Даже прекрасно владеющие языком люди подчас испытывают трудности при составлении делового письма. Этому много причин. Со временем такой навык нарабатывается, но данная статья поможет быстрее его приобрести: здесь показаны алгоритм действий, возможные композиционные структуры письма, какие ключевые глаголы использовать, приведены 20 примеров отдельных формулировок и целых текстов писем.

Так же как первое впечатление о человеке порой надолго определяет отношение к нему, так и ваше письмо (его оформление, текст и даже конверт) способно произвести благоприятное или неблагоприятное впечатление на получателя. Так что, если вы хотите, чтобы это впечатление было благоприятным, деловое письмо должно быть идеальным. Р. Теппер как-то подметил: «У вас никогда не будет следующего раза, чтобы произвести первое впечатление». Это очень верная мысль, не забывайте о ней, когда готовите деловое письмо.

Старайтесь сделать его безупречным во всех отношениях:

  • оформление должно соответствовать установленным правилам (этой теме была посвящена статья в предыдущем номере журнала);
  • текст должен быть составлен грамотно и не оставлять получателя в состоянии недопонимания, письмо – логично выстроенным и кратким.

Здесь необходима только та информация, которая непосредственно относится к делу, потому что в деловых отношениях подчас дорога каждая минута. Независимо от ситуации, которой посвящено письмо (а она может быть достаточно напряженной), в тексте следует сдерживать эмоции, тон должен быть нейтральным. В письме недопустима фамильярность.

Составлением деловых писем занимаются не только секретари или помощники руководителей, этим заняты многие специалисты компании, участвующие во внешних коммуникациях (они если и не подписывают официальные письма организации, то готовят их, а также ведут деловую переписку по электронной почте и иным каналам связи).

Начинающему работнику нужно использовать все возможности, чтобы как можно скорее выработать навыки деловой переписки. Для этого стоит внимательно изучать предшествующую переписку организации, использовать ранее составленные профессионалами письма как образцы, изучать правила ведения переписки. Немаловажную роль, конечно, играет и общая культура человека, поэтому очень важно, добиваясь решения узкой задачи, смотреть на проблему широко. Нужно постоянно работать над своей речью, как письменной, так и устной.

Существует несколько общих требований, предъявляемых к служебному письму (как виду документа):

  • составляется на специальном бланке – бланке письма (выделен оранжевым фоном в Примере 20), обязательными реквизитами которого являются: наименование организации-автора, справочные данные об организации (обычно это адрес, телефон, электронная почта, сайт и коды ОГРН, ИНН, КПП), дата и регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
  • деловое письмо должно быть посвящено одному вопросу. Два и более вопросов допустимы, только если они взаимосвязаны и по ним будут формулироваться общие выводы;
  • письмо не должно быть большим по объему: обычно 1–2 страницы (в исключительных случаях, когда речь идет о сложных проблемах, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до 4–5 страниц, но чаще углубление в детали делают в документах-приложениях к письму);
  • на инициативное письмо (просьбу, запрос, требование и др.) должен быть обязательно дан ответ, даже если он отрицательный.

Рассмотрим работу над текстом письма как последовательность шагов.

Шаг 1

Сначала определите разновидность составляемого письма: сопроводительное, просьба, предложение, информационное, требование или другое. От этого часто зависит композиционная структура текста. Поясним на примерах.

Предположим, что вам нужно составить письмо-запрос в филиал вашей организации в связи с проводимой налоговой проверкой с просьбой предоставить официальные документы, сведения, данные. Текст письма-запроса всегда начинается с обоснования, после чего следует изложение самого запроса (Пример 1). Именно это отличает письма-запросы от более широкого класса писем, которые могут иметь такую же структуру (обоснование – заключение), либо более сложную, либо наоборот максимально простую (Пример 2). См. Таблицу 1.

Пример 1. Текст письма-запроса

В связи с предстоящей в мае 2019 года налоговой проверкой просим в срок до 20 апреля этого года предоставить копии следующих документов: договоры с потребителями продукции предприятия за период с января 2016 года по декабрь 2018 года; финансовые отчеты филиала за тот же период.

Пример 2. Текст письма-просьбы, когда нет необходимости объяснять причины

Просим Вас предоставить представителям компании АО «Открытие» переговорные комнаты на 8-м или 9-м этажах бизнес-центра 24 апреля этого года с 14:00 до 17:00 и обеспечить на время проведения мероприятия видео-конференц-связь с офисом компании в г. Новосибирске.

Определять...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 1)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый порядок работы с бумажными трудовыми книжками. Формы трудовой книжки, вкладыша в нее и правила их заполнения изменятся незначительно. Скорее, Минтруд постарался урегулировать те пробелы, что были раньше и вызывали вопросы на практике, ощутимым для всех изменением, пожалуй, станет только отказ от ознакомления перед увольнением работника с записями, внесенными в его трудовую книжку, – об этом мы рассказываем сейчас. Про выдачу, учет и хранение бумажных трудовых книжек мы подробно поговорим в следующем номере журнала – тут изменения будут более существенные.

Как заставить исполнителей правильно оформлять письма

Автор описала методы, при помощи которых даже самых упорствующих исполнителей удалось обучить правильному оформлению служебных писем. Про обучающие семинары, шаблоны документов в Word, краткие памятки с примерами знают все. Вашей коллеге удалось реализовать и более оригинальные методы, чтобы «достучаться» до исполнителей в подведомственных организациях, грамотно подключив к решению этой задачи административный ресурс. Вы тоже можете воспользоваться этими приемами.

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Согласие работника на обработку персональных данных: ответы на 7 главных вопросов

Даем ответы на самые распространенные вопросы. Всегда ли необходимо согласие работника на обработку персональных данных? Оказывается, что нет. Что должно содержать в себе письменное согласие на обработку персональных данных? Чем грозит неоформление или неправильное оформление согласия? За каждого ли работника, у которого не взято согласие, работодателя могут оштрафовать на 75 000 рублей? Требуется ли согласие на обработку персональных данных, содержащихся в резюме соискателя? Можно ли включить согласие в текст заключаемого трудового договора? Как работодатель может воспрепятствовать работнику отказаться дать или отозвать согласие на обработку персональных данных?

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.