юрий Тынянов написал маленький литературный шедевр на основе исторического анекдота о масштабных последствиях незначительной ошибки в документе. Назвал его «Подпоручик Киже».
Краткое содержание. В канцелярии лейб-гвардии Его Императорского величества Преображенского полка писарь в спешке в приказе о назначении вновь прибывших написал: «…подпоручик Киже, Стивен, Рыбин и Аранчеев назначаются…». А должен был написать: «подпоручики же Стивен, Рыбин…». Сознаться в ошибке побоялся, в результате в гвардии появился несуществующий подпоручик Киже, который волею судеб сделал при дворе головокружительную карьеру: был произведен в капитаны и так до полковника. По документам он даже женился. В конце концов полковник Киже был произведен в генералы. И император велел вызвать его к себе. Пришлось командиру полка придумать, что тот умер. Похороны прошли со всеми почестями. Император Павел Петрович смотрел из окна на процессию и обронил: «Так проходит слава мира». Так прошла жизнь генерала, наполненная любовными приключениями и молодостью, опалой и милостью императора, завистью придворных. Вот собственно и все, что нужно знать о «Подпоручике Киже».
Знакомая картина, не правда ли? Писарь канцелярии написал, допустив ошибку. Командир не проверил, документ был передан на подпись императору и, как в «принципе домино» – одно событие запускает цепь связанных между собой явлений.
Сегодня одна из приоритетных задач служб ДОУ – это минимизировать количество возможных ошибок работников при составлении документов, снизить негативный эффект «Синдрома Киже».
Надеюсь, что ваши руководители – адекватные люди. И они понимают, что даже доктора наук ошибаются. А потому после ошибки в документе у вас не устраивают публичных казней и фотографии провинившихся не висят на доске позора, их не лишают премии и не увольняют. Ведь иначе исполнители будут молча «прятать концы в воду» и в организации будут рождаться «подпоручики Киже».
Как минимизировать число ошибок
Если ты можешь исправить последствия своей ошибки – ты еще не ошибся.
Дао Цзи Бай
(старинный китайский трактат)
Но вернемся к опыту ОАО «Метрострой» – что конкретно может сделать служба ДОУ.
1. Word нам в помощь
Программу Word, в которой набрано большинство проектов документов, мы используем, как инструмент выявления ошибок. Напомню, что пунктуационные ошибки подчеркиваются в ней зеленой волнистой линией, а орфографические – красной.
Когда мы это используем:
1. Проект документа поступает на согласование в отдел документационного обеспечения в электронном виде – это обязательное правило (бумажный вариант рассматриваем крайне редко). При этом большое количество грубых ошибок выявляются Word`ом автоматически.
2. Далее документ отправляется на согласование в другие подразделения и на завершающем этапе процесса согласования возвращается к нам на повторную проверку. Итак, после первой проверки выявляется большая часть ошибок, но не вся. Перед подписанием документа проводим заключительную проверку текста документа.
Как мы это делаем:
1. Советуем всем пользователям настроить на своем компьютере автоматическую проверку орфографии. Как это сделать, покажем на версии Word 2010 (на Рисунке 1 необходимые шаги отмечены цифрами):
- выбираете в верхнем меню закладку «Файл», в открывшемся списке ниже выбираете пункт «Параметры»;
- в открывшемся окне слева выбираете «Правописание», тогда справа отображаются его настройки – здесь ставите «галочки» для автоматической проверки орфографии и грамматики, а также указания, что при этом пропускать. Обязательно нажимаем кнопку «Ок».
Рисунок 1. Настройка в Word автоматической проверки орфографии и грамматики
