Как уменьшить количество ошибок в проектах документов

Руководитель службы ДОУ крупного предприятия делится своим опытом минимизации количества ошибок при создании документов исполнителями. Здесь мало разработать подробную Инструкцию по делопроизводству. Расскажем, как пустить в ход встроенный функционал Word'а, удобные интернет-ресурсы, как из часто «выгребаемых» за исполнителями ошибок создать «орфографический справочник вашей организации», чем поможет библиотека образцов документов и систематические обучающие семинары. В этом номере читайте первую часть статьи.
Начало статьи. Окончание в № 12 / 2018
Начало статьи. Окончание в № 12 / 2018

Право на ошибку

Эволюция создала всю разумную жизнь на этой планете с помощью одного инструмента – ошибки.

Из к/ф «Мир Дикого Запада»

Службы ДОУ от Калининграда до Владивостока всегда были передовым форпостом на границе с безграмотностью. Каждый день к нам поступают документы, содержащие ошибки. Каждый день мы ведем работу: уточняем, корректируем, исправляем, учим. Как руководителя службы ДОУ, меня часто спрашивают: «Как вы относитесь к ошибкам в документах?» Отвечаю: «Исключительно положительно! Просто с ними надо грамотно работать, чтобы их количество постоянно стремилось к нулю». В конце концов, ошибаться не страшно, страшно повторять ошибки.

Немного статистики

В великом и могучем русском языке примерно 500 тысяч слов (среди учтенных есть и устаревшие, заимствованные, сложные слова, уменьшительные, ласкательные и прочие формы одного и того же исходного слова – этими оттенками смысла тоже определяется богатство языка). В словаре Даля около 200 тысяч слов, в современных словарях насчитывается 125–130 тысяч слов.

По статистике, число употребляемых слов у выпускника средней школы – 1 500–4 000, у человека с высшим образованием – 8 000. А у персонажа романа И. Ильфа и Е. Петрова «Двенадцать стульев» Эллочки Людоедки словарный запас составлял 30 слов.

Бывают ситуации, которые мы в службе ДОУ идентифицируем, как «Синдром Киже». Это когда делопроизводители пропускают документ с ошибкой, и она потом образует цепочку негативных последствий для организации. Конечно, в делопроизводстве ошибки не так фатальны, как, например, в медицине. Но это не освобождает нас от ответственности и негативных последствий.

Синдром Киже

Итак, напомню, что в 1927 году писатель Юрий Тынянов написал маленький литературный шедевр на основе исторического анекдота о масштабных последствиях незначительной ошибки в документе. Назвал его «Подпоручик Киже».

Краткое содержание. В канцелярии лейб-гвардии Его Императорского величества Преображенского полка писарь в спешке в приказе о назначении вновь прибывших написал: «…подпоручик Киже, Стивен, Рыбин и Аранчеев назначаются…». А должен был написать: «подпоручики же Стивен, Рыбин…». Сознаться в ошибке побоялся, в результате в гвардии появился несуществующий подпоручик Киже, который волею судеб сделал при дворе головокружительную карьеру: был произведен в капитаны и так до полковника. По документам он даже женился. В конце концов полковник Киже был произведен в генералы. И император велел вызвать его к себе. Пришлось командиру полка придумать, что тот умер. Похороны прошли со всеми почестями. Император Павел Петрович смотрел из окна на процессию и обронил: «Так проходит слава мира». Так прошла жизнь генерала, наполненная любовными приключениями и молодостью, опалой и милостью императора, завистью придворных. Вот собственно и все, что нужно знать о «Подпоручике Киже».

Знакомая картина, не правда ли? Писарь канцелярии написал, допустив ошибку. Командир не проверил, документ был передан на подпись императору и, как в «принципе домино» – одно событие запускает цепь связанных между собой явлений.

Сегодня одна из приоритетных задач служб ДОУ – это минимизировать количество возможных ошибок работников при составлении документов, снизить негативный эффект «Синдрома Киже».

