Top.Mail.Ru
Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив
  3. Оформление документов

Как уменьшить количество ошибок в проектах документов (часть 2)

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12 / 2018
Сергей Шуринов
начальник отдела документационного обеспечения ОАО «Метрострой»
Руководитель службы ДОУ крупного предприятия делится своим опытом минимизации количества ошибок при создании документов исполнителями. В этой части статьи автор рассказывает об оставшихся 3 инструментах. Во-первых, о том, что из часто «выгребаемых» за исполнителями ошибок в организации был разработан специальный справочник, заточенный под задачи создания текстов управленческих документов (он опубликован целиком, можете его позаимствовать). Во-вторых, речь идет об образцах документов. И в-третьих, об обучающих семинарах.
Окончание статьи. Начало в № 11 / 2018
Окончание статьи. Начало в № 11 / 2018

4. Инструкция по делопроизводству

При разработке своей Инструкции по делопроизводству мы старались:

  • собрать в ней правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов, проиллюстрировать их достаточным количеством примеров отдельных реквизитов и целых образцов документов для различных ситуаций;
  • писать ее максимально понятным языком;
  • логично структурировать информацию, чтобы ею удобно было пользоваться – быстро находить искомое.

В Примере 2 показано ее содержание.

Пример 2. Содержание Инструкции по делопроизводству в ОАО «Метрострой»

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
вступить в клуб
профессионалов

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

вступить в клуб профессионалов

Рекомендовано для вас

Оформление приложений, связанных содержанием с основным документом

Делопроизводство и архив
№ 05 / 2022
Оформление документов

Показываем, как отобразить наличие приложений в основном документе и отметку в верхнем правом углу на самом приложении: общие правила, а также особенности приказов, протоколов и договоров; когда приложение у основного документа единственное и когда их несколько; как в многостраничных приложениях нумеровать страницы, оформлять титульный лист, как сшивать; чем отличается оформление утверждаемого приложения от приложения справочно-информационного характера; как оформить приложение к утвержденному приказом организационному документу, т.е. приложение к приложению (всего в статье показано 25 примеров оформления).

Лариса Доронина
к.э.н., доцент кафедры Государственного управления и кадровой политики МГГУ при Правительстве Москвы

Воинский учет ведем по-новому

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2022
Оформление документов

Что изменилось в воинском учете с 08.01.2022. Как заполнить новую форму карточки гражданина, подлежащего воинскому учету. На кого ее надо заводить. Какие санкции грозят организациям и должностным лицам за упущения в этой сфере.

Наталья Татаркова
специалист по кадровому делопроизводству
Александр Айдаев
юрист ООО «Юридическая помощь»

Отметка о приложении в сопроводительном письме

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2022
Оформление документов

Объясняем, какие документы надо пересылать с сопроводительным письмом. Показываем на примерах, как оформить отметку о приложении в различных ситуациях: если приложение названо и если не названо в тексте письма, если их несколько, если приложение к письму имеет собственное приложение, когда не надо указывать количество листов, если электронный документ пересылается по электронной почте или на съемном носителе, если приложение содержит конфиденциальную информацию, если оно направляется не всем адресатам письма, как оформить опись приложений и др. нюансы.

Лариса Доронина
к.э.н., доцент кафедры Государственного управления и кадровой политики МГГУ при Правительстве Москвы

Кто подписал договор? (часть 2)

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2022
Оформление документов

Все реже договоры подписываются сразу всеми сторонами в присутствии друг друга. Каковы юридические последствия подписания договора неуполномоченным лицом? Как снизить эти риски: что и как реально проверить, когда выручит доверенность и электронная подпись, как должна быть заверена копия доверенности (если оригинал вам не оставляют)? В этом номере читайте вторую часть статьи.

Сергей Россол
корпоративный консультант МКА «Калинин, Трач и партнеры»

Оформляем приказ по обновленным правилам

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2018
Оформление документов

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Лариса Доронина
к.э.н., эксперт Национальной ассоциации офисных специалистов и административных работников при Президенте Российской Федерации, разработчик профстандартов в области документоведения, доцент кафедры Государственного университета управления

Общие правила составления и оформления протокола

Делопроизводство и архив
№ 05 / 2011
Оформление документов

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Правила написания адресов

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2009
Оформление документов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Быкова Т.А.
доцент кафедры документоведения РГГУ, кандидат исторических наук

Формы написания чисел в тексте документов

Делопроизводство и архив
№ 08 / 2007
Оформление документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Юсипова Е.Г.
заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией