Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив
  3. Оформление документов

Как уменьшить количество ошибок в проектах документов

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12 / 2018
Шуринов Сергей
начальник отдела документационного обеспечения ОАО «Метрострой»
Руководитель службы ДОУ крупного предприятия делится своим опытом минимизации количества ошибок при создании документов исполнителями. В этой части статьи автор рассказывает об оставшихся 3 инструментах. Во-первых, о том, что из часто «выгребаемых» за исполнителями ошибок в организации был разработан специальный справочник, заточенный под задачи создания текстов управленческих документов (он опубликован целиком, можете его позаимствовать). Во-вторых, речь идет об образцах документов. И в-третьих, об обучающих семинарах.
Окончание статьи. Начало в № 11 / 2018
Окончание статьи. Начало в № 11 / 2018

4. Инструкция по делопроизводству

При разработке своей Инструкции по делопроизводству мы старались:

  • собрать в ней правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов, проиллюстрировать их достаточным количеством примеров отдельных реквизитов и целых образцов документов для различных ситуаций;
  • писать ее максимально понятным языком;
  • логично структурировать информацию, чтобы ею удобно было пользоваться – быстро находить искомое.

В Примере 2 показано ее содержание.

Пример 2. Содержание Инструкции по делопроизводству в ОАО «Метрострой»

При проверке проектов документов, подготовленных исполнителями, мы стали замечать, что определенные ошибки встречаются в их текстах чаще других. Чтобы не разъяснять их бесконечно каждому по отдельности, мы разработали специальный справочник, заточенный под задачи создания текстов управленческих документов, и утвердили его в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству. Сюда вошли:

  • не только правила орфографии (написание наименований организаций, подразделений и должностей, порядковых числительных, склонение фамилий,...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
вступить в клуб
профессионалов

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

вступить в клуб профессионалов

Рекомендовано для вас

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2020
Оформление документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Ефанова Екатерина
руководитель отдела документационного обеспечения СКБ Контур

Особенности текста приказа по проектной деятельности

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2020
Оформление документов

Приказы о запуске проекта относятся к приказам по основной деятельности. Чем проектный приказ отличается от обычного производственного? Как лучше отражать в нем руководителя проекта и «подпроектов», членов команды? Как потом документировать изменение состава команды? Как формулировать поручения, чтобы их легче было контролировать? Даем ответы на эти и другие вопросы, а также примеры оформления проектного приказа.

Кирьёнен Валентина
ведущий специалист по нормоконтролю производственной компании, автор образовательной программы «Мастер эффективных документов» в Уральском федеральном университете, филолог

Документы к протоколам: правильное оформление и формирование в дела

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2020
Оформление документов

Показываем, как формировать дела с протоколами, их приложениями (утвержденными коллегиальным органом документами) и др. документами к протоколам, которые детализируют ход обсуждения и аргументируют принятые решения (списками присутствующих, докладами, презентациями, справками, отчетами и т.п., а также черновиком протокола в бумажном виде или в форме аудиозаписи). Показываем, как делать взаимные ссылки между этими документами, чтобы увязать их с протоколом, оформить все необходимые идентификационные реквизиты и подписи для придания юридической силы. Объясняем, что, где и сколько надо хранить. Показываем примеры отражения соответствующих дел в номенклатуре дел и в описи на передачу в архив.

Иритикова Вера
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Внесение изменений в нормативные акты организации

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2020
Оформление документов

Объясняем, какими документами можно внести изменения в ранее изданные локальные нормативные акты организации. Показываем формулировки приказа для корректировки, добавления, изъятия отдельных слов, чисел, предложений либо целых пунктов, разделов, приложений. Как признать старый нормативный акт полностью утратившим силу при утверждении его нового варианта, как их потом различать (идентифицировать).

Янковая Валентина
ведущий специалист Государственного архива Российской Федерации, член Гильдии управляющих документацией, канд. ист. наук, доцент

Правила написания адресов

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2009
Оформление документов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Быкова Т.А.
доцент кафедры документоведения РГГУ, кандидат исторических наук

Правила внесения записей в трудовую книжку

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2010
Оформление документов

В этом номере журнала объясняем правила внесения записей в раздел «Сведения о работе». Показываем на примерах, как вписать сведения о приеме на работу, о присвоении нового разряда (профессии, специальности, квалификации), о переводе, об изменении трудовой функции, о переименовании компании, подразделения или должности, о времени военной службы или обучения на курсах повышения квалификации и др..

Смольянинова Мария
главный редактор издательства ООО «Бизнес-Арсенал»

Формы написания чисел в тексте документов

Делопроизводство и архив
№ 08 / 2007
Оформление документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Юсипова Е.Г.
заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией

Оформляем приказ по обновленным правилам

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2018
Оформление документов

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Доронина Лариса
к.э.н., эксперт Национальной ассоциации офисных специалистов и административных работников при Президенте Российской Федерации, разработчик профстандартов в области документоведения, доцент кафедры Государственного университета управления