Надеюсь, что ваши руководители – адекватные люди. И они понимают, что даже доктора наук ошибаются. А потому после ошибки в документе у вас не устраивают публичных казней и фотографии провинившихся не висят на доске позора, их не лишают премии и не увольняют. Ведь иначе исполнители будут молча «прятать концы в воду» и в организации будут рождаться «подпоручики Киже».

Как минимизировать число ошибок

Если ты можешь исправить последствия своей ошибки – ты еще не ошибся.

Дао Цзи Бай
(старинный китайский трактат)

Но вернемся к опыту ОАО «Метрострой» – что конкретно может сделать служба ДОУ.

1. Word нам в помощь

Программу Word, в которой набрано большинство проектов документов, мы используем, как инструмент выявления ошибок. Напомню, что пунктуационные ошибки подчеркиваются в ней зеленой волнистой линией, а орфографические – красной.

Когда мы это используем:

1. Проект документа поступает на согласование в отдел документационного обеспечения в электронном виде – это обязательное правило (бумажный вариант рассматриваем крайне редко). При этом большое количество грубых ошибок выявляются Word`ом автоматически.

2. Далее документ отправляется на согласование в другие подразделения и на завершающем этапе процесса согласования возвращается к нам на повторную проверку. Итак, после первой проверки выявляется большая часть ошибок, но не вся. Перед подписанием документа проводим заключительную проверку текста документа.

Как мы это делаем:

1. Советуем всем пользователям настроить на своем компьютере автоматическую проверку орфографии. Как это сделать, покажем на версии Word 2010 (на Рисунке 1 необходимые шаги отмечены цифрами):

  • выбираете в верхнем меню закладку «Файл», в открывшемся списке ниже выбираете пункт «Параметры»;
  • в открывшемся окне слева выбираете «Правописание», тогда справа отображаются его настройки – здесь ставите «галочки» для автоматической проверки орфографии и грамматики, а также указания, что при этом пропускать. Обязательно нажимаем кнопку «Ок».
Рисунок 1. Настройка в Word автоматической проверки орфографии и грамматики

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Особенности текста приказа по проектной деятельности

Приказы о запуске проекта относятся к приказам по основной деятельности. Чем проектный приказ отличается от обычного производственного? Как лучше отражать в нем руководителя проекта и «подпроектов», членов команды? Как потом документировать изменение состава команды? Как формулировать поручения, чтобы их легче было контролировать? Даем ответы на эти и другие вопросы, а также примеры оформления проектного приказа.

Документы к протоколам: правильное оформление и формирование в дела

Показываем, как формировать дела с протоколами, их приложениями (утвержденными коллегиальным органом документами) и др. документами к протоколам, которые детализируют ход обсуждения и аргументируют принятые решения (списками присутствующих, докладами, презентациями, справками, отчетами и т.п., а также черновиком протокола в бумажном виде или в форме аудиозаписи). Показываем, как делать взаимные ссылки между этими документами, чтобы увязать их с протоколом, оформить все необходимые идентификационные реквизиты и подписи для придания юридической силы. Объясняем, что, где и сколько надо хранить. Показываем примеры отражения соответствующих дел в номенклатуре дел и в описи на передачу в архив.

Внесение изменений в нормативные акты организации

Объясняем, какими документами можно внести изменения в ранее изданные локальные нормативные акты организации. Показываем формулировки приказа для корректировки, добавления, изъятия отдельных слов, чисел, предложений либо целых пунктов, разделов, приложений. Как признать старый нормативный акт полностью утратившим силу при утверждении его нового варианта, как их потом различать (идентифицировать).

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Правила внесения записей в трудовую книжку

В этом номере журнала объясняем правила внесения записей в раздел «Сведения о работе». Показываем на примерах, как вписать сведения о приеме на работу, о присвоении нового разряда (профессии, специальности, квалификации), о переводе, об изменении трудовой функции, о переименовании компании, подразделения или должности, о времени военной службы или обучения на курсах повышения квалификации и др..

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.